Документування управлінської діяльності та його основні поняття

Під документуванням розуміється запис інформації згідно з регламентованим правилам, тобто процедура оформлення документів у спеціальному порядку. Так як процес запису даних може здійснюватися різними засобами, та документи в практиці управлінської діяльності зустрічаються найрізноманітніші – рукописні, графічні, типографські, фото - та відеоматеріали.

Документування управлінської діяльності – регламентована процедура, що дає йому гарантію юридичної сили – якість, яке перебуває у відомості чинного законодавства.

На сьогоднішній день використовуються різні засоби документування: від простих (таких, як олівці і звичайні кулькові ручки) до більш складних електромеханічних (сюди відносяться магнітофон, відеокамера, фоноаппарат тощо) і автоматизованих комп'ютерних. Від застосовуваних засобів залежать і способи документування. Воно може бути текстовим, електронних, кіно - і фотографічним.

Управлінська діяльність, використовує, як правило, текстові документи, написані від руки або створені на комп'ютері. Тому вони отримали назву управлінської документації.

Документування – це завжди фіксація на конкретному носії будь-якої інформації, з особливими реквізитами, за якими потім здійснюється її ідентифікація. Документування управлінської діяльності створює засоби і підстави для регуляції діяльності як окремої посадової особи, так і фінансових чи організаційних дій цілого підприємства.

Документація може розрізнятися за своїми функціями, призначенням, змістом, ступеня секретності та доступності інформації. Фактори адресації дозволяють класифікувати її на межорганизационную і зовнішню. Першу, яка не виходить за рамки однієї установи або організації, і ведеться між її учасниками, називають службовими. Друга – зовнішня документація – здійснюється між організаціями різного типу, окремими посадовими особами, не перебувають у безпосередньому підпорядкуванні по відношенню один до одного.

Більше:

Дивіденди та Особливості їх Виплат

Акціонери (учасники акціонерних товариств) мають можливість одержання доходів пропорційно до внесених ними в товариство інвестицій в залежності від зростання вартості цінних паперів, які знаходяться у їх власності, і як дивіденди по акціях, що знаход...

Товарообіг: це що таке?

Товарообіг - це один з основних і найважливіших показників в економіці торговельної діяльності. Як же трактується це поняття? Прийнято вважати, що товарообіг – це дія, в основу якого покладено обмін конкретного товару на валюту. Таким чином, ві...

Абонемент "Велика Москва": зона дії, карта і вартість проїзного

Багато людей, які проживають в найближчому Підмосков'ї, воліють шукати роботу в столиці. Їх не лякає необхідність проводити щодня в дорозі кілька годин, адже рівень зарплат у Москві істотно вище. Керівництво залізниці, піклуючись про своїх основних к...

Технічне документування здійснюється з дотриманням встановлених норм, які для будь-якого типу документів. Для будь-якої управлінської діяльності це особливо важливо, адже так документування набуває юридичну силу, служить самим вірним доказом автентичності укладеної в ньому інформації.

Документування управлінської діяльності накладає конкретні обов'язки на посадових осіб або управлінські органи, що його здійснюють. Так, під час створення будь-яких офіційних документів повинні дотримуватися діючі законодавчі норми, правила оформлення, які є загальнодержавними. Крім того, кожен документ обов'язково повинен супроводжуватися реквізитами організації, юридично значущими: її найменуванням та розшифровкою, підписами та печатками керівництва або певного відділу підприємства, датою складання і номером у реєстраційній книзі, грифами затвердження і т. п. Нарешті, документування управлінської діяльності повинно випускати документи строго в межах власної компетенції.

Документи розрізняються і за ступенем достовірності. Чернетки або копії з основної документації містять тільки визначений текст, і не містять в собі такої юридичної сили, як оригінали. Справжнім же вважається той документ, який містить відомості і вищеперелічені реквізити, що підтверджують його силу і достовірність.