आवश्यकताओं के लिए पुरालेख कक्ष. के बुनियादी नियमों के काम के अभिलेखागार संगठनों

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2018-11-22 05:10:42

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एक संग्रह मौजूद कर सकते हैं के रूप में अलग-अलग संरचनात्मक इकाइयों के संगठन के लिए या एक अभिन्न हिस्सा बनने सेवा के कार्यालय. यह मात्रा पर निर्भर करता है की मौजूदा दस्तावेजों.

व्यवस्थित करने के लिए कैसे

के निर्माण का एक संग्रह के किसी भी व्यवसाय या संगठन के कार्यान्वयन की आवश्यकता है कुछ जटिल गतिविधियों:

  1. आप की आवश्यकता होगी का चयन करने के लिए सही भंडारण की सुविधा दस्तावेजों के भंडारण के लिए और सही से लैस है ।
  2. ध्यान रखा जाना चाहिए स्थिति पैदा करने के लिए होता है कि मानक को पूरा.
  3. आप से लैस करना होगा यह की एक तकनीकी बिंदु से देखने - खरीदने के लिए और स्थापित करने के लिए आवश्यक उपकरण का पुरालेख है ।
  4. के के विरोध में संगठित किया जाना चाहिए प्रक्रिया के संगठन के लिए संग्रह करने के लिए सभी आवश्यक दस्तावेजों.
  5. विकसित किया जाना चाहिए और द्वारा अनुमोदित नियामक इस के आधार इकाई है.

इन उपायों के कार्यान्वयन के संरक्षण को सुनिश्चित करता है की अभिलेखीय दस्तावेजों और उन्हें बनाए रखने में वांछित शर्त है.

आवश्यकताओं के लिए पुरालेख कक्ष

जो है पुरालेखपाल

और आवश्यकताओं क्या कर रहे हैं उन कर्मचारियों के लिए लगे हुए किया जाएगा कि के संगठन में संग्रह और आगे भंडारण के दस्तावेजों? वहाँ हो सकता है एक संयुक्त पद अपने अभिभावक, और, उदाहरण के लिए, एक सचिव या फ़ाइल क्लर्क?

पुरालेखपाल - एक विशेषज्ञ, जिसका जिम्मेदारियों में शामिल हैं के संगठन अभिलेखीय गतिविधियों. की सुरक्षा के लिए दस्तावेजों के लिए सौंपा है, उसे वह पूरी तरह से जिम्मेदार है. अपने काम के बिना संभव नहीं है गुजर रहा एक निश्चित अनुदेश, या यहां तक कि (यदि आवश्यक हो) में प्रशिक्षण राज्य की स्थापना पुरालेख है ।

अपने कार्यों को कर सकते हैं स्थानांतरित किया जा करने के लिए एक और कर्मचारी है कि एक हिस्सा समय नौकरी की । एक नियम के रूप में, कर्तव्यों के रजिस्ट्रार द्वारा वहन कर रहे हैं व्यक्तिगत कर्मचारी जहां मामले में, राशि के दस्तावेज भी जमा कर रहे हैं, काफी बड़ी है । बड़े संगठनों में, स्टाफ ही प्रदान की जाती है एक अलग कार्यालय में इस उद्देश्य के लिए. इस मामले में, आम तौर पर मसौदा तैयार किया नौकरी का विवरण निर्दिष्ट, इस प्रकार के काम पर लगाया पुरालेखपाल और अपने कर्तव्यों और अधिकारों के लिए.

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मुख्य - सही

मामलों के अभिलेखागार में संगठन प्रेषित कर रहे हैं के अनुसार एक विशेष रूप से विकसित कार्यक्रम है । इसकी तैयारी समन्वित किया जाना चाहिए के प्रमुखों के साथ प्रत्येक के संरचनात्मक इकाइयों, जो होगा का उल्लेख दस्तावेजों में है, और द्वारा अनुमोदित पुरालेखपाल. के रूप में काम कर दस्तावेजों का संग्रह में कर रहे हैं न केवल संग्रहीत है, लेकिन समय-समय पर इस्तेमाल किया जाता है, निर्धारित नियमों के जारी करने के लिए (यदि आवश्यक हो) के अनुसार प्रस्तुत अनुरोधों के कर्मचारियों के संगठन और बाहरी हितधारकों.

दस्तावेजों मनाया जाना चाहिए में कुछ पुस्तकों की जाँच करें. सजावट के लिए प्रक्रिया आवश्यकताओं को देखते हैं, आदेश, कार्य करता है के हस्तांतरण के मामलों की प्रक्रिया के लिए अस्थायी उपयोग के लिए तीसरे पक्ष द्वारा (दूसरों के बीच में ये शामिल हो सकते हैं अभियोजक के कार्यालय और अदालत). दस्तावेजों जारी किए जाते हैं के लिए अप करने के लिए एक महीने के लिए अपने कर्मचारियों और तीन महीने के लिए, के प्रतिनिधियों तीसरे पक्ष है.

