एक दस्तावेज़ जानकारी में प्रस्तुत किया है एक फार्म के साथ संगत सामग्री और उद्देश्य है । दस्तावेज़ बनाया जाता है एक उद्देश्य के साथ किसी के द्वारा किसी के लिए है । लेकिन नहीं हमेशा के स्रोत दस्तावेज़ और/या पाने व्यक्ति हो जाएगा. मौजूदा स्तर - नियंत्रण पाश कर सकते हैं और चाहिए, कुशलता से और आर्थिक रूप से सक्षम करने के लिए मशीनों और तंत्र.
प्रक्रिया, सुविधाओं और गति के दस्तावेज़ पर निर्भर करता है, अपनी फार्म, सामग्री और कामकाज के “वातावरण में”. से, कैसे अच्छी तरह से कॉन्फ़िगर किया गया दस्तावेज़ प्रबंधन में संगठन पर निर्भर करता है, अपनी सफलता, आर्थिक प्रदर्शन और सामाजिक दक्षता, और इस गुणवत्ता और कंपनी के जीवन है ।
प्रशासन, फार्म और प्रक्रिया के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन, उदाहरण के लिए, संगठन कानून द्वारा विनियमित नहीं है. वहाँ रहे हैं मानकों, नियमों और अनिवार्य सिफारिशें की हैं । के हिस्से पर लेखांकन दस्तावेजों, प्रतिभूतियों पर ऋण प्रसंस्करण या चिकित्सा निष्कर्षों का नियम है कानून.
दस्तावेज़ नहीं है हमेशा सख्त लिखित रूप में. यह हो सकता है :
<उल>सभी तीन दस्तावेज हो सकते हैं कागज या इलेक्ट्रॉनिक प्रस्तुत करने, और करने के लिए धन्यवाद, तकनीकी और कानूनी उपकरण है, वे कर रहे हैं बिल्कुल बराबर है, यद्यपि वहाँ रहे हैं मामलों में जहां केवल एक कागज के रूप में संभव है.
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की कमी के बावजूद, कानूनी विनियमन के फार्म और सामग्री के दस्तावेज़ और दस्तावेज़ प्रबंधन एक कठिन, आम और चर्चा नहीं बनाने के अभ्यास, आंदोलन, भंडारण या दस्तावेजों के विनाश है कि प्रत्येक संगठन के लिए स्वतंत्र है के लिए खुद को समायोजित ब्रांड के तहत किसी भी तरह.
मौलिक रूप से असंभव को प्राप्त करने के लिए आदर्श है:
<उल>के रूप में प्रत्येक नए दृष्टिकोण का अवसर देता है देखने के लिए नए क्षितिज. वहाँ एक इच्छा और आवश्यकता के लिए उन्हें का पालन करें । कार्यप्रवाह कोई अपवाद नहीं है. पर इसके विपरीत, महत्वपूर्ण और रहने वाले उदाहरण के गतिशील निर्धारण की प्रक्रिया की गति के बारे में जानकारी ।
यह पूरी तरह से महत्वहीन है, के रूप में जानकारी इकट्ठा करने, कागज पर या इलेक्ट्रॉनिक रूप में है. वर्तमान में, दोनों रूपों में ही कानूनी मूल्य है, हालांकि कुछ मामलों में, कागज संस्करण के अपने फायदे हैं ।
उदाहरण वर्कफ़्लो किसी संगठन में सम्मान है कि खुद को, अपने काम के क्षेत्र के लिए सम्मान, राज्य के अधिकारियों, अपने भागीदारों, आपूर्तिकर्ताओं और ग्राहकों (ग्राहकों) करते हैं, जरूरी नहीं कि हमेशा उल्लेख करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक प्रणाली को नियंत्रित करता है कि खाते में लेता दस्तावेजों और सुनिश्चित करता है के चक्र से उनके आंदोलन की स्थापना (निर्माण) के समय के लिए जमा या विनाश है.
नहीं सभी संगठनों वहाँ एक समझ है कि कई उपकरणों के खेल सकते हैं सीधे मशीनों और तंत्र मानवीय हस्तक्षेप के बिना, और नहीं सभी स्रोतों (लेखकों) होना चाहिए केवल लोगों को हो जाएगा.
आम समझ के कार्यप्रवाह में मामलों की विशाल बहुमत के स्तर पर है एक सरल “सिग्नल इनसाइट्स”, जब कार्यक्रम है करने के लिए भरोसा ही रिपोर्ट में घटना की घटना के.
के लिए सफल संगठन के महत्वपूर्ण दोनों सर्किट के लिए. बाहरी कारोबार है एक स्थिर मूल्य है, और आंतरिक गतिशील है.
बेहतर समझने के प्रबंधन कंपनी की परिस्थितियों, अधिक होनहार इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली यह चुनता है. दिखाने के लिए चाहते हैं का एक आदर्श उदाहरण के आंदोलन व्यवसाय के दस्तावेजों में अपने संगठन लिखने, अपने स्वयं के सूचना प्रणाली.
