Што такое дакументаабарот? Аб'ём дакументазвароту, рух, улік і захоўванне дакументаў

На кожным прадпрыемстве дзейнічае свой дакументаабарот. Пры правільнай яго арганізацыі арганізацыя будзе паспяхова развівацца. Прычым гэта тычыцца папяровага і электроннага дакументаабароту. Аб'ём дакументазвароту на прадпрыемствах звычайна вялікі, таму для захавання ўсіх нормаў за дадзеную сферу прызначаюцца адказныя асобы.

Вызначэнне

Што ж такое дакументаабарот, аб'ём дакументазвароту? Дадзены працэс прадугледжвае складанне, ўзгадненне, прыём, перадачу адпраўку дакументацыі. Таксама ён вызначаецца як рух ад складання да атрымання або перамяшчэння ў архіў дакументаў.

Самі дакументы бываюць:

1. Якія ўваходзяць – паступаюць ад іншых устаноў.

2. Выходнымі – адпраўляюцца за межы фірмы.

3. Ўнутранымі – ствараюцца і застаюцца ўнутры кампаніі.

Гэтыя катэгорыі ўсталёўваюць документопотоки, якія валодаюць рознай накіраванасцю – гарызантальнай і вертыкальнай. Першая значыць, што паперы і электронныя файлы ажыццяўляюць перамяшчэнне паміж падраздзяленнямі 1 ўзроўню. Другая злучае падраздзяленні розных узроўняў.

Нюансы дакументазвароту і аб'ём дакументазвароту на прадпрыемствах могуць адрознівацца. У сучасных умовах папяровыя носьбіты былі замененыя электроннымі файламі. Але ўсё ж большасць кампаній працуюць па змяшанай сістэме.

Формы

Асноўным правілам, якія адносяцца да арганізацыі дакументазвароту, аб'ёму дакументазвароту, лічыцца аптымізацыя. Важна паменшыць прамежкавыя «прыпынку» для забеспячэння аператыўнасці руху папер.

Існуе 3 формы арганізацыі дакументазвароту:

1. Цэнтралізаваная. Паперы знаходзяцца ў адным месцы. Звычайна для гэтага ўжываецца сакратарыят або канцылярыя. Дадзеныя аддзелы выконваюць мноства абавязкаў, якія тычацца рэгістрацыі, апрацоўкі, захоўвання папер.

Больш:

Разлік і аплата бальнічнага ліста

Аплата бальнічнага ліста прадугледжана заканадаўствам РФ, у прыватнасці ГК і ФЗ № 255. Акрамя гэтага, некаторыя нормы рэгулююцца палажэннямі ГК РФ. Любы супрацоўнік пры ўзнікненні ў яго пэўнага хваробы павінен звярнуцца ў лячэбную ўстанову, лекар яко...

Атэстацыя работнікаў на адпаведнасць пасады: мэты, парадак правядзення, вынік

Працадаўцы ўспрымаюць парадак атэстацыі работнікаў як фармальнасць. Нарматыўных дакументаў, прызначаных для камерцыйных арганізацый, якія не выпускалася. Атэстацыя патрабуецца толькі для супрацоўнікаў арганізацый пазначаных у законах сфер дзейнасці, ...

Рэгістрацыя МС: парадак, узор заявы, пасведчанне

Кожны чалавек, які набыў аўтамабіль, павінен заняцца яго пастаноўкай на ўлік у ДІБДР. Гэта неабходна пры набыцці новай або падтрыманай машыны, а таксама не мае значэння, ці з'яўляецца прадавец фізічнай асобай або юрыдычнай асобай. Рэгістрацыя МС ажыц...

2. Дэцэнтралізаваная. Паперы сканцэнтраваны ў некалькіх падраздзяленнях, дзе выконваюцца патрэбныя аперацыі. Дадзеная форма прымальная ў той кампаніі, у якой прысутнічае ні адно падраздзяленне, і якія знаходзяцца на выдаленым адлегласці.

