क्या कार्यप्रवाह है? की मात्रा दस्तावेज़ संचलन, आंदोलन, लेखा और दस्तावेजों के भंडारण के

तारीख:

2018-07-16 01:10:28

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हर कंपनी अपने खुद के कार्यप्रवाह. उचित संगठन के साथ, संगठन बढ़ेगी. और इस पर लागू होता है के लिए कागज और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों. की मात्रा दस्तावेज़ प्रवाह में कंपनियों को आम तौर पर अधिक है, तो सभी नियमों के क्षेत्र के लिए नियुक्त जिम्मेदार व्यक्ति है ।

परिभाषा

क्या है, वर्कफ़्लो वर्कफ़्लो? इस प्रक्रिया में शामिल की तैयारी, बातचीत, स्वीकृति, स्थानांतरण और भेजने के प्रलेखन । इसके अलावा, यह परिभाषित किया गया है के रूप में आंदोलन के गठन से पुनः प्राप्त करने के लिए या स्थानांतरित करने के लिए पुरालेख दस्तावेजों.

वर्कफ़्लो वर्कफ़्लो

दस्तावेजों को खुद कर रहे हैं:

1. के बाहर – से आते हैं, अन्य संस्थानों.

2. निवर्तमान और ndash; भेजा जाता है कंपनी के बाहर.

3 है । आंतरिक और ndash; बनाया है और रहते हैं कंपनी के भीतर.

इन श्रेणियों स्थापित करने के बारे में जानकारी के प्रवाह के साथ विभिन्न दिशा-क्षैतिज और ऊर्ध्वाधर । पहले का मतलब है कि कागज और इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलें ले जाकर के बीच डिवीजनों 1 स्तर. दूसरे से जोड़ता है इकाइयों के विभिन्न स्तरों है.

बारीकियों के कार्यप्रवाह और मात्रा के दस्तावेजों उद्यमों पर भिन्न हो सकती है । आधुनिक परिस्थितियों में, कागज के द्वारा बदल दिया गया था इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलें. लेकिन ज्यादातर कंपनियों के काम पर एक मिश्रित प्रणाली.

रूपों

बुनियादी नियम के लिए संबंधित संगठन के दस्तावेज, दस्तावेजों की संख्या, यह माना जाता है अनुकूलन. यह महत्वपूर्ण है को कम करने के लिए मध्यवर्ती “बंद” में तेजी लाने के लिए आंदोलन की प्रतिभूतियों.

योजना दस्तावेज़

वहाँ रहे हैं 3 रूपों, कार्यप्रवाह:

1. केंद्रीय रूप से नियंत्रित किया जाता है । पत्रों एक जगह में हैं. यह आमतौर पर सचिवालय या कार्यालय. इन विभागों की एक किस्म प्रदर्शन कर्तव्यों से संबंधित पंजीकरण करने के लिए, प्रसंस्करण, भंडारण की प्रतिभूतियों.

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2. विकेन्द्रीकृत है । कागजात में केंद्रित कर रहे हैं कुछ इकाइयों जहां आवश्यक कार्रवाई प्रदर्शन कर रहे हैं. इस रूप में स्वीकार्य करने के लिए कंपनी है, जो में कोई विभाजन नहीं है, और है स्थित में एक दूरस्थ दूरी है ।

3 है । संयुक्त. की विशेषताएं है, पिछले प्रकार है ।

का चयन एक फार्म के आकार और संरचना फर्म है । के लिए उदाहरण के लिए, एक छोटी सी कंपनी की जरूरत केंद्रीकृत है, जहां यह काम किया गया है सचिव-दिग्दर्शन है । में बड़ी कंपनियों में मिश्रित रूप में विशेष कर रहे हैं सेवाओं के आरोप में कार्यवाही. विकेन्द्रीकरण प्रासंगिक है, जहां वहाँ रहे हैं कई कार्यालयों के दूध के भंडारण के कागजात.

सिद्धांतों

के बारे में गलत निष्पादन के कार्यप्रवाह को दिखाने में देरी, अनुचित शिपिंग के कागजात. इस विघटन करने के लिए सुराग के उद्यम का काम है । इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि वर्कफ़्लो प्रक्रिया के निम्नलिखित सिद्धांतों:

1. स्पष्टता. इसका मतलब है कि कागजात होना चाहिए एक स्पष्ट दिशा के बिना बाधाओं. इसलिए, कंपनियों की जरूरत है का पालन करने के लिए एक निश्चित पैटर्न है ।

2. निरंतरता. प्रदान करना चाहिए के लिए निरंतर आंदोलन के बारे में जानकारी का प्रवाह है.

