Was ist Dokumentenmanagement? Der Umfang des Dokumentendurchlaufes, Bewegung, Erfassung und Aufbewahrung der Dokumente

Jedes Unternehmen hat seinen eigenen Workflow. Mit der richtigen Organisation wird die Organisation erfolgreich zu entwickeln. Und dies gilt für Papier-und elektronischen Dokumentendurchlaufes. Der Umfang des Dokumentendurchlaufes in den Unternehmen in der Regel groß, so dass für die Einhaltung aller Normen für diesen Bereich verantwortliche Personen ernannt werden.

Definition

Was ist ein Workflow, der Umfang des Dokumentendurchlaufes? Dieser Prozess beinhaltet die Erstellung, Orchestrierung, Aufnahme, übertragung senden Dokumentation. Auch er ist definiert als die Bewegung von der Erstellung bis zum Erhalt oder verschieben in das Archiv Dokumente.

Die Dokumente Selbst sind:

1. Eingehende – kommen von anderen Institutionen.

2. Ausgehende – fahren außerhalb der Firma.

3. Interne – werden und bleiben innerhalb des Unternehmens.

Diese Kategorien stellen документопотоки mit unterschiedlicher Ausrichtung – horizontal und vertikal. Das erste bedeutet, dass Papier und elektronische Dateien die Navigation zwischen den Einheiten der 1 Ebene. Die zweite verbindet die Einheiten der verschiedenen Ebenen.

Die Nuancen des Dokumentendurchlaufes und der Umfang des Dokumentendurchlaufes in den Unternehmen abweichen können. In den modernen Bedingungen Papierträger elektronischen Dateien ersetzt wurden. Doch die meisten Unternehmen arbeiten nach dem Mischsystem.

Formulare

Die Wichtigste Regel im Zusammenhang mit der Organisation des Dokumentendurchlaufes, das Volumen des Dokumentendurchlaufes, als Optimierung. Wichtig ist die Mittelstufe „Stop” für die Versorgung der Wendigkeit Bewegungen Papiere.

Es gibt 3 Formen der Organisation des Dokumentendurchlaufes:

1. Zentralisiertes. Papier befinden sich an einem Ort. In der Regel gilt dies für das Sekretariat oder das Büro. Daten die Abteilungen führen eine Vielzahl von Pflichten im Zusammenhang mit der Erfassung, Aufbereitung, Lagerung von Papier.

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2. Dezentralisierte. Das Papier konzentriert sich in mehreren Abteilungen, wo die notwendigen Operationen ausgeführt werden. Diese Form akzeptabel in der Gesellschaft, in der jede Abteilung vorhanden ist, und die sich in großer Entfernung.

3. Mixed. Hat die Eigenschaften der vorigen Arten.

Form wählen Sie die Größe und Struktur des Unternehmens. Zum Beispiel für kleine Unternehmen benötigen ein zentralisiertes, wo diese Arbeit beschäftigt sich mit der sekretr-Referent. In großen Unternehmen bei einer kombinierten Form, sind spezielle Dienste, die sich mit der Buchführung. Dezentralisierung dort relevant, wo es mehrere Büros Melken Lagerung von Papier.

Grundsätze

Über die falsche Ausführung der Workflow-Verzögerung zeigen, die nicht entsprechende Lieferung der Wertpapiere. Dies führt zu einer Störung der Arbeit des Unternehmens. Deshalb ist es wichtig, dass der Prozess des Dokumentendurchlaufes hat die folgenden Prinzipien:

1. Die Deutlichkeit. Bedeutet, dass bei Wertpapieren muss eine klare Richtung ohne Hindernisse. Also in den Firmen müssen die Bewegungen Folgen einem bestimmten Muster.

2. Die Kontinuität. Müssten durch die Bedingungen für ständige Bewegung документопотока.

3. Rhythmik. Ohne die Festlegung der Fristen für die Bearbeitung der Papiere nicht den reibungslosen Betrieb des Unternehmens. Die Geschäftsordnung ermöglicht es, diesen Bereich zu regulieren.

4. Parallelismus. Ohne dieses Prinzip wird nicht operativen und teamwork. Das gleiche Verfahren wird nicht mehreren Teilnehmern.

Obwohl die Prinzipien sind unabhängig, Sie miteinander verbunden sind. Wenn sogar einer von Ihnen gestört wird, tritt eine Störung des Systems.

Schritte

Die Reihenfolge der Workflow beinhaltet die Einhaltung aller seiner Phasen. Ihre Passage ermöglicht eine korrekte Arbeit jeder Organisation. Im Unternehmen müssen handeln Workflow-Schemas. Die Stadien der Behandlung gehören:

1. Zusammenstellung und Prüfung der Dokumentation der Verantwortlichen Person.

2. Koordination von Informationen.

3. Die Unterzeichnung der Papiere.

4. Die Registrierung.

5. Die Erfüllung der Aufgaben.

6. Design.

7. Die Zerstörung und das senden im Archiv.

Externe Papier haben 2 Thread: Inbound und Outbound. Ausgehende Dokumentation geht:

1. Die Zusammenstellung und überprüfung.

2. Aushandeln und unterzeichnen.

3. Die Registrierung und die Aufhebung der Fotokopien.

4. Senden.

Eine eingehende Dokumentation das folgende Schema Workflow:

