Kontrola wykonania dokumentów: etapy i cele

Ważny aspekt procesów zarządczych każdego nowoczesnego przedsiębiorstwa ó organizacja kontroli realizacji dokumentów. Sam kontrola polega na skomplikowanej strukturze sekwencję działań, pozwalających kontrolować fakt wykonania dokumentacji w wymaganym przepisami prawa, zasadami, распорядками, rozkazy szefa czasie. Odpowiedzialność za przestrzeganie terminów spoczywa na konkretnego pracownika albo działu. Wszystkie ich zadania należy poprawnie wpisać do służbowych obowiązków.

Dlaczego i jak?

Celem kontroli wykonania dokumentów ó zapewnienie jakości, terminowości wykonania dokumentacji. Pracownicy, wybrane za to odpowiedzialni, są odpowiedzialni za jakość informacji, na podstawie której ocenia się, w jakim stopniu skutecznie wykonują powierzone im zadania różne oddziały, jednostki organizacyjnej przedsiębiorstwa, poszczególni urzędnicy. To pomaga przeprowadzać analizę działalności firmy, formułować, w jakim stopniu skutecznie zarządzają swoimi działami przełożeni, wykrywanie wydajność pracy wykonawców i przeprowadzanie ogólnej analizy w przedsiębiorstwie. Na podstawie uzyskanych po przeprowadzeniu takiego badania informacji można zaprojektować maksymalnie efektywny kurs poprawy jakości pracy firmy.

System kontroli wykonania dokumentów zakłada kompleksowe podejście do analizy tego, jak działają różne pracujące w firmie osoby. Po tym oceniają liczne czynniki, wskaźniki. Dzięki wdrożeniu w przedsiębiorstwie podobny system, można zrozumieć, w jakim stopniu wewnątrz firmy pracownicy przestrzegają dyscypliny wykonawczej, a także przeanalizować środki, aby ją poprawić.

Bardziej:

Kwalifikacja pracowników na zgodność stanowiska: cele, zasady prowadzenia, wynik

Pracodawcy postrzegają zasady oceny pracowników jako formalność. Dokumentów normatywnych, przeznaczonych dla organizacji komercyjnych, nie produkuje. Certyfikacja jest wymagana tylko dla pracowników organizacji określonych w przepisach sfer działalno...

Broń palna ograniczony porażki

Nikt nie jest ubezpieczony od sytuacji, gdy trzeba bronić siebie lub swoich bliskich. Czasami sprawcy można przestraszyć tylko rodzajem broni. Zobaczmy, jakie są wymagania do samoobrony i czy konieczne jest pozwolenie na broń?Na terenie Federacj...

Ludność Iranu: liczebność, etniczny i religijny skład

Iran – jeden z najstarszych ośrodków cywilizacji światowej, a to z pewnością odbije się na składzie ludności. Człowiek nowoczesnego typu opanował terytorium tego kraju na przełomie środkowego i górnego paleolitu. W kształtowaniu etnicznej wizer...

Co robić?

Kontrola wykonania dokumentów i zleceń zaczyna się od tworzenia takiego systemu, przez który można obserwować, w jakim momencie kończy dokumentacja w obrębie firmy. Należy wypracować system w taki sposób, aby przez nią wyświetlane jako przychodzące dokumenty, jak i wysyłane do zewnętrznych odbiorców, uformowane i przeznaczone do wewnętrznego interakcji. Oczywiście, uwagę należy zwrócić na nie wszystkich, bez wyjątku, a przede wszystkim ważne dokumenty, co do których przywódcy formułować swoje wskazówki dotyczące dalszych działań, operacji. Pracownicy odpowiedzialni za wykonanie takiego systemu, należy uogólniać informacje uzyskane podczas analizy całości dokumentacji, w celu dostosowania ich do kadry. Ich zadanie – udzielania informacji w takiej formie, aby można było ją łatwo zrozumieć, zrozumieć, analizować i zrobić odpowiednie wnioski. W razie potrzeby urzędnicy odpowiedzialni za składanie wyjaśnień dotyczących zebranych danych statystycznych.

