Арганізацыя эфектыўнага дакументазвароту на прадпрыемстве немагчымая без фарміравання адпаведных для яго умоў. Адным з іх выступае наменклатура спраў у электронным выглядзе або на папяровых носьбітах. Калі спецыяліста, чыя дзейнасць звязана з дакументамі, папрасіць: "Назавіце віды наменклатуры спраў", - то ён павінен беспамылкова назваць іх. Справа ў тым, што такія работнікі абавязаны ведаць класіфікацыю для таго, каб хутка арыентавацца ў масіве дакументацыі.
Перш за чым апісваць парадак стварэння, варта разабрацца з тэрміналогіяй. Віды наменклатуры спраў ўяўляюць сабой катэгорыі распрацаваных ва ўсталяванай форме сістэматызаваных пералікаў найменняў комплексаў дакументаў, якія фарміруюцца на прадпрыемстве ў працэсе яго дзейнасці з указаннем перыядаў захоўвання. Яны неабходныя для аператыўнага пошуку патрэбных актаў. Ад якасці наменклатуры будзе залежаць хуткасць працы з паперамі. Пералікі выкарыстоўваюцца для размеркавання і групоўкі рэалізаваных актаў у папкі, замацавання індэксацыі, ўстанаўлення перыядаў захоўвання. Яны забяспечваюць стварэнне даведачнай картатэкі і выступаюць як крыніца ўліковага інфармацыі. На практыцы выкарыстоўваюцца такія віды наменклатуры спраў, як тыпавая, прыкладная, індывідуальная. Прадпрыемства абавязана самастойна распрацаваць пералік з улікам спецыфікі сваёй дзейнасці.
Улічваючы віды наменклатуры спраў, іх асаблівасці і прызначэнне, нарматыўнымі актамі вызначаны правілы, якія прымяняюцца пры іх складанні. Пры фарміраванні пералікаў варта:
Разгледзім коратка прызначэнне і віды наменклатуры спраў, названыя вышэй. Індывідуальныя распрацоўваюцца пералікі для канкрэтнай арганізацыі. Яны адлюстроўваюць дакументацыю, якую выкарыстоўвае пры паўсядзённым яе дзейнасці. У адной галіны, як правіла, задзейнічаны прадпрыемствы, якія выкарыстоўваюць аднатыпныя акты. Для іх уніфікацыі і групоўкі выкарыстоўваюцца тыпавыя і прыкладныяе наменклатуры спраў. Апошнія валодаюць рэкамендацыйным характарам. Тыпавыя віды наменклатуры спраў з'яўляюцца абавязковымі. Імі звычайна ўсталёўваецца адзіная індэксацыя для прадпрыемстваў ўсёй галіны (сістэмы). Тыпавыя і прыкладныя наменклатуры складаюцца вышэйстаячымі арганізацыямі. Яны выступаюць як аснова для фарміравання індывідуальных пералікаў для канкрэтных прадпрыемстваў. Яны, у сваю чаргу, падлягаюць ўзгадненні з вышэйстаячымі структурамі. Віды наменклатуры спраў і іх афармленне знаходзяцца ў падпарадкаванні кваліфікаваных спецыялістаў. Яны прыцягваюцца для складання пералікаў і арганізацыі працы з імі. Сфармаваныя наменклатуры павінны быць узгоднены з канцылярыяй і архівам прадпрыемства.
Больш:
Разлік і аплата бальнічнага ліста
Аплата бальнічнага ліста прадугледжана заканадаўствам РФ, у прыватнасці ГК і ФЗ № 255. Акрамя гэтага, некаторыя нормы рэгулююцца палажэннямі ГК РФ. Любы супрацоўнік пры ўзнікненні ў яго пэўнага хваробы павінен звярнуцца ў лячэбную ўстанову, лекар яко...
