Co to jest obieg dokumentów? Objętość obiegu dokumentów, ruch, ewidencjonowanie i przechowywanie dokumentów

W każdym zakładzie obowiązuje swój obieg dokumentów. Przy właściwej jego organizacji organizacja będzie pomyślnie się rozwijać. Dotyczy to papierowego i elektronicznego obiegu dokumentów. Objętość obiegu dokumentów w przedsiębiorstwach zazwyczaj duży, więc do przestrzegania wszystkich norm za tę sferę są przypisane osoby odpowiedzialne.

Określenie

Co to jest obieg dokumentów, objętość obiegu dokumentów? Proces ten zakłada opracowanie, uzgodnienie, odbieranie, wysyłanie wysyłanie dokumentacji. On również określany jako ruch od sporządzenia do uzyskania lub przenieść do archiwum dokumentów.

Same dokumenty są:

1. Znajdujących ó pochodzą od innych instytucji.

2. Wychodzących – są wysyłane poza granice firmy.

3. Wewnętrznymi ó tworzone są i pozostają wewnątrz firmy.

Kategorie Te określają документопотоки, z różnym naciskiem ó poziomej i pionowej. Pierwsza oznacza, że papieru i pliki elektroniczne realizują podróż między jednostkami 1 poziomu. Druga łączy jednostki różnych poziomów.

Niuanse obiegu dokumentów i objętość obiegu dokumentów w przedsiębiorstwach mogą się różnić. W nowoczesnych warunkach papierowe nośniki zostały zastąpione elektronicznymi plikami. Ale większość firm działa w systemie mieszanym.

Formularza

Główną zasadą, odnoszących się do organizacji obiegu dokumentów, ilości dokumentów, jest optymalizacja. Ważne jest, aby zmniejszyć pośrednie «stop» dla zapewnienia sprawności ruchu wartościowych.

Istnieją 3 formy organizacji obiegu dokumentów:

1. Scentralizowany. Papieru znajdują się w jednym miejscu. Zwykle stosuje się sekretariat lub kancelaria. Dane działy pełnią wiele obowiązków dotyczących rejestracji, przetwarzania, przechowywania papierów.

Bardziej:

Kwalifikacja pracowników na zgodność stanowiska: cele, zasady prowadzenia, wynik

Pracodawcy postrzegają zasady oceny pracowników jako formalność. Dokumentów normatywnych, przeznaczonych dla organizacji komercyjnych, nie produkuje. Certyfikacja jest wymagana tylko dla pracowników organizacji określonych w przepisach sfer działalno...

Broń palna ograniczony porażki

Nikt nie jest ubezpieczony od sytuacji, gdy trzeba bronić siebie lub swoich bliskich. Czasami sprawcy można przestraszyć tylko rodzajem broni. Zobaczmy, jakie są wymagania do samoobrony i czy konieczne jest pozwolenie na broń?Na terenie Federacj...

Ludność Iranu: liczebność, etniczny i religijny skład

Iran – jeden z najstarszych ośrodków cywilizacji światowej, a to z pewnością odbije się na składzie ludności. Człowiek nowoczesnego typu opanował terytorium tego kraju na przełomie środkowego i górnego paleolitu. W kształtowaniu etnicznej wizer...

2. Zdecentralizowane. Papieru koncentruje się w kilku działach, gdzie wykonywane są odpowiednie operacje. Ta forma jest dopuszczalna w tej firmie, w której występuje ani jedna jednostka, a które znajdują się na zdalnym odległości.

3. Mieszana. Ma cechy poprzednich gatunków.

Formularz wybierają w wielkości i strukturze firmy. Na przykład, dla małej firmy potrzebna jest scentralizowany, gdzie tej pracy zajmuje się sekretarz-referent. W dużych firmach w mieszanej formie tworzone są specjalne służby, zajmujące się sprawami. Decentralizacja istotne tam, gdzie znajduje się kilka biur doju i przechowywania wartościowych.

Zasady

O niewłaściwym wykonywaniu obiegu dokumentów świadczą opóźnienia, niewłaściwa obsługa papierów wartościowych. To prowadzi do zaburzeń funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dlatego ważne jest, aby proces obiegu dokumentów posiada następujące zasady:

1. Ostrość. Oznacza to, że wartościowych musi być wyraźny kierunek bez przeszkód. Dlatego w firmach trzeba przestrzegać określonego schematu ruchu.

2. Ciągłość. Musi mieć zapewnione warunki do ciągłego ruchu документопотока.

3. Cykl. Bez ustalenia terminów przetwarzania papierów wartościowych nie będzie sprawnego funkcjonowania firmy. Regulamin pozwala na regulację tę sferę.

4. Równoległość. Bez tej zasady nie będzie pamięci i pracy zespołowej. Jeden i ten sam proces nie odbywa się wieloma uczestnikami.

Choć zasady są samowystarczalni, są one połączone ze sobą. Nawet jeśli jeden z nich będzie przeszkadzał, występuje nieład systemu.