Program kontroli wykonania dokumentów pozwala zrozumieć, jakie problemy są wewnątrz firmy, jakie wady są, a to oznacza, sformułować hipotezy dotyczące ulepszenia obecnego systemu. Pomysły, które pomagają przyspieszyć przepływ dokumentacji, ich przetwarzanie, a więc wzmocnić dyscyplinę wykonawców, mogą być realizowane – to pozostaje w gestii zarządu spółki. W każdym razie to monitor system ó głównym źródłem przydatnych, obiektywnych informacji. Bez nich podjąć odpowiednie decyzje dotyczące usprawnienia obiegu dokumentów nie jest możliwe.

Za czym handlować?

Kontrola wykonania dokumentów zapisami realizowany jest w odniesieniu do niektórych kategorii dokumentacji – nie ma potrzeby, aby śledzić wszystkie bez wyjątku papieru, przychodzących do firmy, generowane wewnątrz lub mające zewnętrznych odbiorców. Obowiązkowo trzeba kontrolować przede wszystkim wskazówki, dokumenty, porady, przekazywane przedsiębiorstwu вышестоящими regulacyjnymi, organizacjami, organami. Nie mniej ważne распорядительные dokumenty przyjęte w ramach konkretnej firmy, a także specyficzna dokumentacja, wdrożony na podstawie wybranego podejścia do zarządzania przedsiębiorstwem. Jeśli kierownik nie jest ustawiony terminy wykonania, to znaczy, że oni muszą być przestrzegane bezwzględnie. Jeżeli w stosunku do pewnego typu dokumentów przyjęty rozkaz, regulujące interwały czasowe, takie też trzeba przestrzegać, bez najmniejszych odchyleń.

Nie zawsze ewidencja i kontrola wykonania dokumentów – zakres odpowiedzialności usługi zarządzania dokumentami. Kierownictwo może podjąć decyzję o układaniu takich obowiązków na każdego zatrudnionych w firmie. Obecnie taka praktyka rozprzestrzenia. Czasami przywódcy biorą kontrolę na siebie, czasami ó wyznaczyć za to odpowiedzialnych, na przykład, szefów jednostek organizacyjnych, wydziałów. Można nałożyć nadzór nad przygotowaniem dokumentu na jakiegokolwiek pracownika, którego to maksymalnie blisko w życie specyfiki jego stanowiska. Dział odpowiedzialny za obieg dokumentów, musi scentralizować wszystkie procesy, monitorując wykonanie ważnych papierów. Tylko takie podejście pomaga uczynić papierkową robotę w obrębie firmy, skuteczna, wydajna, uniknąć «przebicia”.

Krok po kroku

Ogólnie przyjęte etapy kontroli wykonania dokumentów sugerująsekwencyjne załączanie oficjalnej papieru na kontrolę, to w praktyce faktu, że jest ona doprowadzona do wykonawcy, wstępne śledzenie powstały w trakcie jej realizacji dokumentów, decyzji. Przy tym szef może kontrolować przebieg realizacji zlecenia. Na podstawie wyników dokumentację odkleić z kontroli, po czym wszystkie wyniki analizują, biorą pod uwagę, generalizują.

Pierwszy i najważniejszy krok rejestracji i kontroli wykonania dokumentów ó ujawniając, że konkretna oficjalna, papier podlega takiej obróbce w obrębie firmy. Załączenie kontroli faktycznie dzieje się w momencie, gdy jakiś dokument powstaje w obrębie przedsiębiorstwa albo wchodzi tu od zewnętrznego odbiorcy. Już w tekście może zawierać ściśle której mowa data, do której wszystkie zlecenia muszą być spełnione. W niektórych przypadkach terminy ustalane są specjalną listę dla typowej dokumentacji – dotyczy to sytuacji, gdy oficjalny papier podpada pod jeden z punktów takiej listy. Załączeniem kontrola zajmuje się usługa, realizująca obieg dokumentów wewnątrz firmy. Kolejność jest prosta – rejestracja, w ślad ó załączenie kontroli. Indywidualne terminy może powołać zarząd spółki, po rozpatrzeniu dołączony dokument i dostarczając na niego rezolucję. To staje się również okazją do przedstawienia na kontrolę.