Атэстацыя работнікаў на адпаведнасць пасады: мэты, парадак правядзення, вынік
Працадаўцы ўспрымаюць парадак атэстацыі работнікаў як фармальнасць. Нарматыўных дакументаў, прызначаных для камерцыйных арганізацый, якія не выпускалася. Атэстацыя патрабуецца толькі для супрацоўнікаў арганізацый пазначаных у законах сфер дзейнасці, ...
Рэгістрацыя МС: парадак, узор заявы, пасведчанне
Кожны чалавек, які набыў аўтамабіль, павінен заняцца яго пастаноўкай на ўлік у ДІБДР. Гэта неабходна пры набыцці новай або падтрыманай машыны, а таксама не мае значэння, ці з'яўляецца прадавец фізічнай асобай або юрыдычнай асобай. Рэгістрацыя МС ажыц...
Наменклатура спраў павінна прысутнічаць на кожным прадпрыемстве, па-за залежнасці ад існавання тыпавога або прыкладнага пераліку. Для арганізацыі аптымальным лічыцца распрацоўка зводнага дакумента. У яго ўключаюцца ўсе віды наменклатуры спраў падраздзяленняў. Зводны пералік узгадняецца з адпаведным архівам. Пасля яго зацвярджэння кіраўніком у структурныя падраздзяленні перадаюцца выпіскі раздзелаў для прымянення ў працы.
Для супрацоўнікаў, якія распрацоўваюць пералікі, важна ведаць не толькі тое, якія існуюць віды наменклатуры спраў, але і склад, колькасць дакументаў, якія выкарыстоўваюцца на прадпрыемстве. У сваёй дзейнасці спецыялісты выкарыстоўваюць палажэнні аб арганізацыі, дзеючыя і леташнія спісы актаў, штатныя расклады, класіфікатары, вопісу, даведачныя картатэкі і інш Класіфікацыйная схема наменклатуры будзе залежаць у першую чаргу ад структуры прадпрыемства. Немалое значэнне маюць і функцыі, якія рэалізуе арганізацыя. У гэтай сувязі ў якасці класіфікацыйных катэгорый могуць выступаць як унутраныя падраздзялення, так і кіраўніцкія задачы.
Наменклатура спраў павінна ўтрымліваць ўсе акты, якія адлюстроўваюць дзейнасць прадпрыемства. Дакументы, якія выкарыстоўваюцца грамадскімі аб'яднаннямі, уключаюцца ў спісы арганізацыі, пры якой яны былі створаны. У наменклатуры могуць прысутнічаць і незавершаныя справы, якія паступілі ад іншага прадпрыемства для вырашэння, даведачныя картатэкі. Не ўключаюцца ў пералік друкаваныя выданні. Да іх, у прыватнасці, адносяць зборнікі пастаноў, бюлетэні, даведнікі, реферативные часопісы, брашуры, паказальнікі і гэтак далей. Не ўключаюць у наменклатуры алфавіты і іншыя дапаможныя матэрыялы, якія не адлюстроўваюць асноўныя напрамкі працы арганізацыі.
Тэкст наменклатуры спраў афармляецца ў выглядзе спісу раздзелаў і падраздзелаў класіфікацыйнай схемы. Пры гэтым паказваюццазагалоўкі комплексаў дакументаў. Неабходныя звесткі з дакументаў фіксуюцца ў форме выпісак. Пасля яны прымяняюцца пры фарміраванні праекта наменклатуры. Пералік можа выглядаць у выглядзе табліцы. Напрыклад:
Наменклатура спраў у карэкцыйнай школе 8 выгляду
№ | Індэкс | Загаловак | Колькасць адзінак | Тэрмін захоўвання | Заўв. |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Найменне раздзела | |||||
Яно ажыццяўляецца згодна з устаноўленым правілах. У прыватнасці, яны павінны:
Пры фармуляванні загалоўкаў спраў, у якіх прысутнічаюць такія паперы, калі яны не звязаныя паслядоўнасцю выканання, выкарыстоўваецца слова "дакументы", а ў канцы (у дужках) паказваюць іх асноўныя тыпы. Гэта могуць быць даклады, планы і інш Фармулёўка, напрыклад, можа быць такі: "Дакументы аб правядзенні семінараў па архіўнай справы на прадпрыемстве (пералікі рэкамендуемых вучэбна-метадычных выданняў, спісы)".
