Система управління запасами на підприємстві

Управління запасами є важливою частиною політики управління наявними на підприємстві оборотними активами. Основна мета – забезпечити безперебійність процесів виробництва і реалізації продукції і при цьому мінімізувати сукупні витрати, що йдуть на обслуговування запасів. І на цьому позначилася автоматизація. Допомагає нам система управління запасами на підприємстві.

Загальна інформація

До запасів відносять не тільки матеріали і сировина, які необхідні для здійснення виробничого процесу, але і неготову продукцію і товари, що можуть бути реалізовані. Важливим є контролювання їх обсягу. Страхові запаси повинні бути завжди, адже сезонні сплески споживчого попиту і перебої з постачанням ще ніхто не відміняв. А все це може негативно позначитися на фінансовому результаті діяльності. Звичайно, слід зазначити, що це можна віднести і до запасів, але з іншого боку – вони забезпечують стійкість і ліквідність підприємства. Якщо ж буде спостерігатися дефіцит, то зупиниться виробництво, будуть падати обсяги реалізації, а може виникнути і така ситуація, що доведеться купувати партію сировини або матеріалів за завищеною ціною. Як наслідок – підприємство недоотримає можливий прибуток. Також із-за того, що запаси є ліквідними активами, їх зменшення призведе до погіршення поточного нормативного стану підприємства. Але тут потрібно дотримуватися золотої середини. Так, надлишок запасів може призвести до того, що збільшаться витрати на їх зберігання, доведеться переплачувати податок на майно. Також можна недоотримати можливі доходи з-за того, що фінансові ресурси будуть заморожені в сировині і матеріалах. Крім цього, не слід випускати з уваги і те, що вони схильні до морального старіння і фізичного псування.

Підходи

Говорячи про управління запасами, необхідно відзначити, що перед керуючим ланкою стоїть вибір з трьох планів діяльності щодо формування запасів. Вони відрізняються різним рівнем прибутковості і ризиків:

1. Консервативний підхід. У ньому ставка робиться не тільки на задоволення всієї існуючої потреби в сировині, матеріалах і напівфабрикатах. Також передбачається створення великих резервів на випадок перебоїв з постачанням, погіршення умов, в яких виробляється продукція, виникають затримки, пов'язані з інкасацією дебіторської заборгованості, активізується попит покупців. Використання цього підходу негативно позначається на рівні рентабельності і позитивно - на можливий ризик.
2. Помірний підхід. Передбачає створення резервів для найбільш типових збоїв, що можуть виникнути при операційної діяльності підприємства. Розрахунки в даному випадку будуються на даних попередніх років. У цьому випадку передбачається середній рівень рентабельності і ризиків.
3. Агресивний підхід. У даному випадку забезпечується мінімальний рівень запасів (хоча вони можуть і повністю бути відсутнім). Якщо під час здійснення операційного процесу не виникне збій, то підприємство отримає найкращий результат ефективності. Але при появі проблем підприємство несе значні фінансові втрати. Таким чином, можна отримати найбільший прибуток, але існує значний ризик збитків.

Модель управління: чинники

Все, що було до цього – теоретична підготовка. Зараз нами буде розглянута розробка системи управління запасами для підприємства. Для цього нам необхідно враховувати ряд факторів:

1. Умови, за якими купуються запаси (обсяги поставок, частота замовлень, пільги та знижки).
2. Особливості реалізації готової продукції (стан попиту, надійність і розвиток дилерської мережі, зміна рівня продажів).
3. Характерні нюанси виробничого процесу (особливості технології створення, тривалість підготовки і безпосереднього забезпечення продукції).
4. Витрати, які виникають під час зберігання запасів (заморожування коштів, можлива псування, складські витрати).

Система управління запасами на підприємстві може бути побудована на кількох конкретизованих методи. Кожен з них має свої специфічні особливості.

