Види номенклатури справ, їх особливості та призначення

Організація ефективного документообігу на підприємстві неможлива без формування відповідних для нього умов. Одним із них виступає номенклатура справ в електронному вигляді або на паперових носіях. Якщо спеціаліста, чия діяльність пов'язана з документами, попросити: "Назвіть види номенклатури справ", - то він повинен безпомилково назвати їх. Справа в тому, що такі працівники зобов'язані знати класифікацію для того, щоб швидко орієнтуватися в масиві документації.

Номенклатура справ: поняття, види, зміст, значення

Перш ніж описувати порядок створення, слід розібратися з термінологією. Види номенклатури справ являють собою категорії розроблених у встановленій формі систематизованих переліків найменувань комплексів документів, які формуються на підприємстві у процесі його діяльності із зазначенням періодів зберігання. Вони необхідні для оперативного пошуку потрібних актів. Від якості номенклатури залежатиме швидкість роботи з паперами. Переліки використовуються для розподілу і групування реалізованих актів у папки, закріплення індексації, встановлення періодів зберігання. Вони забезпечують створення довідкової картотеки і виступають як джерело облікової інформації. На практиці використовуються такі види номенклатури справ, як типова, примірна, індивідуальна. Підприємство зобов'язане самостійно розробити перелік з урахуванням специфіки своєї діяльності.

Вимоги

Враховуючи види номенклатури справ, їх особливості та призначення, нормативними актами визначено правила, що застосовуються при їх складанні. При формуванні переліків слід:

1. Дотримуватися єдність підходів до організації обліку, опису, систематизації, пошуку та зберігання документації.
2. Використовувати індексацію. Вона забезпечує внесення змін, виправлень та доповнень у відповідні розділи переліків.
3. Контролювати стабільність індексів.

Загальна характеристика

Розглянемо коротко призначення та види номенклатури справ, зазначені вище. Індивідуальні переліки розробляються для конкретної організації. Вони відображають документацію, яка використовується при повсякденному її діяльності. В одній галузі, як правило, задіяні підприємства, використовують однотипні акти. Для їх уніфікації та групування використовуються типові і примерные номенклатури справ. Останні мають рекомендаційним характером. Типові види номенклатури справ є обов'язковими. Ними зазвичай встановлюється єдина індексація для підприємств галузі (системи). Типові і зразкові номенклатури складаються вищестоящими організаціями. Вони виступають як основа для формування індивідуальних переліків для конкретних підприємств. Вони, у свою чергу, підлягають погодженню з вищестоящими структурами. Види номенклатури справ та їх оформлення знаходяться у віданні кваліфікованих фахівців. Вони залучаються для складання переліків та організації роботи з ними. Сформовані номенклатури повинні бути узгоджені з канцелярією та архівом підприємства.

Більше:

Атестація працівників на відповідність посаді: цілі, порядок проведення, результат

Роботодавці сприймають порядок атестації працівників як формальність. Нормативних документів, призначених для комерційних організацій, не випускалося. Атестація потрібно тільки для співробітників організацій, визначених у законах сфер діяльності, зак...

Реєстрація ТЗ: порядок, зразок заяви, свідоцтво

Кожна людина, що купив автомобіль, повинен зайнятися його постановкою на облік в ГИБДД. Це необхідно при придбанні нової чи потриманої машини, а також не має значення, чи є продавець фізичним чи юридичною особою. Реєстрація ТЗ здійснюється в ГИБДД, п...

Як переоформити автомобіль: покрокова інструкція

Як переоформити автомобіль? Зробити це не становить праці. Особливо якщо правильно себе вести. Основна проблема полягає в тому, що переоформлення може здійснюватися по-різному. Наприклад, з урахуванням способу передачі майна іншому господареві. Це вк...

Важливий момент

Номенклатура справ повинна бути на кожному підприємстві, незалежно від існування типового або зразкового переліку. Для організації оптимальним вважається розробка зведеного документа. В нього включаються всі види номенклатури справ підрозділів. Зведений перелік погоджується з відповідним архівом. Після його затвердження керівником структурних підрозділів передаються виписки розділів для застосування в роботі.

Специфіка складання

Для працівників, які розробляють переліки, важливо знати не тільки те, які існують види номенклатури справ, але і склад, кількість документів, що використовуються на підприємстві. У своїй діяльності фахівці використовують положення про організації, діючі і торішні списки актів, штатні розписи, класифікатори, описи, довідкові картотеки тощо Класифікаційна схема номенклатури буде залежати в першу чергу від структури підприємства. Чимале значення мають і функції, які реалізує організація. У зв'язку з цим в якості класифікаційних категорій можуть виступати як внутрішні підрозділи, так і управлінські завдання.

Типи документів

Номенклатура справ повинна містити всі акти, що відображають діяльність підприємства. Документи, які використовуються громадськими об'єднаннями, включаються до переліків організації, при якій вони були створені. У номенклатурі можуть бути присутніми і незавершені справи, які надійшли від стороннього підприємства для вирішення, довідкові картотеки. Не включаються в перелік друковані видання. До них, зокрема, відносять збірники постанов, бюлетені, довідники, реферативні журнали, брошури, покажчики і так далі. Не включають до номенклатури алфавіти та інші допоміжні матеріали, які не відображають основні напрямки роботи організації.