उपकरण फ़ाइलें

बुनियादी नियमों के काम के अभिलेखागार के संगठनों

मान्य संग्रह है, के रूप में अच्छी तरह के रूप में किसी भी संरचनात्मक इकाई के आधार पर विशेष प्रावधानों के द्वारा अनुमोदित प्रबंधन. कर्मचारियों को उनके काम का पालन करने के लिए उनकी खुद की नौकरी का विवरण है । स्थिति को अपनाया उद्यम में, नीचे देता है, बुनियादी नियमों के काम के अभिलेखागार के संगठन (स्थिति, कार्य, को मापने के अधिकारों और जिम्मेदारियों और रचना के आवश्यक दस्तावेज). इसकी मुख्य कार्यों में शामिल हैं:

  1. के पूरक करने के लिए अभिलेखीय दस्तावेजों, जो की संरचना में सूचीबद्ध है, एक अलग खंड में इस बात का प्रावधान है.
  2. एक रिकॉर्ड रखने की सामग्री के लिए और उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करने के.
  3. के के विकास के मौजूदा दस्तावेजों और वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण है.
  4. का उपयोग करने की अनुमति संग्रह में संग्रहीत सामग्री.

यदि आप दस्तावेज है जो हो सकता है से संबंधित करने के लिए अभिलेखीय कोष के रूसी संघ तैयार करने के लिए, और हस्तांतरण उन्हें स्थायी भंडारण के लिए एक राज्य में भंडार शामिल है, की संख्या में बाहरी कार्यों के इस संरचनात्मक इकाई है.

कार्यक्षमता

पुस्तकालय कार्यों को व्यवस्थित कर रहे हैं से व्युत्पन्न के उद्देश्यों में है । मुख्य वाले निम्नलिखित हैं:

बुनियादी नियमों के काम के अभिलेखागार के संगठन

  1. एक सूची रखने के स्रोतों की भर्ती, कि है, संगठन या संरचनात्मक विभाजन.
  2. के के से बनाने में उन्हें आदेश दिया है देखने के लिए दस्तावेजों के भंडारण के लिए ।
  3. पर विचार करने के लिए अपनाया सामग्री सुनिश्चित करने के लिए और उनकी सुरक्षा को पूरा करें.
  4. विकसित करने और बनाए रखने के काम कर रहे राज्य में मदद की प्रणाली से संबंधित करने के लिए अभिलेखीय प्रलेखन.
  5. आचरण सेवा और सूचना के नेतृत्व और सभी विभागों के अपने संगठन हैं ।
  6. व्यवस्थित करने के लिए जारी करने और दस्तावेजों के उपयोग के अनुरोधों के अनुसार व्यक्तियों और तीसरे पक्ष के लिए, विचार और विश्लेषण की प्रक्रिया इस का उपयोग करें.
  7. तैयार बयानों और औपचारिक प्रतिक्रिया करने के लिए नागरिकों के अनुरोधों के सामाजिक-कानूनी प्रकृति है.
  8. बाहर ले जाने के लिए गतिविधियों पर परीक्षा के मूल्य के एक दस्तावेज की व्यवस्था, उनके स्थानांतरण में स्थायी भंडारण के लिए नगर निगम या राज्य अभिलेखागार (जब मामले में संगठन में शामिल हैस्रोतों की संख्या के अधिग्रहण के ऊपर अभिलेखागार).
  9. जांच की शुद्धता और डिजाइन के गठन अभिलेखीय मामलों में स्रोतों की भर्ती में निजी उप विभाजनों, और अन्य संगठनों के.
  10. के के काम को व्यवस्थित व्यापार पर वस्तुओं की कंपनी है ।
  11. उपलब्ध कराने के लिए व्यावहारिक और methodological सहायता के साथ काम करने में प्रलेखन के लिए एक संरचनात्मक इकाई है.
  12. के के विकास में भाग के अभिलेखीय कार्य और दस्तावेज़ प्रबंधन.
  13. के के भाग लेने में आयोजित की घटनाओं के उद्देश्य के साथ पेशेवर विकास के archivists और में सिविल सेवकों के पदों के लिए प्रासंगिक दस्तावेजी के रखरखाव के प्रबंधन के लिए.

