Порядок і правила заповнення шляхових листів

Кожна приватна і державна організація повинна чітко документувати всю свою діяльність. На цей рахунок розроблено безліч спеціальних бланків, форм і правил. При їх дотриманні і своєчасному грамотному заповненні паперів у підприємця не виникнуть проблеми з перевіряючими структурами, ні з податковими органами, які можуть надати звільнення від нарахувань ПДФО. Особливо багато запитань у бізнесменів-початківців викликають правила заповнення шляхових листів (ПЛ) та зміни до них. Сьогодні ми розповімо, як правильно заповнювати ці важливі документи, а також представимо вашій увазі зразки найпоширеніших бланків, розроблених для випуску ТЗ в рейс.

Кілька слів про ПЛ

Правила заповнення шляхових листів повинні дотримуватися будь-які підприємства, які використовують у своїй основній або побічної діяльності транспортні засоби. Без цього документа, заповненого належним чином, не має права вийти в рейс ні один ТЗ. Досить часто підприємства компенсують своїм працівникам, які використовують в робочих цілях особистий транспорт, витрати на ПММ. Їх підтверджують за допомогою подорожнього листа, до того ж співробітники ДАІ, які зупинили автомобіль, мають право запросити ці папери, в яких зазначаються дані транспорту, водія і призначення маршруту.

З допомогою цих документів будь-яка організація списує свої витрати на паливо і отримує звільнення від ПДФО за певний період. У випадках, коли правила заповнення шляхових листів не дотримані, підприємця можна навіть притягнути до адміністративної та кримінальної відповідальності.

Більше:

Атестація працівників на відповідність посаді: цілі, порядок проведення, результат

Роботодавці сприймають порядок атестації працівників як формальність. Нормативних документів, призначених для комерційних організацій, не випускалося. Атестація потрібно тільки для співробітників організацій, визначених у законах сфер діяльності, зак...

Реєстрація ТЗ: порядок, зразок заяви, свідоцтво

Кожна людина, що купив автомобіль, повинен зайнятися його постановкою на облік в ГИБДД. Це необхідно при придбанні нової чи потриманої машини, а також не має значення, чи є продавець фізичним чи юридичною особою. Реєстрація ТЗ здійснюється в ГИБДД, п...

Як переоформити автомобіль: покрокова інструкція

Як переоформити автомобіль? Зробити це не становить праці. Особливо якщо правильно себе вести. Основна проблема полягає в тому, що переоформлення може здійснюватися по-різному. Наприклад, з урахуванням способу передачі майна іншому господареві. Це вк...

Роблячи висновки з усього вищесказаного, можна сказати, що подорожній лист - це не просто бланк, а важливий документ, в якому відображені всі дані про ТЗ, особі, яка ним керує, маршруті і так далі. Правильне оформлення подібних паперів гарантує компанії відсутність проблем з податковими службами у разі щорічних звітів та раптових перевірок.

Класифікація

На сьогоднішній момент існує кілька видів цікавить нас документа, застосовні до будь-якого відомого транспорту. Виходячи з цього, за призначенням ПЛ можна класифікувати наступним чином:

• легковий транспорт;
• спеціальний транспорт;
• вантажне ТЗ;
• пасажирське таксі;
• автобус.

Кожна форма має свою буквено-цифрове позначення. Наприклад, правила заповнення подорожнього листа 4-С стосуються вантажного транспорту. В цілому практично всі бланки мають ідентичний порядок заповнення, однак, в залежності від спеціалізації ТЗ, він може мати незначні доповнення.

Індивідуальні бланки ПЛ

Не кожній організації підходять уніфіковані форми, розроблені державними структурами. Іноді деякі графи виявляються для тієї чи іншої фірми зайвими, тому допустима розробка індивідуальних бланків ПЛ.

Вони повинні містити передбачені законом обов'язкові реквізити, інші можуть бути додані або прибрані за бажанням керівника компанії. У будь-якому випадку такий бланк вважається законним і може бути представлений за вимогою відповідні державні структури.

Строк дії документа

Згідно з правилами заповнення шляхових листів, у них в обов'язковому порядку вказується період дії. Необхідно пам'ятати, що уніфікована форма використовується не більше двадцяти чотирьох годин. В особливому випадку додаткові графи повинна бути внесена позначка. А ось у індивідуального бланка термін дії продовжений до тридцяти днів.

Ці нюанси потрібно знати кожному, хто займається перевіркою та оформленням ПЛ.

