Що таке електронне діловодство

 Те, що ще 10 років тому здавалося винятком з правил, сьогодні стає нормою. Це стосується дуже багатьох областей людського життя, особливо – ділової сфери.

  Адже якими б темпами ні крокував прогрес, документи були і залишаються дуже важливою, мабуть, навіть, найбільш важливою частиною господарської і комерційної діяльності, як великого підприємства, так і приватного підприємця, не має навіть найманих працівників. Електронне діловодство – термін, який все частіше вживається у всіх сферах діяльності і вже нікого не дивує.

  Чому? Тому що документи буквально покроково фіксують весь процес діяльності, весь обсяг інформації, необхідний для результативної роботи.

 Робота з документами, особливо з їх великими об'ємами, вже давно стала своєрідним каменем спотикання та приводом для жартів, як веселих, так і не дуже.

 Втрати документів, зволікання і помилки у їх оформленні стали своєрідними сумними традиціями. Щоб максимально уникнути перерахованих вище проблем і прискорити процес документоутворення, основна маса великих і середніх підприємств останнім часом активно переходить до електронного документообігу та електронного діловодства в цілому.

  Ці два поняття, хоч і витікають один з іншого, але все ж, не є одним і тим же. Діловодство – це процес безпосереднього створення документа і організація роботи з ним: подальший пошук, зберігання та контроль пересування.

 А саме процес пересування і є те, що прийнято називати документообігом: від моменту створення чи одержання документа до закінчення роботи з ним.

 Цю саму роботу як би контролює той процес, який називається діловодством.

  Офіційно така термінологія звучить трохи моторошно, а на великих підприємствах кількість паперової документації саме так і виглядає, підтягуючи за собою безліч проблем, як великих, так і дрібних. І саме це змушує навіть найбільш консервативно налаштованих керівників переводити своє діловодство на електронні рейки, що охоплюють весь процес «від і до».

  Але, виявилося, зробити це в країнах пострадянського простору не так-то просто! Довгий час електронне діловодство з одного боку – віталося, з іншого – не мало достатньої юридичної сили. Ситуацію значно полегшило введення електронного підпису, яка стала б гарантом достовірності і правильності оформлення документа.

  Технічних труднощів все одно досить багато. Починаючи від недоробок програмного забезпечення і закінчуючи внутрішньою політикою різних (особливо приватних) підприємств. Адже для правильного обміну документами в електронній формі, в такому ключі повинні працювати обидва контрагента, що на практиці відбувається далеко не завжди.

 Із-за цього, та ще із-за консервативного бажання «підстрахуватися» найчастіше електронні документи осідають на полицях у вигляді паперових копій. Але все одно, їх стає помітно менше. А це, поряд з автоматизацією створення документа і полегшенням контролю його пересування, робить весь процес діловодства помітно більш швидким, а значить – ефективним. До того ж, істотно заощаджує місце в приміщенні.