Загалоўкі спраў, у якіх яна змяшчаецца, ўключаюць адпаведны тэрмін. Пасля слова "перапіска" паказваюць, па якім пытанні і з кім яна вялася. У загалоўку спраў, у якіх прысутнічаюць лісты аднародных карэспандэнтаў, назвы іх не прыводзяцца. Замест гэтага паказваюць іх агульную відавую прыналежнасць. Фармулёўка, напрыклад, можа быць такая: "Перапіска з філіяламі арганізацыі па пытаннях штогадовай справаздачнасці і планавання". Калі ў справе прысутнічаюць лісты разнастайных карэспандэнтаў, яны таксама не пералічваюцца. У гэтым выпадку варта паказваць толькі прадмет зносін. Да прыкладу: "Перапіска па пытаннях, звязаных з адаптацыяй персаналу". Назва канкрэтнага карэспандэнта паказваюць толькі тады, калі ў справе ўтрымліваюцца лісты да яго і ад яго.
Калі фармуюцца справы з такіх актаў, то ў загалоўках указваюцца назвы адпаведных адміністрацыйна-тэрытарыяльных адзінак. Пры гэтым варта ўлічваць шэраг нюансаў:
У загалоўках спраў, якія ўключацца дакументы па планаванні/справаздачнасці, паказваюцца дадзеныя аб перыядзе, за які яны складзеныя. Гэта можа быць квартал, год, паўгоддзе. У загалоўках спраў, якія выкарыстоўваюцца для абагульнення аднародных дакументаў, назва апошніх паказваецца ў множным ліку. Да прыкладу: "Загады аб заахвочванні супрацоўнікаў арганізацыі".
У выпадках, калі мяркуецца, што справа будзе фармавацца з некалькіх частак (напрыклад, пры значным аб'ёме дакументацыі), у першую чаргу фармулюецца агульны загаловак, а пасля гэтага (пры неабходнасці) - назвы для яго частак. Апошнія выконваюць удакладняльную функцыю. Напрыклад: "Службовыя запіскі за 2015 г.", "Том 1. Службовыя запіскі за 1 паўгоддзе 2015 г.". Па ходу фарміравання і афармлення комплексаў загалоўкі дакументаў могуць удакладняцца. Пры гэтым забаронена ўключэнне ў іх абцякальных, неканкрэтных фармулёвак. У прыватнасці, не дапускаецца выкарыстанне такіх слоў, як "рознае", "агульная перапіска" і гэтак далей. Рэкамендуецца пазбягаць прымянення складаных абаротаў і ўводных слоў.
Яно можа ажыццяўляцца двума спосабамі:
Папярэдняе ўстанаўленне перыядаў неабходна для забеспячэння арганізацыі рэгулярнага кантролю іх выканання, своечасовай карэкціроўкі рэжымаў захоўвання. Да прыкладу, тэрмін можа змяніцца з часовага на пастаянны, калі для гэтага ёсць падставы. Ўстанаўленне перыядаў ажыццяўляецца ў адпаведнасці са звесткамі тыпавога (ведамаснага) пераліку дакументаў, якія ствараюцца ў працэсе работы прадпрыемства. Калі такі спіс адсутнічае, выкарыстоўваецца прыкладная/тыпавая наменклатура. Вызначэнне тэрмінаў захоўвання можа таксама ажыццяўляцца па ўзгадненні з упаўнаважанымі органамі Федэральнага архіва.
Яно ажыццяўляецца для аператыўнай і беспамылковай ідэнтыфікацыі спраў, а таксама дакументаў, уключаных у іх. Індэкс ўяўляе сабой ўмоўнае пазначэнне, выкананае з выкарыстаннем арабскіх лічбаў. Ён можа ўключаць код падраздзялення з дабаўленнем парадкавага нумара адпаведнага справы (праз злучок). Напрыклад, бухгалтарскаму аддзелу прысвоены код 05. У якасці дакумента, які адкрывае раздзел, выступае гадавы справаздачу. Адпаведна, справы, які змяшчае дадзены акт, у складзе зводнага пераліку прысвойваецца індэкс 05-01.
