У чому полягають посадові обов'язки секретаря

Дата:

2020-06-03 14:30:07

Перегляди:

388

Рейтинг:

1Дизлайк 0Любити

Поділитися:

Table of contents:

Для того щоб чітко визначити посадові обов'язки секретаря, необхідно знати, про кого саме йде мова. Адже цю посаду можна розглядати в кількох ракурсах. Відомий, наприклад, секретар-референт як офісний службовець, Генеральний секретар як керівник (голова) якоїсь організації, Державний секретар як держслужбовець, секретар як дипломатичне обличчя, секретар керівника як службовець і інші варіанти. Найчастіше, згадуючи цю посаду, мають на увазі службовця, який виконує завдання (доручення) як директора підприємства, так і окремих керівників його структурних підрозділів. Виходить, що посадові обов'язки секретаря в цьому випадку зводяться до виконання разових доручень для вирішення організаційних і технічних питань.

Що зобов'язаний знати і повинен робити секретар

посадові обов'язки секретаряЩодня секретар повинен виконувати наступні функції:

  1. Приймати інформацію від підлеглих для передачі її керівнику.
  2. Організовувати телефонний зв'язок керівника. У його відсутність приймати інформацію, а потім доводити її до відома директора.
  3. Брати і вести облік телефонограм.
  4. Створювати умови для нормальної роботи керівника: стежити за потребою в канцтоварах та оргтехніки.
  5. Надавати допомогу в організації виробничих нарад і зборів. Доводити до учасників дату, місце і час заходу. Збирати необхідні матеріали, забезпечувати явку присутніх і вести протокол зборів.
  6. Вести діловодство на підприємстві. Для цього секретар повинен здійснювати прийом, систематизацію вхідної кореспонденції і передавати її на розгляд керівництва. Потім на підставі накладеної візи передавати документи виконавцям під розпис. В посадові обов'язки секретаря входить також контроль над ходом, термінами і результатом їх виконання.
  7. Виконувати роботи по роздруківці та розмноженню документів.
  8. Організовувати прийом відвідувачів до керівника компанії і по можливості створювати умови для швидкого вирішення питань.

Для того щоб виконати ці на перший погляд прості посадові обов'язки секретаря, працівник повинен знати:

  • весь склад керівництва підприємства і його структурних підрозділів;
  • статут, штати і структуру підприємства, його профіль, перспективи розвитку та спеціалізацію;
  • нормативні документи для належного ведення діловодства;
  • правила користування засобами оргтехніки і зв'язку;
  • правила ВТР, ВІД, пожежної безпеки та промислової санітарії;
  • правила організації праці на робочому місці;
  • нормативні і правові акти, накази, постанови, розпорядження з планування, обліку і управління якістю виконуваних робіт.

посадові обов'язки секретаря-діловода

Специфіка діловода

Якщо мова йде про понад конкретної, вузької спеціалізації, то справа йде трохи інакше. Взяти, приміром, посадові обов'язки секретаря-діловода. В самій назві посади чітко визначений аспект виконуваної роботи. Зазвичай на кожному підприємстві вже є посадова інструкція, у якій вказуються напрямки діяльності спеціаліста з діловодства. Якщо такої вказівки немає, то краще її створити. Для цього варто скористатися кваліфікаційним довідником, у якому є приблизні зразки. Після цього стандартний варіант обов'язково потрібно доопрацювати стосовно для конкретної організації з урахуванням специфіки і внутрішніх особливостей. В цілому, в обов'язки секретаря-діловода повинні чітко простежуватися 3 основних напрямки:

  1. Робота з кореспонденцією. Прийом, обробка її сучасними способами і своєчасна відправка.
  2. Правильне ведення внутрішньої документації.
  3. Реєстрація, суворий облік і передача документів в архів на зберігання.

посадові обов'язки секретаряреферента

Особливості роботи референта

На деяких підприємствах вводиться в штат така посада, яка включає в себе широке коло обов'язків: від «столу довідок» до «помічника директора». Такий фахівець повинен володіти різнобічними знаннями і добре володіти обстановкою. Посадові обов'язки секретаряреферента трохи розширені у зв'язку зі збільшенням повноважень. В цілому, це – звичайна робота секретаря, але слово «референт» вносить деякі доповнення в стандартний список. Зокрема, секретар-референт може самостійно вести прийом відвідувачів з деяких питань. Володіючи певною інформацією, він узмозі самостійно приймати рішення. Крім цього, референт виконує відповідальні доручення керівника щодо господарської діяльності організації (підприємства). Іноді секретареві-референтові ставлять в обов'язки ведення кадрового діловодства. Робиться це лише тоді, коли загальний обсяг роботи дозволяє виконувати додаткові обов'язки.