3 है । ताल । की स्थापना के बिना प्रसंस्करण समय की प्रतिभूति नहीं होगा एक चिकनी ऑपरेशन की फर्म है । नियमन की अनुमति देता है को विनियमित करने के लिए इस क्षेत्र है.

4. समानांतर. इस सिद्धांत के बिना नहीं होगा परिचालन और समन्वित काम करते हैं । एक ही प्रक्रिया निष्पादित नहीं है कई प्रतिभागियों द्वारा.

हालांकि सिद्धांतों स्वतंत्र हैं, वे interrelated रहे हैं एक दूसरे के साथ. अगर उनमें से एक भी परेशान किया जाएगा, वहाँ है, कलह में प्रणाली.

चरणों

आदेश कार्यप्रवाह शामिल है के पालन के लिए अपने सभी चरणों में. उनके निधन के समुचित संचालन सुनिश्चित करता है किसी भी संगठन के हैं । उद्यम में कार्य करना चाहिए एक दस्तावेज़ स्कीमा. प्रसंस्करण चरणों में शामिल हैं:

1. तैयारी और अभिलेखों के निरीक्षण के लिए जिम्मेदार व्यक्ति है ।

2. समन्वय की जानकारी है ।

3 है । हस्ताक्षर करने के लिए प्रतिभूतियों.

4. पंजीकरण.

5. कार्यों के निष्पादन के लिए.

6. डिजाइन के साथ.

7. को नष्ट करने और भेजने के लिए संग्रह.

ई-संग्रह

विदेशी प्रतिभूतियों कर रहे हैं 2 धाराओं: निवर्तमान और आने वाली है । आउटबाउंड प्रलेखन है:

1. संकलन और मान्य है.

2. अनुमोदन और हस्ताक्षर करने के लिए.

3 है । पंजीकरण और जारी की प्रतियां.

4. भेजा है.

आने वाली दस्तावेजों के साथ निम्न दस्तावेज़ स्कीमा:

1. आगमन, स्वागत कक्ष.

2. विचार है ।

3 है । रेफरल के विचार के लिए.

4. प्रदर्शन.

5. डिजाइन की रिपोर्ट ।

6. स्थानांतरित करने के लिए संग्रह.

संगठन

उचित संगठन के लिए वर्कफ़्लो नियम बनाया है, के कार्यान्वयन की अनुमति देगा जो आप को चलाने के लिए निम्नलिखित सिद्धांतों:

1. की संख्या को कम करने सेवाओं पास के माध्यम से प्रतिभूतियों.

2. संख्या में कमी के रिटर्न, यह आवश्यक है करने के लिए का पालन करने के लिए अनुक्रम के दस्तावेज़ प्रसंस्करण.

3 है । चलती है और हैंडलिंग में एक ही नियम द्वारा.

दस्तावेज़ पुरालेख

के साथ नियमन के कार्यान्वयन को प्राप्त होगा मुख्य लक्ष्य कार्यालय के – दक्षता और प्रभावशीलता. तुम गड़बड़ अगर, इस क्षेत्र में काम नहीं होगा उच्च गुणवत्ता.

रिकॉर्ड

कार्यप्रवाह में व्यक्त किया जाता है की कुल संख्या प्राप्त दस्तावेजों से उद्यम और इसे बनाया के लिएएक निश्चित अवधि है. इस अवधि मान लिया गया है की संख्या, मूल कागजात और मामलों के भीतर एक विशिष्ट समय है । दर्ज की गई और दस्तावेजों की प्रतियां द्वारा उत्पादित तकनीकी का मतलब.

परिणाम की गिनती जारी सारांश में, मदद करते हैं । विकास के अपने रूपों के संगठन. उदाहरण के लिए, प्रत्येक उद्यम को संचालित कर सकते हैं अपने स्वयं के आवृत्ति की गणना कार्यप्रवाह: के लिए प्रत्येक महीने, सप्ताह, महीने, तिमाही. परिणाम राशि के संयंत्र का उपयोग करता है के कर्मचारियों के आकार और संरचना के सेवा रिकॉर्ड रखने. तो लेखांकन दस्तावेज़.