दस्तावेज़ प्राथमिक और माध्यमिक हो सकता है । उत्तरार्द्ध हमेशा एक आंदोलन का इतिहास संगठन के भीतर.
का विश्लेषण करने के लिए ज्ञान के आवेदन के बारे में दस्तावेज़ और इसके उपयोग, यह संभव है का मूल्यांकन करने के लिए कार्यात्मक विशेषताओं, कंपनी के सामाजिक-आर्थिक आंकड़ों और समय मानकों । यह महत्वपूर्ण है के लिए दोनों भागीदारों और उपभोक्ताओं.
विशिष्टता की विशेषता है, है न केवल आदमी है, लेकिन संगठन के. और, हर किसी की सराहना करता है हमारे व्यक्तित्व और हर तरह से कोशिश करता पर जोर करने के लिए उसके कपड़े, व्यवहार, शिक्षा, और अधिक.
कंपनी, एक सूचना प्रणाली तैयार है, एक आदर्श उदाहरण के कार्यप्रवाह में संगठन है, जो वंचित है, उसके खुद के चेहरे और बलों के कर्मचारियों के लिए ड्रेस अप में “अन्य लोगों के कपड़े और rdquo;.
यह बेहतर है पर भरोसा करने के लिए अपने खुद के कर्मचारियों पर काम करने के लिए कागज के पुराने ढंग का रास्ता है, की तुलना में लागू करने के लिए एक तीसरी पार्टी है, लेकिन आधुनिक विचारों के बारे में दस्तावेजों और उनके उपयोग. हर कर्मचारी का एक महत्वपूर्ण तत्व की कार्यक्षमता, संगठन नहीं शोधकर्ता की वैधता के विदेशी विचारों और संरचनाओं तीसरे पक्ष के दस्तावेजों.
बाहरी समोच्च के दस्तावेज़ हमेशा ही सीमित है, सरल और विभिन्न स्थिर स्थिरता. द्वारा और बड़े, यह एक मूल्य नहीं अधिक से अधिक की तुलना में वह हकदार है. उदाहरण के लिए, का अर्थ क्या है “भावुक” के साथ संबंधों में कर अधिकारियों, नियामक अधिकारियों या सहयोगियों. यह संभव है करने के लिए किसी भी तरह में विविधता लाने के आदान-प्रदान की प्रक्रिया के बारे में जानकारी के साथ विज्ञापन एजेंसियों, लेकिन यह अंततः स्थिर हो जाता है साधारण रूप में.
प्राथमिकता के अपने सिस्टम के बारे में जानकारी के प्रसंस्करण का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, जो हमेशा इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, कोई संदेह नहीं है । लेकिन हमेशा मन में समय और पैसा बनाने के लिए अपनी खुद की प्रणाली है ।
क्लासिक के संयोजन वेरिएंट “ते” या “आकाशगंगा” कि ऐसा कभी नहीं होगा बिना “ब्रसेल्स” और एक जोड़ी के तीन तीसरे पक्ष के स्थानीय आर्थिक या लेखांकन सॉफ्टवेयर के साथ अपनी स्वयं की वेबसाइट है करने के लिए प्रतिक्रिया और दस्तावेजों (आदेश, शिकायत, सुझाव, ...) ग्राहकों और भागीदारों से - एक आम स्थिति में, कर्मचारियों को लगातार व्यस्त दिनचर्या, और वहाँ है कोई लागत शामिल है.
गतिशीलता के उत्पादन की प्रक्रिया सुनिश्चित किया जा सकता है केवल द्वारा प्रभावी कार्यान्वयन की अपनी कार्यक्षमता है । में ही इस तरह के रूप में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के संगठन में एक उदाहरण - नकली के योग्य है, और के संदर्भ में की प्राप्ति खुद के व्यापार के विचारों - महान गतिशीलता के उत्पादन, आर्थिक और सामाजिक संकेतकों.
हर संगठन एक सूचना प्रणाली है कि होता है, और में मौजूद है एक ही परिवेश के वातावरण के साथ । बाहर से संगठन के दस्तावेजों के अंदर भी बनाने के लिए आवश्यक दस्तावेजों में से कुछ कर रहे हैं, जो नियंत्रित किया जाता है और बाध्यकारी है.
एक सरल ग्राफ दस्तावेज़ संगठन - उदाहरण के कैसे करने के लिए सब कुछ करते हैं. नियमों के नियमों पर काम, दैनिक दिनचर्या, अधिकारियों के कर्तव्यों के साथ - हमेशा की तरह आदर्श की बातें है, लेकिन बहुत कम लोगों को है, के विकास में लगे हुए पर विनियम "सूचना प्रणाली के संगठन."
