¿Qué es el flujo de trabajo? El volumen de documentos, el movimiento, la contabilidad y el almacenamiento de documentos

Cada empresa tiene su propio flujo de trabajo. El correcto de la organización la organización va a desarrollarse. Y esto se refiere papel y electrónico de gestión de documentos. El volumen de documentos en las empresas generalmente de gran tamaño, por lo tanto, para el cumplimiento de todas las normas en este ámbito se asignan a los responsables.

Ubicación

¿Qué es el flujo, el volumen de documentos? El proceso incluye la elaboración, la coordinación, la recepción, el envío de la documentación. También se define como el movimiento, desde la creación hasta obtener o mover en el archivo de los documentos.

De los Mismos son:

1. Fuera de – reciben de otras instituciones.

2. Salientes – se envían fuera de la empresa.

3. Internos – se crean y se mantienen dentro de la empresa.

Estas categorías se establecen документопотоки, con distinta orientación – el horizontal y el vertical. La primera significa que el papel y archivos electrónicos, que se encargan de mover entre las unidades de nivel 1 y de nivel. La segunda conecta las unidades de los diferentes niveles.

Los Matices de la gestión de los documentos y el volumen de documentos en las empresas pueden ser diferentes. En las condiciones modernas, el papel que han reemplazado a los archivos electrónicos. Pero la mayoría de las empresas trabajan sobre mixta sistema.

Formulario

La regla general, relativas a la organización del flujo de trabajo, la cantidad de flujo de trabajo, se considera la optimización. Es importante reducir intermedios  parada» para garantizar la operatividad del movimiento de papeles.

Existen 3 formas de organización de la gestión de documentos:

1. Centralizada. De papel están en el mismo lugar. Normalmente, para ello se aplica la secretaría o en la oficina. Los datos de los departamentos de realizar una variedad de tareas relacionadas con el registro, procesamiento, almacenamiento de papeles.

Más:

El cálculo y el pago de un hospital de la hoja de cálculo

El Pago de un hospital de la hoja de cálculo prevista por la legislación de la federación rusa, en particular el código del trabajo y la ley federal nº 255. Además, algunas normas se rigen por las disposiciones del código civil. Cualquier empleado cu...

Certificación de los trabajadores en el cumplimiento de su mandato: el objetivo, el procedimiento de la realización, el resultado de la

Los Empleadores perciben el orden de la cualificación de los trabajadores como una formalidad. Documentos normativos destinados a organizaciones comerciales, no está disponible. La certificación se requiere para el personal de las organizaciones desi...

De ct: el orden, la muestra de la solicitud, el certificado

Cada persona que compra un coche, tiene que hacer su planteamiento al recuento en la policía de tráfico. Es necesario, en la adquisición de una nueva, o con el apoyo de la máquina, y no importa si el vendedor физлицом o юрлицом. De ct se realiza en e...

2. Descentralizado. El papel se centran en varios departamentos, donde se realizan las operaciones. De esta forma es aceptable en la sociedad en la que está presente ninguna unidad, y que se encuentran en movimiento a distancia.

3. Es mixto. Tiene las características de los anteriores tipos.

La Forma de elegir el tamaño y estructura de la empresa. Por ejemplo, para una pequeña empresa necesita un sistema centralizado, donde este trabajo se ocupa de secretario-ponente. En las grandes empresas en una forma se crean los servicios especiales que se ocupan de la clasificación. La descentralización de la actual donde hay varias oficinas de la doya de almacenamiento de papeles.

Principios

Sobre el mal desempeño de la circulacin de documentos ponen de retraso, inadecuado a la entrega de los papeles. Esto conduce a la alteración de la actividad de la empresa. Por lo tanto, es importante para el proceso de gestión de documentos tiene los siguientes principios:

1. La claridad. Significa que los valores debe ser una dirección clara y sin obstáculos. Por lo tanto, en las empresas hay que seguir un cierto patrón de movimiento.

2. La continuidad. Deben garantizarse las condiciones para el movimiento constante документопотока.

3. El ritmo. Sin establecer los plazos para el procesamiento de valores no será el buen funcionamiento de la empresa. El reglamento permite regular este ámbito.

4. El paralelismo. Sin este principio no se operacionales y trabajo en equipo. El mismo proceso no se realiza de varias partes.

Aunque los principios son independientes, están interconectados entre sí. Si incluso uno de ellos se rompe, se produce un desorden del sistema.