Обов'язкові графи

Як ми вже згадували раніше, кожен бланк повинен включати ряд незмінних реквізитів, без яких він вважається недійсним. При цьому не має значення спеціалізація ТЗ. Наприклад, правила заповнення шляхових листів форми 3 для легкових автомобілів передбачають включення в бланки певну сукупність граф і осередків:

1. Номер.
2. Найменування.
3. Період дії бланка.
4. Інформація про співробітника організації, що керує ТЗ:

• Ф. В. О. шофера, який буде працювати на зазначеному ТЗ;
• дата у форматі числа, місяця, року і час у форматі годин і хвилин, коли проводився передрейсовий та післярейсовий медичний огляд шофера.

5. Детальний опис використовується ТЗ:

• його тип;
• модель;
• модель причепа і напівпричепа (коли їх немає, то графа не заповнюється);
• реєстраційний номер ТЗ;
• початковий кілометраж та відмітка про пройдених кілометрів після закінчення робочої зміни;
• інформація про вихід у рейс і закінчення роботи (дата і час).

6. Дані про власника ТЗ.

Крім перерахованих граф, будь-який підприємець може додати і необхідні для нього реквізити. Вони можуть розкривати, наприклад, вид діяльності компанії або будь-які інші дані на розсуд керівництва.

Шляхові листи: зразок, правила заповнення

Якщо ви плануєте для своєї роботи використовувати уніфіковану форму, то наш зразок допоможе вам зорієнтуватися в заповненні документа. Майте на увазі, що він двосторонній. Тому не забудьте внести дані і на зворотний бік аркуша після повернення з рейсу водія.

У великих організаціях заповненням подібних документів займаються спеціально навчені люди, вони ж випускають водіїв ТЗ на маршрут. У більш дрібних організаціях, де містити таких фахівців не зовсім рентабельно, цей обов'язок покладається на будь-яку особу. Приміром, на бухгалтера чи керівника фірми.

Працівник, що займається ПЛ, повинен бути ознайомлений з усіма правилами та вводящимися нововведеннями. У наступному розділі статті ми розповімо вам про тонкощі в правилах заповнення подорожнього листа легкового автомобіля. Окремо розберемо ПЛ, призначені для автобусів і вантажних ТЗ.

Приклад заповнення

Це один з найпростіших варіантів, який не містить ніяких складнощів. Проте для новачка правила заповнення подорожнього листа легкового автомобіля можуть здатися надто заплутаними. Адже часто уніфікована форма лякає великою кількістю граф і реквізитів. Отже, давайте розглянемо лицьову сторону цього важливого бланка.

У лівій верхній частині аркуша необхідно внести дату виходу в рейс, найменування організації (саме так, як записано в установчих документах), повні дані на водія і автомобіль. Також вказується час виїзду зі стоянки і повернення з маршруту, зазначене диспетчером. Сюди ж часто вносять інформацію про медичному огляді шофера і дані про особу, відповідальну за проведені процедури.

У правій частині звичайного бланка вписуються коди з установчих документів організації, номер першого бланка (його встановлюють довільно, але по порядку, відштовхуючись від колишнього), кілометраж, дані людей, які перевірили технічний стан ТЗ, і марку палива. Також сюди вписують видане кількість ПММ, якщо це прийнято на підприємстві.

У нижній частині бланка підписи ставлять особу, що дає справний автомобіль, і водій, що прийняв ТЗ.

Зворотний бік заповнюється відповідальною особою, яка прийняла авто після рейсу. Тут вказується маршрут, час у дорозі, пройдений кілометраж. Під цими даними ставиться підпис водія. Іноді бухгалтер або керівник організації в спеціальних графах розраховує заробітну плату працівника, але дані реквізити не є обов'язковими.

Правила заповнення шляхових листів автобуса

Даний уніфікований документ йде під номером шість, крім вже описаних в попередньому розділі обов'язкових граф, в ньому додано ще кілька. Майте на увазі, що без них бланк не вважається правильно заповненим, а, отже, не буде враховуватися в податкових органах.

В такому дорожньому листі зазначаються дані про водія і кондукторі. У графи вписуються прізвище та ініціали обох людей, а також номери їх посвідчень. В обов'язковому порядку зазначаються номери та назви маршрутів. Іноді в ці документи вносяться особливі позначки або завдання для водія.

Так як автобус виходить на рейс в першу та другу зміну, то в дорожньому листі передбачені графи, які заповнюються диспетчером по мірі виїзду і повернення в гараж кожної зміни.