संकटमोचनों की आवश्यकताओं के संग्रह में

जहां पोस्ट करने के लिए

अब हम पर विचार, आवश्यकताओं क्या कर रहे हैं संग्रह के लिए कमरा है । सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि तुम पर विचार करना चाहिए यह पोस्ट करने के लिए किसी भी मामले में अनुमति नहीं है के भवनों में पुराने प्रकृति, लकड़ी की इमारतों, इमारतों जा सकता है, जो कच्चे न केवल मुख्य कमरे में, लेकिन attics के लिए cellars, और इमारतों में केंद्रीय हीटिंग के साथ.

अगर संरचना एक पूरे के रूप में अनुकूलित करने के लिए भंडारण कागज का दस्तावेज है, तो संग्रह निश्चित रूप से डिजाइन अलग कमरे में.

यदि आपके संगठन की योजना बनाने के लिए अपने खुद के संग्रह, आप नीचे दिए गए विकल्प देखने के लिए आवश्यकताओं की एक सूची की जरूरत है कि माना जा करने के लिए तैयार करने की प्रक्रिया में है । तो, क्या कर रहे हैं के लिए बुनियादी आवश्यकताओं संग्रह कमरा है, जो ध्यान से और सुरक्षित रूप से रखने के लिए सभी दस्तावेज?

चीजों की सूची है कि करने के लिए चाहिए उपलब्ध हो

  1. पुरालेख है ।
  2. के के कमरे के लिए इरादा दस्तावेजों के स्वागत के, उनके अस्थायी भंडारण और अभ्यस्त.
  3. के के कमरे में जो दस्तावेज़ का उपयोग किया जाएगा.
  4. कार्य कक्ष (या कमरे) के कर्मचारियों के लिए.

क्षेत्र के पुरालेख कक्ष

जब पर्याप्त स्थान नहीं है...

इस मामले में जहां क्षेत्र के आर्काइव देना नहीं मोड़ की संभावना के तहत उसके कई कमरे आवंटित एक ही स्थान में विभाजित किया जाना चाहिए क्षेत्रों में विभाजन द्वारा अलग. बुनियादी आवश्यकता है, जो किया जाना चाहिए सख्ती से पालन करने के लिए इस मामले में अलग से अन्य स्थानों के भंडारण के दस्तावेजों और उनके साथ काम.

एक अलग कमरे में विशेष रूप से निर्मित या अनुकूलित के रूप में एक दस्तावेज़ भंडारण के निर्माण, के रूप में इस्तेमाल किया आर्काइव से हटा सकता है, वस्तुओं का असर खतरे के बिंदु से देखने की आग की संभावना है । एक उदाहरण के रूप में, इस तरह कहा जा सकता है पार्किंग स्थल, गैस स्टेशनों या गैरेज. करीब निकटता में निर्माण करने के लिए या संग्रह के लिए कमरा नहीं होना चाहिए कि वस्तुओं के रूप में सेवा के सूत्रों का कहना है वायु प्रदूषण ।

आदर्श रूप में, अभिलेखागार चाहिए हमेशा के लिए रखा जा सकता है एक अलग में बनाया गया है, बस के लिए यह भवन बनाया गया था, जो के साथ अनुपालन के लिए सभी आवश्यक मानकों और नियमों । लेकिन दुर्भाग्य से, वास्तविकता पैदा करती स्थिति, और अधिकांश संगठनों में, दस्तावेज़ों को संग्रहित कर रहे हैं में मौजूदा अंतरिक्ष में परिवर्तित कर दिया और इस उद्देश्य के लिए अनुकूलित है ।

नियम क्या कहते हैं

नियामक आवश्यकताओं को पूरा के लिए इमारतों और परिसर के पुरालेख. वे कर रहे हैं:

  1. इमारत है जहाँ आप के लिए इरादा जगह के भविष्य की तिजोरी किया जाएगा प्रशासनिक. यह मना किया है को तैनात करने के लिए जहां संग्रह सेवाओं के सार्वजनिक खानपान, खाद्य गोदामों, संग्रहीत पदार्थों की श्रेणी से आग खतरा और आक्रामक तरीके से, लागू करते हैं और प्रासंगिक रासायनिक प्रौद्योगिकी.
  2. रोका रखकर उसे एक unheated कमरे में और जहां नहीं के साथ पालन स्वच्छता और स्वच्छ आवश्यकताओं. अमान्यता की गिरावट के अभिलेखीय इमारतों के ऊपर वर्णित है.
  3. यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है का पालन करने के लिए आग के साथ आवश्यकताओं के संग्रह के लिए कमरा है । सुरक्षा के लिए संभव प्रज्वलन - मुख्य शर्तों में से एक के लिए विश्वसनीय भंडारण के प्रलेखन । जनवरी 2009 में, संस्कृति मंत्रालय के रूस के द्वारा अपने आदेश संख्या 3 मंजूरी दे दी नियामक आवश्यकताओं के एक नंबर में निहित विशेष अग्नि सुरक्षा के नियमों के राज्य और नगर निगम के अभिलेखागार के रूसी संघ. जब डिवाइस भंडार के दस्तावेजों में इस विनियमन किया जाएगा, सख्ती से मनाया जाता है.
  4. के डिजाइन के निर्माण के असंभव सुनिश्चित करना चाहिए की बाढ़ है । कमरे में होना चाहिए एक आपात स्थिति से बाहर निकलें. किसी भी मामले में, की अनुमति नहीं है के माध्यम से पारित होने के लिए मुख्य पाइप लाइन (पानी का असर है या गैस) है ।