3. Змяшаная. Мае характарыстыкі мінулых відаў.

Форму выбіраюць па памеры і структуры фірмы. Да прыкладу, для маленькай кампаніі патрэбна цэнтралізаваная, дзе дадзенай працай займаецца сакратар-рэферэнт. У вялікіх фірмах пры змешанай форме ствараюцца спецыяльныя службы, якія займаюцца делопроизводством. Дэцэнтралізацыя актуальная там, дзе ёсць некалькі офісаў доячы захоўвання папер.

Прынцыпы

Аб няправільным выкананні дакументазвароту сведчаць затрымкі, неадпаведная дастаўка папер. Гэта прыводзіць да парушэння працы прадпрыемства. Таму важна, каб працэс дакументазвароту мае наступныя прынцыпы:

1. Выразнасць. Азначае, што ў папер павінна быць дакладнае кірунак без перашкод. Таму ў кампаніях трэба прытрымлівацца пэўнай схеме руху.

2. Бесперапыннасць. Павінны забяспечвацца ўмовы для пастаяннага руху документопотока.

3. Рытмічнасць. Без устанаўлення тэрмінаў апрацоўкі папер не будзе бесперабойнай працы фірмы. Рэгламент дазваляе рэгуляваць дадзеную сферу.

4. Раўналежнасць. Без гэтага прынцыпу не будзе аператыўнай і зладжанай працы. Адзін і той жа працэс не выконваецца некалькімі ўдзельнікамі.

Хоць прынцыпы з'яўляюцца самастойнымі, яны ўзаемазвязаны адзін з адным. Калі нават адзін з іх будзе парушаны, адбываецца разлад сістэмы.

Этапы

Парадак дакументазвароту прадугледжвае захаванне ўсіх яго этапаў. Іх праходжанне забяспечвае правільную працу любой арганізацыі. На прадпрыемстве павінны дзейнічаць схемы дакументазвароту. Да этапах апрацоўкі адносяць:

1. Складанне і праверку дакументацыі адказнай асобай.

2. Ўзгадненне звестак.

3. Падпісанне папер.

4. Рэгістрацыю.

5. Выкананне заданняў.

6. Афармленне.

7. Знішчэнне і адпраўку ў архіў.

Знешнія паперы маюць 2 патоку: выходны і ўваходны. Выходная дакументацыя праходзіць:

1. Складанне і праверку.

2. Ўзгадненне і падпісанне.

3. Рэгістрацыю і зняцце ксеракопій.

4. Адпраўку.

У уваходнай дакументацыі наступная схема дакументазвароту:

1. Паступленне, прыём.

2. Разгляд, рэгістрацыя.

3. Кірунак на разгляд.

4. Выкананне.

5. Афармленне справаздачы.

6. Перасоўванне ў архіў.

Арганізацыя

Для правільнай арганізацыі дакументазвароту створаны правілы, выкананне якіх дазволіць выконваць наступныя прынцыпы:

1. Мінімізацыя колькасці службаў, праз якія праходзяць паперы.

2. Змяншэнне колькасці зваротаў, то ёсць неабходна прытрымлівацца паслядоўнасці апрацоўкі дакументаў.

3. Перамяшчэнне і апрацоўка па адзіных правілах.

З выкананнем гэтых правілаў атрымаецца дамагчыся асноўнай мэты справаводства – аператыўнасці і эфектыўнасці. Пры беспарадку ў гэтай сферы праца прадпрыемства не будзе якаснай.

Улік

Аб'ём дакументазвароту выяўляецца агульным колькасцю дакументаў, якія паступілі на прадпрыемства і створаных ёю запэўны перыяд. Пад дадзеных тэрмінам мяркуецца колькасць арыгіналаў папер і зваротаў за пэўны час. Улічваюцца і копіі дакументаў, вырабленых тэхнічнымі сродкамі.