से देखने का एक उद्देश्य बिंदु से, नेताओं को संगठन के द्वारा निर्देशित किया जा सकता, कुछ भी लिखने के लिए सभी प्रकार की स्थिति और नौकरी का विवरण है । लेकिन केवल इस हद तक घरेलू नियामक शस्त्रागार आवश्यकताओं को पूरा करती है, वास्तविकता की प्रभावशीलता पर निर्भर करता है और व्यावहारिकता के इस rulemaking.
कार्यप्रवाह प्रणाली एक उद्यम का एक अभिन्न हिस्सा है, सूचना के क्षेत्र में, कंपनी के फलस्वरूप पर विनियम "दस्तावेज़ प्रबंधन" है के लिए एक चयक पर "विनियमन सूचना प्रणाली के संगठन", लेकिन एक बहुत ही महत्वपूर्ण और सभी को जोड़ता है, अपने घटक तत्वों में एकीकृत जानकारी का शरीर है ।
यदि उपयोगकर्ता का इरादा रखता है करने के लिए बनाने का एक आदर्श उदाहरण वर्कफ़्लो संगठन में है, तो यह वास्तव में है, के विकास में लगे हुए एक सफल व्यवसाय के लिए लाभ और कल्याण के लिए हमारे कर्मचारियों.
एक सुविधा के आधुनिक राज्य में विकास कार्यक्रमों, विशेष रूप से, मामले में सबसे आगे के क्षेत्र में वितरित सूचना प्रोसेसिंग (उदाहरण के इंटरनेट प्रोग्रामिंग), यह है कि यह लगभग असंभव है बनाने के लिए मोबाइल अनुकूली आवेदन पत्र है ।
कार्य के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन संगठनों में - उदाहरण के लिए सरल है, लेकिन खुलासा. यहाँ गतिशीलता द्वारा विशेषता हैं:
<उल>कोड लिखने के लिए भिन्न हो सकते हैं कि में परिवर्तन के अनुसार डेटा और एल्गोरिदम, बहुत मुश्किल है । निवेश के समय और संसाधनों की नहीं हर संगठन के लिए उपलब्ध है.
दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए उद्यम के लिए की समस्या का इलेक्ट्रॉनिक संस्करण के लिए प्रासंगिक है, सरल, उदाहरण और व्यावहारिक है । जटिलता का कारण बनता प्रक्रिया के डिजाइन कोड के लिए सक्षम गतिशील परिवर्तन. समस्या यह भी है विकास का समय है.
ध्यान देने योग्य दस्तावेजों उदाहरण के लिए, संगठन से संबंधित करने के लिए संघीय कर सेवा, संघीय प्रवासन सेवा, "रूस के मेल", आदि. इसके अलावा, यह आवश्यक नहीं है करने के लिए प्रणाली के डिजाइन में सटीक अनुसार, यह पर्याप्त है करने के लिए आधार के रूप में उपयोग के लिए संरचना और सामग्री के दस्तावेजों का उपयोग करने के लिए एक आम प्रसंस्करण तर्क है.
और तब दस्तावेज़ प्रवाह में संगठन = = उदाहरण: + सुविधाओं के लिए खुद के व्यापार के विचारों. पहली सन्निकटन में, परिणाम व्यावहारिक नहीं होगा, लेकिन के रूप में जल्द ही के रूप में परिचय के लिए कार्यों के क्रियान्वयन के चक्र के अपने निर्णय अपरिवर्तनीय हो जाएगा और उचित ध्यान के साथ परिणाम हासिल हो जाएगा.
के निर्माण के लिए एक सूचना प्रणाली से निपटने में सक्षम गतिशील रूप से बदलने के बारे में जानकारी, मुख्य रूप से गतिशीलता, के निर्माण की प्रक्रिया है ।
जब तक तो फिर, वहाँ कोई नहीं है की स्थापना की मशीन के लिए उपयुक्त परिवर्तन करने के लिए, इनकमिंग और आउटगोइंग और आंतरिक दस्तावेजों, और कोड प्राप्त नहीं होगा, आप को बदलने की क्षमता के साथ हस्तक्षेप के बिना एक प्रोग्रामर, के बारे में बात करने के तथ्य के निर्माण प्रणाली के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ संचलन संभव नहीं होगा.
हालांकि, आविष्कार करने के लिए और लागू करने की अपनी प्रणाली के लिएबढ़ाने के लिए जानकारी की प्रक्रिया का संगठन है, इसे सफल बनाने के लिए शानदार और एकदम सही है ।
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Alin Trodden - लेख के लेखक, संपादक
"हाय, मैं कर रहा हूँ Alin दलित. मैं ग्रंथ लिखता हूं, किताबें पढ़ता हूं, और छापों की तलाश करता हूं । और मैं आपको इसके बारे में बताने में बुरा नहीं हूं । मैं दिलचस्प परियोजनाओं में भाग लेने के लिए हमेशा खुश हूं."
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