Controle de execução de documentos: etapas e objetivos

Um aspecto Importante do processo de gestão de qualquer empresa moderna – organização de controle sobre a execução de documentos. O próprio controle envolve a complexa e estruturada de uma seqüência de etapas que permitem controlar o fato de a execução da documentação dentro do estabelecido pelas leis, regras, распорядками, as ordens do líder do prazo. A responsabilidade de cumprimento de prazos confiada a uma pessoa ou departamento. Todas as suas tarefas corretamente prescrever em funções de trabalho.

Por que e como?

O Objetivo do controle de execução dos documentos – garantia de qualidade, pontualidade de completar a documentação. Os trabalhadores selecionados por ele responsáveis, são responsáveis pela qualidade da informação, por meio do qual é avaliado, na medida em que efetivamente desempenham suas tarefas escritórios diferentes, as unidades da empresa, individuais oficiais. Isso ajuda a realizar a análise de uma empresa, de articular, na medida em que efetivamente gerem os seus chefes de departamentos, para identificar a eficiência do trabalho de artistas e realizar pública analista de empresa. Com base no recebidos durante a realização de tal pesquisa informações, você pode desenvolver maximizar o impacto de um curso de melhorar a qualidade de trabalho da empresa.

O Sistema de controle de execução dos documentos implica uma abordagem integrada para a análise de como funcionam os diferentes трудоустроенные na firma da pessoa. Quando avaliam diversos fatores, indicadores. Ao implementar na empresa um sistema similar, pode-se entender, na medida em que dentro de uma empresa, os trabalhadores aderem a manifestação disciplina, bem como a elaboração de medidas para a sua melhoria.

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O Que fazer?

O Controle de execução dos documentos e recados começa com a formação de um sistema, através do qual é possível acompanhar o momento em que é executada a documentação dentro de uma empresa. É necessário trabalhar o sistema para que através dela aparecem como os documentos de entrada e enviadas a destinatários externos, gerados e destinados para a interação interna. Claro, a atenção deve prestar-se não a todos, sem exceção, e principalmente documentos importantes, sobre os quais os líderes estabeleceram as suas instruções de novas atividades, operações. A equipe, responsáveis pela execução de tal sistema, deve resumir as informações obtidas na análise de todo o volume de documentação, para trazer-los até os líderes. A sua tarefa – fornecer informações de tal forma que ele pode ser fácil de entender, perceber, analisar e tornar válidas as conclusões. Se necessário, os oficiais responsáveis para dar esclarecimentos sobre coletadas estatísticas.

O Programa de controle de execução dos documentos permite compreender quais os problemas que existem dentro da empresa, quais as deficiências são observadas e, portanto, formular suposições em relação à melhoria do sistema atual. Idéias para ajudar a acelerar os fluxos de documentação, o seu tratamento, e, portanto, fortalecer a disciplina de artistas, podem ser implementadas ã o fica a critério dos executivos da empresa. Em qualquer caso, é que controla o sistema – a principal fonte de úteis, as informações. Sem eles, o de tomar adequadas decisões de melhorias de fluxo de trabalho não é possível.

Por que seguir?

Controle de execução de documentos em делопроизводстве é implementado aplicada a algumas categorias de documentação – há necessidade de acompanhar todos, sem exceção, de papel, chegam a uma empresa, gerados dentro ou destinadas destinatários externos. Obrigatoriamente terá que controlar em primeiro lugar, instruções, documentos, recomendações enviadas funcionários da empresa o governo, entidades, autoridades. Não menos importantes são распорядительные documentos, adotados dentro de uma empresa particular e específica documentação, apresentada com base na abordagem selecionada para a gestão empresarial. Se o líder instalados datas de vencimento, o que significa que eles devem ser impreterivelmente respeitadas. Se relativamente a algum tipo de documento recebido a ordem, regulatório períodos de tempo, tal também é necessário observar sem o menor desvio.