Загальний порядок

Текст номенклатури справ оформляється у вигляді списку розділів і підрозділів класифікаційної схеми. При цьому зазначаютьсязаголовки комплексів документів. Необхідні відомості з документів фіксуються у формі виписок. Згодом вони застосовуються при формуванні проекту номенклатури. Перелік може виглядати у вигляді таблиці. Наприклад:

Номенклатура справ в корекційній школі 8 виду

Визначення формулювань заголовків

Воно здійснюється згідно з установленими правилами. Зокрема, вони повинні:

1. В узагальненій формі чітко відображати зміст справи, склад документів, доданих до нього, видову та функціональну приналежність.
2. Включати обов'язкові елементи, розташовані в чіткій послідовності:

• Найменування типи або підтипи. Це може бути листування, журнал, накази, протоколи і так далі.
• Назва організації/структурного підрозділу. Тут зазначаються відомості про розробника/автора документа.
• Найменування підприємства, якому адресовані або від яких передбачається отримати акти, що поміщаються в дану справу.
• Короткий опис документів.
• Назва території, з якою пов'язаний зміст актів.
• Період (дата), до якого відноситься документація, що поміщається в справу. Тут же наводиться інформація про наявність копій.

Акти по одному питанню

При формулюванні заголовків справ у яких присутні такі папери, якщо вони не пов'язані послідовністю виконання, використовується слово "документи", а в кінці (в дужках) вказують їх основні типи. Це можуть бути звіти, плани тощо Формулювання, наприклад, може бути такий: "Документи про проведення семінарів з архівної справи на підприємстві (переліки рекомендованих навчально-методичних видань, списки)".

Листування

Заголовки справ, в яких вона міститься, включають відповідний термін. Після слова "листування" вказують, з якого питання і з ким вона велася. У заголовку справ, у яких присутні листи однорідних кореспондентів, назви їх не наводяться. Замість цього вказують їх загальну видову приналежність. Формулювання, наприклад, може бути така: "Листування з філіями організації з питань щорічної звітності і планування". Якщо в справі присутні листи різнорідних кореспондентів, вони також не перераховуються. В цьому випадку слід вказувати тільки предмет спілкування. Наприклад: "Листування з питань, пов'язаних з адаптацією персоналу". Назва конкретного кореспондента вказують тільки тоді, коли в справі містяться листи тільки до нього і від нього.

Документи, пов'язані з конкретним місцевостям

Якщо формуються справи з таких актів, то в заголовках зазначаються найменування відповідних адміністративно-територіальних одиниць. При цьому слід враховувати ряд нюансів:

1. Якщо зміст комплексу документів стосується декількох однорідних місцевостей, то їх конкретні найменування не перераховуються. У цьому випадку наводиться їх загальне типове назву. Формулювання може бути такою: "Документи з організації взаємодії голів МО по боротьбі з тероризмом".
2. Якщо зміст відноситься до однієї адміністративно-територіальної одиниці, її найменування вказують у заголовку.

Додатково

У заголовках справ, які включаться документи по плануванню/звітності, зазначаються дані про період, за який вони складені. Це може бути квартал, рік, півріччя. У заголовках справ, що використовуються для узагальнення однорідних документів, назва останніх вказується у множині. Наприклад: "Накази про заохочення працівників організації".

Створення томів

У випадках, коли передбачається, що справа буде формуватися з кількох частин (наприклад, при значному обсязі документації), в першу чергу формулюється загальний заголовок, а після цього (при необхідності) - назви його частин. Останні виконують уточнюючу функцію. Наприклад: "Службові записки за 2015 р.", "Том 1. Службові записки за 1 півріччя 2015 р.". По ходу формування та оформлення комплексів документів заголовки можуть уточнюватися. При цьому заборонено включення в них обтічних, неконкретних формулювань. Зокрема, не допускається використання таких слів, як "різне", "загальна листування" і так далі. Рекомендується уникати застосування складних оборотів і вступних слів.

Упорядкування

Воно може здійснюватися двома способами:

1. У процесі формування номенклатури всієї організації в початок переліку виносять заголовки по справах, що включає організаційно-розпорядчі акти. Далі в порядку зменшення їх значимості вказують назви для інших категорій (договірних, планово-звітних тощо). Об'єднання справ в структурі розділів, а також привласнення останнімнайменувань здійснюється з урахуванням видової та функціональної взаємозв'язку актів всередині них.
2. При формуванні зведеного переліку назвами розділів будуть виступати безпосередньо найменування підрозділів, на основі класифікаційних схем яких він складається. Назви розташовують у відповідності зі штатним розкладом.

Визначення термінів

Попереднє встановлення періодів необхідно для забезпечення організації регулярного контролю їх дотримання, своєчасної коригування режимів зберігання. Наприклад, термін може змінитися з тимчасового на постійний, якщо для цього є підстави. Встановлення періодів здійснюється згідно з відомостями типового (відомчого) переліку документів, які створюються в процесі роботи підприємства. Якщо цей список відсутній, використовується примірна/типова номенклатура. Визначення термінів зберігання може також здійснюватися за погодженням з уповноваженими органами Федерального архіву.

Присвоєння індексів

Воно здійснюється для оперативної та безпомилкової ідентифікації справ, а також документів, включених до них. Індекс являє собою умовне позначення, виконане з використанням арабських цифр. Він може включати код підрозділу з додаванням порядкового номера відповідної справи (через дефіс). Наприклад, бухгалтерського відділу присвоєно код 05. В якості документа, що відкриває розділ, виступає річний звіт. Відповідно, справи, що містить даний акт, у складі зведеного переліку присвоюється індекс 05-01.