Etapas de

El Orden de la circulacin de documentos supone el cumplimiento de todas sus etapas. A su paso, garantiza el correcto funcionamiento de cualquier organización. La empresa debe actuar el esquema de flujo de trabajo. A las etapas de procesamiento son:

1. Redacción y revisión de la documentación de la persona responsable.

2. La armonización de la información.

3. Firma de los documentos.

4. El registro.

5. La ejecución de las tareas.

6. Apariencia.

7. La destrucción y el envío en el archivo.

Externos de papel tienen 2 flujo saliente y entrante. Saliente de la documentación pasa:

1. Redacción y revisión.

2. Negociar y firmar.

3. El registro y la extracción de fotocopias.

4. El envío.

El entrante de la documentación siguiente esquema de gestión de documentos:

1. El ingreso, la recepción.

2. El examen, y el registro.

3. La dirección para su consideración.

4. Ejecución.

5. La formalizacin del informe.

6. El movimiento en el archivo.

Organización

Para la correcta organización de la circulacin de documentos creado reglas, cuyo cumplimiento permitirá cumplir con los siguientes principios:

1. Minimización del número de servicios por los que pasan del papel.

2. La disminución de la cantidad de devoluciones, es decir, debe seguir la secuencia de procesamiento de los documentos.

3. El movimiento y el procesamiento de un único reglamento.

Con la aplicación de estas reglas resultará lograr el objetivo principal de la tramitación – de la eficacia y eficiencia. Cuando el desorden en este ámbito de trabajo de la empresa no será de alta calidad.

Contabilidad

El Volumen de documentos se expresa la cantidad total de documentos recibidos en la empresa, y creados por ella porun período determinado. Bajo este término se supone número de los originales de los papeles y de visitas en una hora concreta. Se tienen en cuenta y copias de los documentos producidos por medios técnicos.

Los Resultados de conteo de formalizan en resumen, la ayuda. El desarrollo de sus formas de organización. Por ejemplo, en cada empresa puede actuar por su propia frecuencia de conteo de la circulacin de documentos: por cada mes, semana, año, trimestre. Los resultados de volumen se utilizan en la instalación de dotación de personal y la estructura de делопроизводственной servicio. Así se realiza la contabilidad de flujo de trabajo.

Versión

Cuando el documento ingresó en la empresa, se debe establecer la marca. Se le asigna un número de orden y la fecha. Esto puede ser un sello. Luego de papel que desea registrar, aportan en forma especial, por ejemplo, el registro.

Gracias a las campañas de ayuda, el sistema puede buscar documentos en diferentes indicadores. Porque allí es donde se registra la duración, se puede encontrar en tiempo de ejecución. Es por esta información, el control de la ejecución de los papeles. Esto se hace responsable de las personas y en las empresas pequeñas – el secretario.

La Responsabilidad por la solución de las cuestiones mencionadas en la documentación, se encuentra en la guía de unidades estructurales. La supervisión de plazos supone:

1. La fijación al registro de documentos.

2. La comprobación de valores.

3. Llenado de la ejecución de expiración de los plazos de ejecución de los trabajos.

4. Introducción de la información.

5. Informar a los responsables de personas

6. Introducción de los datos de rendimiento.

7. La formalizacin de las informaciones sobre el control de la ejecución.

Asegúrese controladas por el papel, que requieren de una respuesta y de ejecución. Dado que en la ejecutiva de la documentación objeto de control se consideran las decisiones, debe ser controlada cada párrafo.

Almacenamiento

En el proceso de la actividad de cualquier empresa se estructuran los documentos que tienen científico, su importancia práctica. Muchos de ellos incluyen la información necesaria en la solución de una tarea específica. Después de que la información utilizada, papel pierden su valor. Y algunos pueden guardar el valor de muchos años.

En función del valor de la información del papel se almacenan:

1. Temporalmente ¡ hasta 10 años.

2. Temporalmente – de 10 años.

3. De forma permanente.

El Segundo y el tercer tipo se almacena de 2 años en departamentos. Luego pasan al archivo de documentos. Tiempo de almacenamiento no se define de la forma: electrónico o en papel. El normal y el archivo de correo electrónico funcionan de un solo principio.

Electrónico

En algunas firmas actúa en el tratamiento electrónico de documentos y el intercambio entre los destinatarios. Para ello, se crea en el servidor de la base de datos, donde se encuentra toda la información. El acceso se realiza mediante un navegador. Se permite el acceso a través de internet y lan.

La Documentación cargan o se almacenan en una carpeta específica, que se distribuyen en función de la jerarquía. En la creación, modificación, eliminación, tienen el derecho de la persona, con esas obligaciones. En los demás casos, serán ilegales. El archivo electrónico creado para el almacenamiento electrónico de los papeles.

La Organización de la labor de documentación es una esfera en cualquier empresa. Es importante, para que funcione de manera organizada y sobre la base de los principios establecidos por la ley. Sólo se garantiza el continuo de las actividades de la empresa.