संस्करण

जब दस्तावेज़ द्वारा प्राप्त किया गया था एक कंपनी के लिए दिया जाना चाहिए प्रासंगिक निशान. इसे असाइन किया गया है एक अनुक्रम संख्या और तारीख. यह मुहर लगाई जा सकती है । तो कागज है कि आप चाहते हैं रजिस्टर करने के लिए, बनाने में विशेष आकार, इस तरह के रूप में एक लॉग इन करें ।

कार्यप्रवाह

धन्यवाद जानकारी के लिए संदर्भ प्रणाली दस्तावेजों को खोजने के लिए विभिन्न संकेतकों के अनुसार. वहाँ के रूप में दर्ज की गई है समय में, आप पा सकते हैं उन्हें समय पर प्रदर्शन. यह है के लिए इस जानकारी को नियंत्रित करने के लिए निष्पादन की प्रतिभूतियों. यह द्वारा किया जाता है, जिम्मेदार व्यक्तियों और छोटी कंपनियों –.

के लिए जिम्मेदारी के मुद्दों को संबोधित में पहचान दस्तावेज के साथ टिकी हुई है के नेतृत्व में विभागों. नियंत्रण से अधिक समय के निम्न मानता है:

1. निर्धारण के पंजीकरण दस्तावेजों में.

2. परीक्षण के कागजात.

3 है । भरने के कलाकारों की समाप्ति पर प्रदर्शन के मामले में.

4. की आवश्यकता है ।

5. बताए जिम्मेदार व्यक्तियों.

6. परिचय के प्रदर्शन डेटा.

7. प्रमाण पत्र जारी करने के लिए निष्पादन का नियंत्रण.

के द्वारा नियंत्रित की जरूरत है कि कागजात दिए जा करने के लिए और निष्पादन. के रूप में प्रशासनिक दस्तावेजों के अधीन नियंत्रण में माना जाता है, उसके निर्णय किया जाएगा द्वारा नजर रखी प्रत्येक आइटम.

भंडारण

गतिविधियों के पाठ्यक्रम में किसी भी उद्यम के दस्तावेज हैं, जो वैज्ञानिक और व्यावहारिक मूल्य है । उनमें से कई के बारे में जानकारी शामिल करने के लिए आवश्यक एक समस्या का समाधान. जानकारी के बाद प्रयोग किया जाता है, कागज अपने मूल्य खो रही है. और कुछ हो सकता है बनाए रखने के मूल्य के लिए कई वर्षों से है.

कार्यप्रवाह

मूल्य पर निर्भर करता है के बारे में जानकारी कागज संग्रहीत है:

1. अस्थायी रूप से और ndash; अप करने के लिए 10 साल है.

2. अस्थायी रूप से और ndash; 10 साल.

3 है । समय है ।

दूसरे और तीसरे प्रकार संग्रहीत किया जाता है 2 साल में इकाइयों. तब वे जाओ करने के लिए दस्तावेज़ पुरालेख. शेल्फ जीवन से निर्धारित किया जाता है रूपों: इलेक्ट्रॉनिक या कागज. पारंपरिक और डिजिटल आर्काइव एक ही सिद्धांत पर काम.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन

कुछ कंपनियों में, एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रसंस्करण और विनिमय के बीच प्राप्तकर्ताओं. इस पर बनाया गया है, डेटाबेस सर्वर है, जो है, जहां सभी जानकारी. पहुँच ब्राउज़र के माध्यम से. स्वीकार्य उपयोग के माध्यम से इंटरनेट और स्थानीय नेटवर्क.

दस्तावेज़

प्रलेखन डाउनलोड या बचा विशिष्ट फ़ोल्डर में, वितरित कर रहे हैं जो के आधार पर पदानुक्रम. निर्माण, संशोधन, विलोपन, आप सही व्यक्ति के साथ संपन्न, इस तरह की जिम्मेदारियों. अन्य मामलों में, यह हो जाएगा, अवैध कार्यों. इलेक्ट्रॉनिक पुरालेख के लिए डिज़ाइन किया गया के भंडारण के इलेक्ट्रॉनिक प्रतिभूति.

काम के संगठन के साथ दस्तावेजों के एक प्रमुख क्षेत्र में किसी भी व्यवसाय है । यह महत्वपूर्ण है कि वह काम किया है, और के आधार पर आयोजित वैधानिक सिद्धांतों. उसके बाद ही यह सुनिश्चित करता है की गतिविधियों को समन्वित कंपनी है.

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