Não é sempre contabilidade e controle a execução dos documentos – a área responsável do serviço de fluxo de trabalho. A administração pode decidir sobre a imposição de tais responsabilidades em qualquer трудоустроенного dentro de uma empresa. Atualmente, essa prática se estende cada vez mais. Às vezes, os líderes tomam o controle de si mesmo, às vezes, – é prescrito por ele responsáveis, por exemplo, chefes de divisões, de departamentos. Você pode colocar o controle da preparação de um documento em qualquer funcionário, o qual é o mais próximo possível devido à especificidade de sua posição. O departamento responsável pelo fluxo de trabalho, deve centralizar todos os processos, acompanhando a execução de importantes títulos. Só esta abordagem ajuda a fazer o trabalho de papel dentro de uma empresa produtiva, eficiente, o evitar "punçãoç a.

Passo a Passo

Estabelecidos para as fases de controle de execução dos documentos sugeremconsistente declaração oficial papel no controle, provado o fato de que ela é comunicada ao artista, a pré-acompanhamento de formados no curso de sua execução, de documentos, de decisão. O chefe pode ajustar o curso da execução das tarefas. Após o trabalho de documentação filmam com o controle, uma vez que todos os resultados analisam, explicam, resumem.

O primeiro passo e mais importante de registro e controle a execução dos documentos – para identificar que um determinado oficial papel está sujeito a esse tipo de tratamento dentro de uma empresa. A encenação de controle na realidade, ocorre no momento em que um documento é formado dentro de uma empresa ou vem para cá de fora do destinatário. Já no texto pode conter estritamente estipulou a data em que todas as instruções devem ser executadas. Em alguns casos, os prazos são definidos especial lista para uma documentação – é o caso de situação, quando o oficial papel cai sob um dos itens dessa lista. Encenação de controle envolvido em um serviço que implementa o fluxo de trabalho dentro de uma empresa. A seqüência simples – check-in, a trilha – manter em controle. Calendário personalizado pode atribuir a administração da empresa, considerando o documento de entrada e сформулировав sobre ele a resolução. Isso também torna-se ocasião para produções de controle.

A Tecnologia de controle de execução dos documentos requer uma atenção especial a prestar ao tipo de documentação, processados pelo serviço, as pessoas responsáveis. Se for o caso pertence ao распорядительной, então você deve controlar cada uma das soluções apresentadas no texto oficial papel. Um exemplo clássico – uma ordem superior do órgão. Para cada item é necessário uma clara e incondicional de controle. Se um documento tiver ordem, o trabalho, o seu desempenho também tem que acompanhar.

Quando estiver pronto?

Controle de prazos de execução dos documentos sugere que os responsáveis são as pessoas sabem quanto tempo eles têm para preparar a resposta ou a implementação de medidas, que exige oficial papel. Quando se trata de periódico de documentação, bem como, dentro de nossos poderes é formada por muitas vezes é o suficiente, então você tem que seguir o modelo ciclo de vida. Isso se estende a atividade de algumas empresas individuais, de pessoas jurídicas. Saber atuais típicos de tempo possível, se você examinar a legislação, presidenciais e governamentais, decretos, portarias, decretos e outros significativos regulamentos. Por exemplo, regras especiais regulamentados, em que período de tempo precisa lidar com reclamações, solicitações de deputados, enviar a documentação para o armazenamento ou a introduzir em vigor já assinado solução. A importância do cumprimento de tais regras, devido à necessidade de seguir a letra da lei. Violação dos termos torna-se uma violação da lei.

A lei reguladora – outra importante fonte de informação sobre em que período de tempo necessário para preparar as respostas e soluções. Gerenciamento de controle de execução dos documentos assume um valor especializada documentação que regulamenta as regras de geração de relatórios de estatísticas de trabalho de contabilidade. Regras especiais estabelecido, no qual o tempo necessário para fazer uma reclamação sobre a qualidade e quando eles devem ser considerados, como corretamente e quando encaminhadas ao tribunal de recurso, como a muito tempo e tenho instância em resposta a pedido.

Todos os regularizadas!

Para o correto acompanhamento da execução de serviço de documentos dentro de uma determinada empresa pode tomar especializados regras que regem típicos de um tempo para alguns tipos de oficiais títulos não especificados nas leis, e outros externos actos jurídicos. Quando o regulamento, a ordem, a instrução aplicada à empresa de aprovados, todos os trabalhadores são obrigados a seguir a regra estabelecida. Como regra, as normas de controle e ciclo de vida do administrado na instrução делопроизводителя ou shaped boletim. Considerar vai ter de tudo e de todos.