Модель Уілсона

Використовується для того, щоб управління запасами в логістичній системі було оптимізовано по максимуму. Вона може бути застосована для отримання відповіді на такі питання: які запаси повинні бути; який обсяг матеріалів та сировини потрібен на одиницю часу; оптимальний розмір поставок. Крім них розглядаються й інші положення, які необхідно вирішити. По моделі Уілсона можна математичними засобами переконатися, що підприємство зацікавлене в тому, щоб сировина, матеріали і товари замовляти якомога більшими партіями. В такому випадку будуть мінімізовані витрати на транспортні витрати, оформлення тощо. А це безпосередньо буде впливати на рентабельність підприємства. Також вона дозволяє підібрати мінімальнодопустимий нормативний рівень запасів, які дозволять уникнути високих операційних витрат, що йдуть на зберігання сировини, матеріалів і напівфабрикатів. Які ж є параметри системи управління запасами в даному випадку? Для повноцінного використання моделі необхідно знати:

1. Що вона може бути застосована тільки для одного виду товарів. При цьому його кількість повинна безперервно вимірюватися.
2. Рівень попиту на конкретний товар, який постійний в часі.
3. Виробництво продукції здійснюється окремими партіями.
4. Замовлення приходять окремою поставкою, що тягне за собою додаткові витрати.
5. Витрати запасів відбуваються безперервно.
6. Доставка і витрати на замовлення є сталими величинами (або необхідно вивести середнє число). Причому в даному випадку маються на увазі транспортні, операційні та інші витрати.
7. Не розглядаються випадки з додатковими поставками товарів та знижки за великий обсяг замовлень.

Що використовується на практиці?

Які основні системи управління запасами застосовуються? У чому полягають їх особливості? Давайте розглянемо це на прикладі. І в якості досліджуваного об'єкта виступить система контролю над запасами ABC. Вона побудована на об'ємно-вартісному аналізі, який поділяє всі види запасів на певні групи залежно від величин реалізації та отримуваного прибутку. У багатьох випадках може виявитися, що 70-80% всіх продажів випадає на 10-20% товарів. Це принцип Парето в дії. У таких випадках система управління запасами пропонує зосередитися на найбільш важливих вироби та товари, а також ефективно ними керувати, щоб не витрачати зайві кошти на менш важливі напрямки. В рамках системи велику важливість мають вартість, обсяг і частота витрачання, наслідки при нестачі певного сировини тощо. Поділ здійснюється на різні категорії. Давайте ж ми їх і розглянемо.

Класифікація категорій системи АВС

Всього їх існує три:

1. Категорія А. Сюди відносять найбільш дорогі види запасів, які мають тривалий цикл використання. Вони вимагають наявності постійного моніторингу, оскільки в разі їх нестачі будуть серйозні фінансові наслідки. Щоб визначити, коли слід оптимально здійснювати їх завезення, використовують описану вище модель Уілсона. Конкретні товарно-матеріальні цінності, як правило, є в досить обмеженій кількості і вимагають щотижневого контролю.
2. Категорія Ст. Сюди включені товарно-матеріальні цінності в питанні забезпечення безперебійного операційного процесу і формування кінцевого фінансового результату. Як правило, запаси з даної групи контролюють лише 1 раз за місяць.
3. Категорія С. Система управління товарними запасами АВС сюди відносить всі товарно-матеріальні цінності, що володіють низькою вартістю і які не відіграють значної ролі у формуванні кінцевого фінансового результату. Обсяг закупівель у даному випадку буде досить великим. Контроль руху запасів здійснюється, як правило, не частіше ніж один раз на квартал.

Оцінка вартості запасів

На практиці для цієї мети можуть використовуватися наступні методи:

1. LIFO. В даному випадку згладжується вплив інфляції, коли формується прибуток. Цей метод підійде в тому випадку, якщо необхідно мати об'єктивну оцінку отриманого результату. Позитивною стороною є і те, що він дозволяє зменшити розмір величини податку на майно.
2. FIFO. Позитивно впливає на ліквідність, зменшує витрати і збільшує прибуток.

