У чым складаюцца службовыя абавязкі сакратара

Для таго каб дакладна вызначыць службовыя абавязкі сакратара, неабходна ведаць, пра каго менавіта ідзе гаворка. Бо гэтую пасаду можна разглядаць у некалькіх ракурсах. Вядомы, напрыклад, сакратар-рэферэнт як офісны служачы, Генеральны сакратар як кіраўнік (кіраўнік) нейкай арганізацыі, Дзяржаўны сакратар як дзяржслужачы, сакратар як дыпламатычнае твар, сакратар кіраўніка, як слуга і іншыя варыянты. Часцей за ўсё, згадваючы гэтую пасаду, маюць на ўвазе служачага, які выконвае заданні (даручэння) як дырэктара прадпрыемства, так і асобных кіраўнікоў яго структурных падраздзяленняў. Атрымліваецца, што службовыя абавязкі сакратара ў гэтым выпадку зводзяцца да выканання разавых даручэнняў для вырашэння арганізацыйных і тэхнічных пытанняў.

Што абавязаны ведаць і павінен рабіць сакратар

Штодня сакратар павінен выконваць наступныя функцыі:

1. Прымаць інфармацыю ад падначаленых для перадачы яе кіраўніку.
2. Арганізоўваць тэлефонную сувязь кіраўніка. У яго адсутнасць прымаць інфармацыю, а затым даводзіць яе да ведама дырэктара.
3. Прымаць і весці ўлік тэлефанаграма.
4. Ствараць умовы для нармальнай працы кіраўніка: сачыць за патрэбай у канцтаварах і аргтэхніку.
5. Аказваць дапамогу ў арганізацыі вытворчых нарад і сходаў. Даводзіць да ўдзельнікаў дату, месца і час мерапрыемства. Збіраць неабходныя матэрыялы, забяспечваць яўку прысутных і весці пратакол сходу.
6. Весці справаводства на прадпрыемстве. Для гэтага сакратар павінен ажыццяўляць прыём, сістэматызацыю уваходнай карэспандэнцыі і перадаваць яе на разгляд кіраўніцтва. Затым на падставе накладзенай візы перадаваць дакументы выканаўцам пад роспіс. У службовыя абавязкі сакратара ўваходзіць таксама кантроль над ходам, тэрмінамі і вынікам іх выканання.
7. Выконваць работы па раздрукоўцы і размнажэння дакументаў.
8. Арганізоўваць прыём наведвальнікаў да кіраўніка кампаніі і па магчымасці ствараць умовы для хутчэйшага вырашэння пытанняў.

Для таго каб выканаць гэтыя на першы погляд простыя службовыя абавязкі сакратара, работнік павінен ведаць:

• увесь склад кіраўніцтва прадпрыемства і яго структурных падраздзяленняў;
• статут, штаты і структуру прадпрыемства, яго профіль, перспектывы развіцця і спецыялізацыю;
• нарматыўныя дакументы для належнага вядзення справаводства;
• правілы карыстання сродкамі аргтэхнікі і сувязі;
• правілы АЎТ, АД, пажарнай бяспекі і прамысловай санітарыі;
• правілы арганізацыі працы на працоўным месцы;
• нарматыўныя і прававыя акты, загады, пастановы, распараджэнні па планаванню, ўліку і кіраванні якасцю выконваемых работ.

Спецыфіка справавода

Калі гаворка ідзе аб больш канкрэтнай, вузкай спецыялізацыі, то справа ідзе некалькі інакш. Узяць, да прыкладу, службовыя абавязкі сакратара-справавода. У самой назве пасады выразна вызначаны аспект выконваемай працы. Звычайна на кожным прадпрыемстве ўжо маецца службовая інструкцыя, у якой пазначаныя напрамкі дзейнасці спецыяліста па справаводству. Калі такой інструкцыі няма, то лепш яе стварыць. Для гэтага варта скарыстацца кваліфікацыйным даведнікам, у якім маюцца прыблізныя ўзоры. Пасля гэтага стандартны варыянт абавязкова трэба дапрацаваць дачыненні для канкрэтнай арганізацыі з улікам спецыфікі і ўнутраных асаблівасцяў. У цэлым, у абавязкі сакратара-справавода павінны выразна прасочвацца 3 асноўных напрамкі:

1. Праца з допісам. Прыём, апрацоўка яе сучаснымі спосабамі і своечасовая адпраўка.
2. Правільнае вядзенне ўнутранай дакументацыі.
3. Рэгістрацыя, строгі ўлік і перадача дакументаў у архіў на захоўванне.

Асаблівасці працы рэферэнта

На некаторых прадпрыемствах ўводзіцца ў штат такая пасада, якая ўключае ў сябе шырокі круг абавязкаў: ад «стала даведак» да «памочніка дырэктара». Такі спецыяліст павінен валодаць рознабаковымі ведамі і добра валодаць сітуацыяй. Службовыя абавязкі секретаряреферента трохі пашыраныя ў сувязі з павелічэннем паўнамоцтваў. У цэлым, гэта – звычайная праца сакратара, але слова «рэферэнт» уносіць некаторыя дапаўненні ў стандартны спіс. У прыватнасці, сакратар-рэферэнт можа самастойна весці прыём наведвальнікаў па некаторых пытаннях. Валодаючы пэўнай інфармацыяй, ён устане самастойна прымаць рашэнні. Акрамя гэтага, рэферэнт выконвае адказныя даручэнні кіраўніка адносна гаспадарчай дзейнасці арганізацыі (прадпрыемствы). Часам сакратару-рэферэнту ставяць у абавязкі вядзенне кадравага справаводства. Робіцца гэта толькі тады, калі агульны аб'ём працы дазваляе выконваць дадатковыя абавязкі.