Вынікі падліку афармляюць у зводку, даведку. Распрацоўкай іх формаў займаецца арганізацыя. Напрыклад, на кожным прадпрыемстве можа дзейнічаць свая перыядычнасць падліку дакументазвароту: за кожны месяц, тыдзень, год, квартал. Вынікі аб'ёму выкарыстоўваюцца ў ўстаноўцы штатнай колькасці і структуры делопроизводственной службы. Так выконваецца ўлік дакументаабароту.

Выкананне

Калі дакумент паступіў у прадпрыемства, павінна быць пастаўлена адпаведная адзнака. Яму прысвойваецца парадкавы нумар і дата. Гэта можа быць штамп. Потым паперы, якія патрабуецца зарэгістраваць, ўносяць у спецыяльную форму, напрыклад часопіс.

Дзякуючы інфармацыйна-даведачнай сістэма можна адшукваць дакументы па розных паказчыках. Паколькі там рэгіструецца тэрмін, можна знайсці іх па часе выканання. Менавіта па гэтай інфармацыі ажыццяўляецца кантроль выканання папер. Выконваецца гэта адказным асобамі, а ў невялікіх кампаніях – сакратаром.

Адказнасць за рашэнне пытанняў, згаданых у дакументацыі, ляжыць на кіраўніцтве структурных падраздзяленняў. Кантроль за тэрмінамі прадугледжвае:

1. Фіксацыю пры рэгістрацыі дакументаў.

2. Праверку папер.

3. Напаўненне выканаўцам аб заканчэнні тэрмінаў выканання работ.

4. Унясенне інфармацыі.

5. Інфармаванне адказных асоб.

6. Ўнясенне дадзеных аб выкананні.

7. Афармленне даведак па кантролі за выкананнем.

Абавязкова кантралююцца паперы, якія патрабуюць адказу і выканання. Паколькі ў распарадчай дакументацыі прадметам кантролю лічацца якія знаходзяцца ў ёй рашэнні, павінен кантралявацца на кожны пункт.

Захоўванне

У працэсе дзейнасці любога прадпрыемства афармляюцца дакументы, якія маюць навуковае, практычнае значэнне. Многія з іх ўключаюць звесткі, патрэбныя ў вырашэнні пэўнай задачы. Пасля таго як інфармацыя выкарыстана, паперы губляюць сваё значэнне. А некаторыя могуць захоўваць значэнне шмат гадоў.

У залежнасці ад каштоўнасці інфармацыі паперы захоўваюцца:

1. Часова – да 10 гадоў.

2. Часова – ад 10 гадоў.

3. Пастаянна.

Другі і трэці тып захоўваецца 2 гады ў падраздзяленнях. Потым яны пераходзяць у архіў дакументаў. Тэрмін захоўвання не вызначаецца ад формы: электроннай або папяровай. Звычайны і электронны архіў працуюць па адзіным прынцыпе.

Электронны дакументаабарот

У некаторых фірмах дзейнічае электронная апрацоўка дакументаў і абмену паміж атрымальнікамі. Для гэтага ствараецца база дадзеных на серверы, дзе і знаходзіцца ўся інфармацыя. Доступ ажыццяўляецца з дапамогай браўзэра. Дапускаецца доступ праз інтэрнэт і па лакальнай сетцы.

Дакументацыю загружаюць або захоўваюць у канкрэтныя тэчкі, якія размяркоўваюцца на аснове іерархіі. На стварэнне, мадыфікаванне, выдаленне маюць права асобы, надзеленыя такімі абавязкамі. У астатніх выпадках гэта будуць незаконныя дзеянні. Электронны архіў створаны для захоўвання электронных папер.

Арганізацыя працы з дакументацыяй з'яўляецца сур'ёзнай сферай на любым прадпрыемстве. Важна, каб яна працавала арганізавана і на аснове устаноўленых законам прынцыпах. Толькі тады забяспечваецца зладжаная дзейнасць фірмы.