Article in other languages:
AR: https://tostpost.com/ar/the-law/18468-the-types-of-items-their-features-and-purpose.html
HI: https://tostpost.com/hi/the-law/16730-the-types-of-items-their-features-and-purpose.html
JA: https://tostpost.com/ja/the-law/18744-the-types-of-items-their-features-and-purpose.html
PL: https://tostpost.com/pl/prawo/29683-rodzaje-nomenklatury-spraw-ich-cechy-i-przeznaczenie.html
TR: https://tostpost.com/tr/hukuk/33394-t-rl-madde-yap-lacaklar-onlar-n-zellikleri-ve-randevu.html
UK: https://tostpost.com/uk/zakon/29769-vidi-nomenklaturi-sprav-h-osoblivost-ta-priznachennya.html
ZH: https://tostpost.com/zh/the-law/16470-the-types-of-items-their-features-and-purpose.html
Alin Trodden - аўтар артыкула, рэдактар
"Прывітанне, Я Алін Тродден. Я пішу тэксты, чытаю кнігі і шукаю ўражанні. І я нядрэнна ўмею распавядаць вам пра гэта. Я заўсёды рады ўдзельнічаць у цікавых праектах."
Навіны
Ці можна аформіць замежпаспарт ў МФЦ: апісанне працэдуры, парадак дзеянняў і рэкамендацыі
У Расіі з сур'ёзнай папяровай цяганінай трэба будзе сутыкнуцца ўсім, хто плануе атрымаць тыя ці іншыя дакументы. Ні для каго не сакрэт, што на тэрыторыі Расійскай Федэрацыі насельніцтва не даволі хуткасцю і якасцю абслугоўвання пр...
Габарыты набліжэння будынкаў і рухомага складу да чыгуначных шляхоў
Дзяржаўны стандарт усталяваў габарыты набліжэння будынкаў у двух відах - З і Сп. Гэта азначае лімітавае абрыс, пазначанае перпендыкулярна восі шляху, ўнутры якога не павінны знаходзіцца (акрамя рухомага складу) абсалютна ніякія пр...
Што такое суб'ектыўнае права? Віды суб'ектыўнага правы
Сярод вялікай колькасці тэрмінаў і азначэнняў у заканадаўстве ёсць паняцце "суб'ектыўнае права", прызнае дамаганні асобы на пэўныя даброты і якую-небудзь форму паводзін. Гэта права можа вызначаць межы дапушчальнага паводзін, якое ...
Элізабэт Шорт. Забойства Чорнага Вяргіні
«Хочаш рассмяшыць Бога-раскажы яму аб сваіх планах» - абвяшчае вядомая прыказка. Маладая і прыгожая амерыканка Элізабэт Шорт мела стандартныя для свайго ўзросту мары – удала выйсці замуж і стаць актрысай. Аднак а...
Дакументы для адкрыцця ІП: што да іх ставіцца
Не сакрэт, што прадпрымальніцтвам можна займацца нават без адукацыі юрыдычнай асобы. Як? Неабходна зарэгістравацца ў якасці індывідуальнага прадпрымальніка. Ці выгадна быць ім? Так, зразумела. Прычына ў тым, што пакет дакументаў д...
Няведанне закона не вызваляе ад адказнасці. Якая існуе адказнасць за парушэнне закона?
Сістэма права ўзнікла ў грамадстве як аб'ектыўная неабходнасць, яна надае яму неабходную ўстойлівасць і дазваляе кожнаму чалавеку быць упэўненым у абароне сваіх правоў ад рознага выгляду замахаў. Гэта і ёсць адказнасць перад закон...
Заўвага (0)
Гэтая артыкул не мае каментароў, будзьце першым!