Article in other languages:

AR: https://tostpost.com/ar/business/22550-what-are-the-duties-of-the-secretary.html

BE: https://tostpost.com/be/b-znes/40007-u-chym-skladayucca-sluzhbovyya-abavyazk-sakratara.html

DE: https://tostpost.com/de/business/39539-was-sind-die-aufgaben-des-sekret-rs.html

En: https://tostpost.com/business/33806-what-are-the-duties-of-the-secretary.html

ES: https://tostpost.com/es/centro-de/39288-en-que-consisten-los-cargos-de-secretario-general.html

HI: https://tostpost.com/hi/business/24178-what-are-the-duties-of-the-secretary.html

JA: https://tostpost.com/ja/business/22131-what-are-the-duties-of-the-secretary.html

KK: https://tostpost.com/kk/biznes/40410-ma-ayymny-hatshysyny-lauazymdy-m-ndetter.html

PL: https://tostpost.com/pl/biznes/42235-co-sk-ada-si-na-zakres-obowi-zk-w-sekretarza.html

PT: https://tostpost.com/pt/neg-cios/41861-quais-s-o-as-responsabilidades-do-trabalho-de-secretariado.html

TR: https://tostpost.com/tr/business/36945-nelerdir-g-rev-ve-sorumluluklar-sekreter.html

ZH: https://tostpost.com/zh/business/37841-what-are-the-duties-of-the-secretary.html






Alin Trodden - автор статті, редактор
"Привіт, Я Алін Тродден. Я пишу тексти, читаю книги і шукаю враження. І я непогано вмію розповідати вам про це. Я завжди радий брати участь у цікавих проектах."

Примітка (0)

Ця стаття не має коментарів, будьте першим!

Додати коментар

Новини

Причини і наслідки міжнародного руху факторів виробництва

Причини і наслідки міжнародного руху факторів виробництва

Минулого століття охарактеризувався справжнім проривом у справі міжнародного руху факторів виробництва. Це пов'язано з багатьма причинами, але в першу чергу слід назвати зростаючу потребу в розширенні бізнесу, його раціоналізації,...

Державні службовці - це суб'єкти певних правовідносин

Державні службовці - це суб'єкти певних правовідносин

Дуже довгий час у таких понять, як «службовці» і «федеральні державні службовці», відсутній правовий статус. Дані терміни зовсім не досліджувалися і не розглядалися по суті. Відсутність вирішення даного пит...

Виробничий менеджмент - це ефективний інструмент управління підприємством

Виробничий менеджмент - це ефективний інструмент управління підприємством

Управління може бути віднесено до понять, які знайомі більшості з дитинства. У минулому столітті отримала життя наука, вивчення якої спрямовано на загальні управлінські принципи незалежно від місця управління і ставлення до об'єкт...

Що собою представляють посадові інструкції вантажника

Що собою представляють посадові інструкції вантажника

Науково-технічний прогрес і стрімкий розвиток виробництва накладають свій відбиток практично на всі сфери діяльності людини. Якщо раніше від простого вантажника потрібні тільки сила і витривалість, то зараз він повинен бути справж...

Оптичні кабелі: переваг більше, ніж недоліків

Оптичні кабелі: переваг більше, ніж недоліків

У сімдесяті роки стало дуже модним мати в спальні нічник, що складається з напівсферичної підставки і стирчить з неї пучка хвилеводів. В темряві ця конструкція випромінювала неяскраве світло у вигляді невеликих крапок, що горять н...

Як зробити презентацію в домашніх умовах: корисні поради

Як зробити презентацію в домашніх умовах: корисні поради

останнім часом презентації широко поширені у всіх сферах діяльності людини. Деякі вважають їх цілим мистецтвом, яке доступне не кожному. Насправді все не так складно, як може здатися. Звичайно, потрібно вивчити інформацію, розібра...