O Controle de execução dos documentos realizam qualquer trabalhadores делопроизводственной do serviço, ou gerente de qualquer pessoa, são atribuídos a eles na resolução oficial de papel. Se um determinado documento não sujeito a lista de medicamentos genéricos, o líder tem o direito de colocar datas de vencimento, a seu critério. Exceção – a situação, quando o autor do documento em si define no texto do prazo. Se o presidente quer uma resposta, a solução foi preparada em qualquer outro período de tempo também especificado na resolução. Às vezes é possível, e de tal situação, quando no momento da inscrição, o exame hão de algum oficial papel não é possível compreender em que período de tempo necessário para cumprir estado. Isso força a formular уловные do quadro, com o tempo, bombas guiadas aéreos, se necessário.

Pontos Importantes

De Pessoa em que é acusado de supervisão do desempenho dos documentos, deve se lembrar que a documentação chegou na organização, que é executado no prazo de um mês desde que entrou, se o texto do documento ou a resolução de um líder, não há nenhuma orientação especial, bem comooficial papel, não sujeito às listas comuns de documentos. Se o texto tem um tempo específico, em que, por exemplo, a informação deve ser enviada para o destinatário, então, colocado colocam no controle, considerando-se essas restrições de tempo. Às vezes um quadro de mais de um padrão, por vezes – é significativamente menor.

é Importante para garantir o correto controle de execução de documentos, provenientes de saldo, organizações, incluindo algumas tarefas. Normalmente, este oficial papel contém período de tempo em que tudo deve ser cumprida. Se o documento vem do colegiado do órgão, pertence ao regulatórias, geralmente, no corpo do texto também há um tempo para cada um dos itens. Se tal não explicitada de forma clara, precisa navegar em regras comuns e solução de liderança da empresa. É possível que o documento de entrada contém uma pergunta, já encontrei a prática de trabalho da empresa. A melhor abordagem neste caso, s ã o de articular um grupo comum de tal documentação e de refletir as regras para trabalhar com ela em instruções internas. Isso ajuda a otimizar o desempenho e reduzir o tempo de análise de documentos.

Aspectos Técnicos

A opção Mais conveniente, acessível a praticamente qualquer pessoa moderna, da empresa s ã o automatizado de controle de execução de documentos, envolvendo a aplicação especializada de engenharia (noite de computadores) e de software complexos. Para uma grande empresa, você pode desfrutar de desenvolvimento individual com todas as características de estrutura da empresa, sua área de trabalho. Se a empresa é pequena, mas o orçamento não permite comprar para si um produto personalizado, você pode adquirir a solução típica, mais adequadas para as solicitações e necessidades, a realidade dos processos de negócio. Para muito pequenas organizações bastante registro digital do arquivo. Simples automatizada de conta, o sistema é possível realizar até mesmo no local, utilizando os recursos do programa Excel do pacote padrão da Microsoft.

A Análise de uma organização de controle de execução dos documentos na empresa, реализовавшей de uma contabilidade é através de meios automatizados, é muito mais fácil. Muito нагляднее você pode receber alertas com informação – a maioria dos programas são capazes não só a si mesmo para fazer a tabela, mas e construir gráficos. Você pode consultar as estatísticas sobre um determinado tipo de documentos, artista ou departamento. Como os sistemas de software próprios lembram sobre os pontos em que "queimam-se» prazos. Tudo isso ajuda a tornar o trabalho de pessoa colectiva de maneira mais eficiente, especialmente se um fluxo de trabalho muito envolvente.