Etapy

Procedura obiegu dokumentów zakłada przestrzeganie wszystkich jego etapów. Ich przejście zapewnia prawidłowe funkcjonowanie każdej organizacji. W przedsiębiorstwie powinny działać schematu obiegu dokumentów. Do etapów obróbki obejmują:

1. Sporządzanie i weryfikację dokumentacji uŝytkownika.

2. Uzgodnienie szczegółów.

3. Podpisanie papierów.

4. Rejestrację.

5. Wykonywanie zadań.

6. Wygląd.

7. Zniszczenie i wysyłanie do archiwum.

Zewnętrzne papieru mają 2 strumienie: wychodzący i przychodzący. Przepływ dokumentacji odbywa się:

1. Sporządzanie i sprawdzanie.

2. Uzgodnienie i podpisanie.

3. Rejestrowanie i usuwanie kopii.

4. Wysyłanie.

U przychodzącej dokumentacji poniższy schemat obiegu dokumentów:

1. Przyjęcie, odbiór.

2. Egzamin, rejestracja.

3. Skierowanie na egzamin.

4. Rodzaj.

5. Wygląd raportu.

6. Przenoszenie do archiwum.

Organizacja

Dla prawidłowej organizacji obiegu dokumentów tworzone są zasady, których wykonanie pozwoli wykonać następujące zasady:

1. Minimalizacja liczby usług, przez które przechodzą papieru.

2. Zmniejszenie liczby zwrotów, czyli należy przestrzegać kolejności przetwarzania dokumentów.

3. Przenoszenie i przetwarzanie na jednolitych zasadach.

Z wykonaniem niniejszego regulaminu uda się osiągnąć główny cel biurowej ó efektywności i skuteczności. Za bałagan w tej dziedzinie praca w firmie nie będzie wysokiej jakości.

Rachunkowości

Pojemność obiegu dokumentów wyraża ogólną ilością dokumentów, otrzymanych na przedsiębiorstwo i stworzonych przez nią zapewien okres. Pod tym pojęciem przyjmuje się liczbę usuwania oryginalne wartościowych i wniosków o określonym czasie. Liczą się i kopie dokumentów, wykonanych za pomocą środków technicznych.

Wyniki liczenia sporządza się w podsumowanie, zaświadczenie. Rozwój ich form zajmuje się organizacja. Na przykład, w każdym przedsiębiorstwie może działać własną częstotliwość liczenia obiegu dokumentów: za każdy miesiąc, tydzień, rok, kwartał. Wyniki objętości są używane w instalacji standardowej liczebności i struktury делопроизводственной usługi. Tak odbywa ewidencji obiegu dokumentów.

Wykonanie

Gdy dokument zapisany w przedsiębiorstwo, powinna być dostarczona odpowiednia sygnatura. Mu przypisany numer i data. To może być pieczątka. Potem papieru, które chcesz zarejestrować, wnoszą w specjalny formularz, na przykład historię.

Dzięki informacyjno-system pomocy można szukać dokumentów według różnych wskaźników. Ponieważ tam jest rejestrowany czas, można je znaleźć w czasie wykonania. Właśnie z tej informacji odbywa się kontrola wykonania wartościowych. Odbywa się to odpowiedzialne osoby, a w małych firmach – sekretarz.

Odpowiedzialność za rozwiązanie problemów, o których mowa w dokumentacji spoczywa na kierownictwie jednostki strukturalne. Nadzór nad terminami obejmuje:

1. Utrwalenie podczas rejestracji dokumentów.

2. Sprawdzanie wartościowych.

3. Napełnianie wykonawców o upływie terminów wykonania prac.

4. Wprowadzanie informacji.

5. Informowanie osób odpowiedzialnych.

6. Wprowadzanie danych o wykonaniu.

7. Przygotowywanie zaświadczeń z kontroli za wykonaniem.

Na Pewno są kontrolowane papieru, które wymagają odpowiedzi i wykonania. Ponieważ w dokumentacji wykonawczej przedmiotem kontroli są uważane za znajdujące się w nim rozwiązania, powinien być każdy element.

Przechowywanie

W procesie działalności każdego przedsiębiorstwa są wystawiane dokumenty, które mają naukowe, praktyczne znaczenie. Wiele z nich zawiera informacje potrzebne do rozwiązania określonego zadania. Po tym, jak informacje wykorzystane, papieru tracą swoją wartość. A niektóre mogą zapisywać wartość wiele lat.

W zależności od wartości informacji papieru przechowywane są:

1. Tymczasowo – do 10 lat.

2. Tymczasowo – od 10 lat.

3. Nieustannie.

Drugi i trzeci typ jest przechowywany przez 2 lata w jednostkach. Potem przechodzą do archiwum dokumentów. Okres przechowywania nie zależy od formy elektronicznej lub papierowej. Zwykły i elektroniczny archiwum pracują na wspólnej zasadzie.

Elektroniczny obieg dokumentów

W niektórych firmach obowiązuje elektroniczna obsługa dokumentów i wymiany między odbiorcami. Do tego jest tworzony na serwerze, baza danych, na której znajduje się wszystkie informacje. Dostęp odbywa się za pomocą przeglądarki. Dopuszcza się dostęp przez internet i w sieci lokalnej.

Dokumentację pobierają lub zachowują się w konkretne foldery, które są dystrybuowane na podstawie hierarchii. Na tworzenie, modyfikowanie, usuwanie mają prawo osoby, obdarzony takimi obowiązkami. W pozostałych przypadkach będą to działania nielegalne. Elektroniczne archiwum stworzony do przechowywania elektronicznych wartościowych.

Organizacja pracy z dokumentacją jest poważną dziedziną w każdym zakładzie pracy. Ważne jest, aby pracowała w sposób zorganizowany i oparty na ustawowych zasadach. Tylko wtedy zapewnione jest zorganizowana działalność firmy.