नियामक आवश्यकताओं के लिए भवनों और परिसर के आर्काइव

यह जिम्मेदारी है कि संग्रह के तहखाने में है?

यह सिफारिश नहीं है रखने के अभिलेखीय भंडारण कमरे के तहखाने में, ऊपरी मंजिलों या परिवर्तन के रूप में इस तरह के अटारी अंतरिक्ष.

में एक आपात स्थिति के मामले में, वहाँ हो सकता है इस नियम के अपवाद है । वे स्वीकार कर लिया गया, जब तहखाने सूखा है और अच्छी तरह से गरम किया जाता है, के साथ सुसज्जित कृत्रिम वेंटिलेशन प्रदान करने में सक्षम है घंटे के भीतर दो या तीन बार वेंटिलेशन. आर्काइव पर ऊपरी मंजिल या अटारी में ही संभव है की शर्त के तहत उपलब्ध कराने के उचित तापमान और आर्द्रता शर्तें.

बहुत महत्वपूर्ण आवश्यकताओं के लिए पुरालेख कक्ष डिवाइस के तारों. यह होना चाहिए बंद प्रकार के साथ भली भांति बंद पात्र है.डोरियों के साथ पोर्टेबल बिजली के उपकरणों के साथ आपूर्ति की रबर इन्सुलेशन. नहीं रखा जा सकता के अंदर एक सार्वजनिक की दुकान या फर्श पर स्विच करता है.

के रूप में निर्माण सामग्री के लिए परिष्करण के आर्काइव दुकानों का चयन करने के लिए गैर-ठोकरें और गैर संक्षारक सामग्री है । आग बुझाने की कल प्रणाली से लैस किया जाना चाहिए मतलब है तटस्थ, सुरक्षित दस्तावेजों के लिए. अनुमति नहीं है, दुकान में उपयोग करने के लिए आग पर बारी, हीटिंग उपकरणों या रखकर विदेशी वस्तुओं.

संग्रह तहखाने में

संक्षेप करने के लिए

कम करने के बाद, चयनित क्षेत्र में ऊपर आवश्यकताओं के अनुसार करने के लिए पुरालेख कक्ष, अंतिम निर्णय के बारे में उपयुक्तता या unsuitability के लिए का उपयोग करें. बनाने के लिए इस तरह के एक निर्णय के बाद संभव है की जाँच स्वच्छता और महामारी विज्ञान के स्टेशन और राज्य अग्निशमन पर्यवेक्षण. संग्रह में रखा जा सकता है, जहां की योजना बनाई है, के बाद ही प्रक्रिया से गुजर रहा है, एक विस्तृत परीक्षा है.

अपने उद्देश्य को स्पष्ट करने के लिए आग प्रतिरोध परिसर का आकलन और उचित स्तर पर ले जाने के लिए, बाहर एक निरीक्षण मुख्य संरचनाओं के स्थायित्व पर, सत्यापित करने के लिए ताकत स्लैब के फर्श के बीच में गणना की क्षमता लोड (उपकरण फ़ाइलें और वजन संग्रहीत दस्तावेजों), के लिए उपलब्धता की जाँच करें और वर्तमान राज्य के सिस्टम की वेंटिलेशन और हीटिंग.

निरीक्षण में भाग लेने के रूप में संगठन के सदस्यों (आम तौर पर श्रमिकों के भविष्य के संग्रह के साथ), और स्टाफ से सभी प्रासंगिक सेवाओं के निर्माण, आग, सुरक्षा, आदि. परीक्षा के परिणामों में परिलक्षित होते हैं की तैयारी के अंतिम कार्य.


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Alin Trodden - लेख के लेखक, संपादक
"हाय, मैं कर रहा हूँ Alin दलित. मैं ग्रंथ लिखता हूं, किताबें पढ़ता हूं, और छापों की तलाश करता हूं । और मैं आपको इसके बारे में बताने में बुरा नहीं हूं । मैं दिलचस्प परियोजनाओं में भाग लेने के लिए हमेशा खुश हूं."

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