Вантажні автомобілі

В першу чергу необхідно враховувати, що для вантажних ТЗ створено три уніфікованих бланка:

• Для відрядної роботи. Така форма використовується при перевезеннях по відрядній формі, коли водій має уявлення про розцінки і може по закінченні робочої зміни побачити на зворотному боці подорожнього листа свою заробітну плату.
• З урахуванням погодинних тарифів. У цьому випадку в документі вказується вид тарифу, а потім робиться розрахунок заробітної плати за підсумками поїздки.
• Міжміські перевезення. Подібна форма позначається спеціальною червоною смугою і використовується досить рідко. Найчастіше вона застосовується при роботі з народногосподарськими вантажами.

Правила заповнення подорожнього листа вантажного автомобіля передбачають безліч граф і вважаються найбільш складними. Незмінними є наступні рядки:

• колона або бригада;
• причепи;
• супроводжуючі особи;
• місця прийому і здачі вантажу;
• характеристика вантажу;
• тоннаж вантажу;
• кількість рейсів з заявленим вантажем, які складають завдання водія;
• товарно-транспортні накладні.

Зазвичай оформленням таких важливих документів займаються спеціально призначені особи, у транспортних компаніях їх зміст просто необхідно.

Нововведення в правила

В поточному році змінилися правила заповнення подорожнього листа. Деякі фахівці стверджують, що вони навіть спростили роботу фахівцям. А ось інші вважають нові правила заповнення шляхових листів більш складними, ніж попередні. Як би те ні було, але знати їх повинен кожен підприємець, який працює з використанням різних транспортних засобів.

Раніше ті, хто випускали автомобілі на маршрут, повинні були обов'язково проставляти на документі круглу печатку підприємства. Зараз це вважається необов'язковим, але дані компанії і власника авто обов'язково повинні бути внесені до графи. Без них бланк не має юридичної сили.

В правилах, що діють з двадцять шостого лютого поточного року, зазначено, що в обов'язковому порядку в шляховий лист вносяться відомості про технічний огляд автомобіля за підписомвідповідальної особи. Ці дані заповнюються для всіх типів ТЗ.

Помилки в заповненні ПЛ: до чого вони можуть призвести

Не варто недооцінювати важливість правильного заповнення даних документів. Наприклад, відомі випадки, коли ІП вели судові тяжби з податковими органами з-за відмови у відрахуванні ПДФО. Федеральна податкова служба заявила, що позивач використовував авто в особистих цілях, адже подорожні листи були заповнені неправильно, а отже, не могли розглядатися у справі.

Також поширені й інші випадки, на які ми не станемо розповідати, де фатальними стали саме образливі і банальні помилки в документах. Тому настійно радимо уважніше ставитися до ведення документації і використовувати спеціальний журнал. Про нього ми розповімо в наступному розділі статті.

Ведення журналу шляхових листів

Якщо ви працюєте з МС, то в день видаєте і приймаєте величезна кількість шляхових листів. Їх рух повинен чітко відслідковуватися в журналі, ведення якого зазвичай займається відповідальна за випуск авто обличчя.

Даний документ складається з текстової і табличної частини. Правила заповнення журналу шляхових листів досить зрозумілі, але ними не варто нехтувати. Це може дорого коштувати і недбайливому співробітнику і підприємству.

На титульному аркуші завжди заповнюється повна назва підприємства код ЄДРПОУ, також вказується часовий проміжок, коли журнал буде використовуватися. Таблична частина містить такі осередки:

• номер і дата видачі ПЛ;
• інформація про співробітника, що керує транспортним засобом, і його табельний номер;
• номер ТЗ, присвоєний в гаражі;
• підпису водія, диспетчера і бухгалтера.

Не варто забувати, що журнал повинен мати наскрізну нумерацію і враховувати абсолютно всі видані подорожні листи за вказаний в титулі період. Після заповнення документ проштамповывается керівником, він же ставить свій підпис. далі відповідальний співробітник прошиває журнал і здає його на зберігання.

Відповідальний працівник призначається тільки керівником компанії. Це можна зробити наказом або прописати цей нюанс в трудовому договорі. Майте на увазі, що повноваження завжди можна перекласти на іншого працівника черговим наказом по організації.

Також дані обов'язки можуть бути передані сторонньої організації, що надає подібні послуги за договором.

Замість висновку

Ми постаралися зібрати для вас найактуальнішу інформацію по заявленій темі, яка буде корисна новачкам і професіоналам. Сподіваємося, що після прочитання статті у вас не залишиться без відповіді питань щодо заповнення ПЛ.