1. Ankunft, Empfang.

2. Prüfung, Registrierung.

3. Richtung auf die Prüfung.

4. Ausführung.

5. Erscheinungsbild des Berichts.

6. Verschieben ins Archiv.

Organisation

Für die korrekte Organisation der Workflow-Regel erstellt wurde, wird die Umsetzung von denen können Sie die folgenden Prinzipien:

1. Minimierung der Anzahl der Dienste, durch die die Papier.

2. Reduzierung der Retouren, das heißt, befolgen Sie die Reihenfolge der Bearbeitung von Dokumenten.

3. Transport und Verarbeitung nach einheitlichen Regeln.

Mit der Umsetzung dieser Richtlinien erfolgreich Primärziel Büroarbeit ü Effizienz und Effektivität. Bei der Unordnung in diesem Bereich die Arbeit des Unternehmens nicht qualitativ sein.

Bilanzierung

Der Umfang des Dokumentendurchlaufes drückt sich insgesamt nachweisen, die auf das Unternehmen und erstellt es füreinen bestimmten Zeitraum. Unter diesem Begriff soll die Anzahl von originalen Papiere und Adressen für eine bestimmte Zeit. Berücksichtigt und Kopien der Dokumente mit den technischen Mitteln.

Die Ergebnisse zählen machen in der übersicht, Hilfe. Entwicklung Ihrer Formen der Organisation. Zum Beispiel, jedes Unternehmen kann eigene handeln Periodizität der Zählung des Dokumentendurchlaufes: für jeden Monat, Woche, Jahr, Quartal. Die Ergebnisse des Volumens werden in der Zahl der Planstellen der Installation und Struktur делопроизводственной Dienst. So erfolgt die Berücksichtigung des Dokumentendurchlaufes.

Ausführung

Wenn ein Dokument in einem Unternehmen, muss nun eine entsprechende Markierung. Ihm wird die laufende Nummer und das Datum. Es kann gestempelt werden. Dann die Papiere, die Sie registrieren möchten, stellen eine Besondere Form, z.B. eine Zeitschrift.

Dank der Informations-und Hilfe-System finden können Dokumente auf verschiedenen Indikatoren. Denn dort registriert die Dauer, finden Sie nach der Zeit der Ausführung. Genau nach dieser Information erfolgt die Kontrolle der Erfüllung der Papiere. Wird es den Verantwortlichen Personen und in kleinen Unternehmen – Sekretär.

Die Verantwortung für die Lösung von Fragen, die in der Dokumentation liegt auf dem Management von strukturabteilungen. Überwachung der Fristen beinhaltet:

1. Fixierung bei der Registrierung von Dokumenten.

2. Die überprüfung der Papiere.

3. Die Füllung des Interpreten über den Ablauf der Fristen der ausfhrung der arbeiten.

4. Die Eintragung der Informationen.

5. Information der Verantwortlichen Personen.

6. Die Eintragung der Daten über die Ausführung.

7. Ausfertigung von Bescheinigungen über die Kontrolle der Ausführung.

Unbedingt kontrolliert die Papiere, die Antwort verlangen und Erfüllung. Da die Verwaltung in der Dokumentation Gegenstand der Kontrolle gelten die darin befindlichen Lösungen, muss kontrolliert werden, dass jedes Element.

Lagerung

Im Laufe der Tätigkeit eines jeden Unternehmens sind Dokumente, die eine wissenschaftliche und praktische Bedeutung. Viele von Ihnen enthalten Informationen, die bei der Lösung einer bestimmten Aufgabe. Sobald die Informationen verwendet, Papier verlieren Ihre Bedeutung. Und einige können das speichern von Wert viele Jahre.

Je nach dem Wert von Papier Informationen gespeichert werden:

1. Vorübergehend – bis zu 10 Jahren.

2. Vorübergehend – ab 10 Jahren.

3. Ständig.

Die Zweite und Dritte Art gespeichert ist 2 Jahre in den Abteilungen. Dann gehen Sie in das Archiv Dokumente. Die Lagerzeit bestimmt nicht von der Form: E oder Papier. Herkömmliche und elektronische Archiv arbeiten nach dem gleichen Prinzip.

Elektronisches Dokumentenmanagement

In einigen Firmen gilt die elektronische Verarbeitung von Dokumenten und den Austausch zwischen den Empfängern. Zu diesem Zweck wurde eine Datenbank auf dem Server, wo sich alle Informationen. Der Zugriff erfolgt über den Browser. Erlaubt den Zugriff über das Internet und über das lokale Netzwerk.

Die Dokumentation zum laden oder speichern in einem bestimmten Ordner, die verteilt auf einer Hierarchie basiert. Auf die Schaffung, Veränderung, Löschung befugt sind Personen mit diesen Aufgaben. In den übrigen Fällen werden illegale Handlungen. Elektronisches Archiv geschaffen für die Aufbewahrung von elektronischen Papieren.

Die Organisation der Arbeit mit der Dokumentation ist ein schwerer Bereich in jedem Unternehmen. Es ist wichtig, dass Sie ordentlich gearbeitet und auf der Grundlage der gesetzlichen Prinzipien. Nur dann ist gewährleistet, koordinierte die Aktivitäten des Unternehmens.