Características de design

O Controle de execução dos documentos obriga corretamente a formalização de todas as fases do trabalho com o papel. No momento, quando a documentação é registado e é colocado no controle de, de cima de uma caixa vazia responsável trabalhador faz marcas (19 º adereços). Similar a marca deverá indicar no formulário de inscrição. Se uma tarefa complexa, é perfeitamente possível que o prazo de execução será atribuído duradouro – meses, ou mesmo anos. Isso força dividir o trabalho em etapas e para cada um formular um calendário personalizado, que terá de acompanhar no futuro. Em qualquer das opções, o próprio momento de entrada em controle – relatórios de ponto, após o qual a pessoa responsável deve acompanhar o documento. Escriturário (ou outro funcionário, cujo dever é incluído) aponta o papel de intérprete, fixando-se neste momento em conta o livro. Controla o funcionário ou órgão responsável pela fiscalização, verificarão a pontualidade de admissão a documentação diretamente para a artista.

O Controle de execução dos documentos implica a realização de verificações, a fim de que tenham todas as etapas de pré-trabalho de preparação de uma resposta. Os resultados de etapas intermediárias deve ser fixado na ficha oficial de papel ou em um sistema de controle. Artista – o oficial responsável por fornecer informações em tempo hábil, com precisão, de acordo com a situação real. É possível organizar os tradutores de verificação, por vezes, o suficiente orais. Serviço de controle de regularmente pode orientar os responsáveis a escrita de notificação no qual contém menção de todos os documentos sobre o controle no momento. Pode-se regularmente enviar lembretes sobre a documentação, que é ao mesmo tempo está em trabalhos de várias unidades de negócios da empresa imediatamente. Isso ajuda a coordenar melhor as atividades estruturas.

Aspectos Importantes

Em uma taxa de período de tempo em que no âmbito do acompanhamento da execução documentos são feitos o teste pré-fixadas na documentação que regulamenta o trabalho da empresa. Se o regulamento não há, então, uma indicação de tais regras deve ser no manual de instruções ou funções de trabalho делопроизводителя.

O Direito de retirar do documento oficial de controle de um supervisor, de acordo com a solução para o qual o controle foi introduzido. Com base nas designações de uma excelente pessoa pode fazer делопроизводственная o serviço. Sobre o fato de a retirada de controle é colocado correspondente a marcar no formulário de inscrição do sistema automatizado de informações de conta. O documento especificado como cumprido, paraprolongado de armazenamento é encaminhado para o negócio. Notificação torna-se o preenchimento de 28 de adereços.

Mudança de status

Para oficial papel atribuído ao número de missas, você deve, na realidade, a cumprir todas as tarefas, que são explicitadas em seu texto. A execução deve ter a confirmação no documentário, de forma oficial. Designado executor de papel, o funcionário tem a obrigação de prestar contas antes de orientação sobre os resultados do trabalho realizado. Além disso, os relatórios, você deve fornecer um montante organizações, cadeia de comando, a terceiros, se for o interessado na obtenção de informações. Em alguns casos, o funcionário recebe um projeto de desenvolvimento ou está enfrentando com mais responsabilidades. Nesta situação, falar sobre o desempenho de documentação cedo. Se o documento foi remetido para a execução de um funcionário para outro, a importância de seu controle, não diminui, делопроизводственная o serviço em qualquer caso, deve acompanhar o cumprimento de prazos, bem como controlar a transferência de tal, se necessário. O serviço responsável pela supervisão de trabalho de documentos, pode achar que preparada oficial em forma, a essência, o conteúdo não corresponde aos resultados de orientação para a tarefa. Em tal situação, a documentação dirigem artista de processamento, não empurre tempo.

Todas as informações (como sobre o processo de controle de documentos, e seus resultados) devem ser rigorosamente ajustado em uma conta de sistema. De tempo em tempo, agregam as informações, analisam, fornecem a consideração de um supervisor. Mais uma prática comum – relatórios mensais sobre o trabalho делопроизводственной serviço. O líder dirigem documento, na forma de resumo. A sua estrutura, normalmente, definidos em instruções de produção, mês a mês, de papel são decorados segundo o mesmo modelo. Isso facilita a comparação de totais por diferentes momentos. Os resultados da análise realizada ajudam a entender quais devem tomar medidas para melhorar a eficiência do fluxo de trabalho e acelerar o processamento da documentação. Específicos para os funcionários responsáveis pela formulação de sugestões para otimizar o trabalho, e os líderes tomam a decisão, que deve incorporar e em quais prazos você deve executar o trabalho.