Підсумуємо

Що ж собою представляє система управління запасами? Це повноцінний комплекс заходів, які спрямовані на те, щоб створювати і поповнювати запаси, а також організувати безперервний контроль і оперативне планування постачань. Велику роль тут відіграє зворотній зв'язок, а точніше те, як вона реалізована. Найкращий результат – це коли представники керівної ланки можуть оперативно одержувати всі необхідні дані, приймати рішення і реалізовувати їх. Для цього широко використовуються засоби автоматизації. Для пояснення пристрою можна попрацювати з трирівневою моделлю.

Реалізація

На першому рівні інформація про матеріальний запас системи управління запасамиформується завдяки складських програм і баз даних. Завдяки їм можна отримати всі відомості про рух сировини, матеріалів і напівфабрикатів, а також інформацію про завантаження чи відвантаження чогось. Другий рівень системи формується з різних моделей управління запасами. Вони використовують весь необхідний математичний апарат, який дозволяє оцінювати поточний стан запасів і розробляти рекомендації щодо ефективного управління. На третьому рівні використовується модель управління фінансами, а також реалізовані в програмному вигляді обмеження, що дозволяють контролювати фінансовий стан запасів. В даному випадку оцінюється економічна ефективність прийнятих рішень, визначаються джерела для придбання сировини і матеріалів. Крім цього, дана модель займається загальною фінансовою стратегією управління запасами. Наявність програмної реалізації та засобів автоматизації дозволяє суттєво збільшити рівень ефективності і в кінцевому підсумку заощадити на штаті економічних працівників.

Поліпшення

Активно постає питання: а як можна провести удосконалення системи управління запасами? Для початку необхідно подбати про те, щоб потрібна інформація була доступна в будь-який момент часу. У цьому неоціненну допомогу можуть надати хмарні технології. Вони дозволять отримати дані з довільної точки земної кулі – тільки був би інтернет. До того ж самі передові системи управління запасами володіють алгоритмами розрахунку витрат сировини і матеріалів. Тому вони можуть надавати високоякісні прогнози і рекомендації, коли необхідно поповнювати склади. У такому випадку роль окремої людини зводиться тільки до оформлення замовлень і до стеженню за нормальною роботою системи.

Створюємо АСУ

Припустимо, створюється автоматизована система управління. У такому разі для алгоритму значну важливість будуть представляти наступні фактори:

1. Виробничі потужності.
2. Необхідний розмір запасів для нормального функціонування підприємства.
3. Обсяг продукції, що виробляється за певні періоди часу (такими є день, тиждень, місяць). В окремих випадках може навіть в якості основи прийматися рік.
4. Рівень запасів на момент введення системи в дію.
5. Періодичність здійснення доставок.

MRP

Це теж система управління запасами. Ми розглянемо її в якості альтернативи раніше згаданої АВС. Існують дві конфігурації: MRP-1 і MRP-2. У першій обробляється і коригується інформація про прихід, руху і витрата запасів. Також надаються стратегії поповнення і контролю по кожній позиції. Щоб вирішувати завдання управління, є спеціальний файл замовлень, в якому міститься вся інформація. MRP-2 вигідно відрізняється більш широкою номенклатурою виконуваних функцій. У неї включені виробниче і фінансове планування, а також логістичні операції. Аналіз системи управління запасами дозволяє знати, де, що і скільки їсти.

Висновок

Система управління запасами необхідна для кожного підприємства, яке планує тривалий час успішно функціонувати. Адже вона дозволяє здійснювати функцію контролю і поповнення резервів. Чималу роль як структурний елемент відіграють засоби автоматизації. Можна сміливо говорити про те, що вони поступово будуть вдосконалюватися, і в майбутньому ми зможемо побачити цю структурну частину підприємства у якості автономної системи, яка потребує тільки в налаштуванні. Здійснювати діяльність вона зможе самостійно.