Розпорядчі документи: від проекту до виконання

Найбільш поширеними видами нормативних актів, що видаються адміністрацією організацій всіх форм власності, вважаються накази, вказівки, постанови, рішення. Всі вони повинні бути в суворій відповідності з вимогами закону, іншими словами, не повинно бути положень, що суперечать чинному законодавству.

Розпорядчі документи проходять складний процес утворення, що складається з наступних стадій: вивчення суті питання, створення проекту зазначення, подальше узгодження, візування керівним складом, втілення в життя. Постанови і рішення додатково вимагають стадії для їх обговорення на спільному засіданні колегіального органу.

Підготовку проекту документа можна доручати одному, іноді кільком структурним підрозділам або посадовим особам. Найважливіша умова, здатне забезпечити якість акта, - компетентність готують. Поряд з цим до укладачам пред'являються наступні вимоги: професіоналізм, глибина знання питання, рівень культурного рівня, вміння висловлювати думки.

Розпорядчі документи складаються з двох основних частин - констатуючої та розпорядчої. Роль констатуючій - введення в суть питання. В ній перераховуються факти, явища, події, дається оцінка. Нерідко в цій секції згадується, переказується або цитується акт вищестоящого органу, для виконання якого створюється розпорядчий документ. Але констатуюча частина може бути обов'язковою і опускається при відсутності необхідності в роз'ясненнях. Розпорядчі документи – це насамперед вказівки, так що головне навантаження у них несе розпорядча частина, озвучена в наказовій формі.

Після підготовки тексту приступають до його оформлення. Ці нормативні акти оформляються на бланку загальноприйнятого формату «А4». Серед реквізитів можна знайти: герб, емблему, найменування установи або ім'я автора, вид документа, його реальну дату, номер, справжнє місце складання, заголовок (якщо є), безпосередньо текст, підпис під текстом (або підпису, позначки про візування (погодження).

Пройшли весь шлях підготовки проекти документів дають на підпис. Керівником або його заступником підписуються накази і розпорядження. Колегіально прийняті постанови та рішення візуються двома підписами голови і секретаря. Розпорядчі документи в ряді випадків набувають чинності лише з моменту їх підписання, але і після доведення до компетентного відомості виконавця. Призначений термін вступу в силу, так само як і термін дії акта, може вказуватися в документі. В цілях надання виконавцю розпорядчі документи негайно тиражуються і розсилаються згідно зі списком, який підготовлений особисто укладачами проекту.

Організаційно-розпорядчий документ покликаний закріплювати цілі, функції та завдання, поряд з цим і права з обов'язками працівників щодо виконання певних дій. Прикладом такого роду актів можуть послужити інструкції, протоколи, постанови, накази.