Technologia wykonania kontroli dokumentów wymaga szczególną uwagę zwrócić na rodzaj dokumentacji przetwarzanych przez usługę, przez osoby odpowiedzialne. Jeśli takowa należy do grona wykonawczej, wtedy należy kontrolować każde z rozwiązań przedstawionych w tekście oficjalnej papieru. Klasyczny przykład ó rozkaz przełożonego organu. Dla każdego elementu potrzebny jest wyraźny, niekwestionowany kontrolę. Jeśli w dokumencie jest zadań, a ich wykonanie będzie również śledzić.

Kiedy będzie gotowe?

Kontrola nad terminami realizacji dokumentów sugeruje, że odpowiedzialne za to osoby wiedzą, jak dużo czasu mamy na przygotowanie odpowiedzi lub realizacji działań, których wymaga oficjalna papier. Jeśli chodzi o okresowym dokumentacji, a także taka, która w granicach naszego kraju kształtuje się na tyle często, więc trzeba śledzić zmianę terminów. To dotyczy i na działalność niektórych firm, osób prawnych. Dowiedz się aktualne typowe terminy można, jeśli uważnie studiować prawo, prezydenckie i rządowe dekrety, ustawy, rozporządzenia, inne istotne regulacje. Na przykład, regulowany specjalnymi przepisami, w jakim terminie trzeba rozpatrywać skargi, wnioski posłów, przesłać dokumentację na przechowywanie lub wprowadzanie w życie już podpisane rozwiązanie. Znaczenie przestrzegania tych zasad ze względu na potrzebę przestrzegać prawa. Naruszenie terminów staje się naruszenia prawa.

Regulacje – jeszcze jedno ważne źródło informacji o tym, w jakim terminie należy przygotować odpowiedzi i rozwiązania. Zarządzanie kontrolą wykonania dokumentów polega wartość specjalistycznej dokumentacji, регламентирующей zasady raportowania według statystyk, pracy księgowości. Specjalnymi przepisami zainstalowanych w jakim terminie należy zgłaszać reklamacje dotyczące jakości i muszą być brane pod uwagę, jak prawidłowo i kiedy kierować do sądu apelacyjnego, jak dużo czasu ma instancji w odpowiedzi na życzenie.

Wszystkie regulowany!

Do prawidłowego wykonania kontroli dokumentów serwisowych w obrębie danego przedsiębiorstwa można podjąć specjalne zasady regulujące typowe terminy dla niektórych typów oficjalnych dokumentów, nie wymienionych w ustawie, innych zewnętrznych aktach prawnych. Gdy odpowiedni regulamin, rozkazy, instrukcje w odniesieniu do firmy zatwierdzone, wszyscy pracownicy muszą przestrzegać ustalonej reguły. Z reguły, standardy kontroli i terminów podawany w instrukcji recepcjonistki lub kształtujący wykaz. Wziąć pod uwagę trzeba ich wszystkich.

Kontrola wykonania dokumentów realizują lub pracownicy делопроизводственной usługi, albo głowa, albo osoby, przypisane im w rezolucji na oficjalnym papierze. Jeśli dany dokument nie podlega lista typowych, przewodniczący ma prawo postawić terminy wykonania według własnego uznania. Wyjątek ó sytuacja, gdy autor dokumentu sam ustawia się w tekście termin. Jeśli szef chce, aby odpowiedzi na rozwiązanie zostało przygotowane w inne ramy czasowe, o tym podana jest również w rezolucji. Czasami możliwa jest i taka sytuacja, gdy w momencie rejestracji, przeglądu kadrą pewnym oficjalnej papieru nie jest możliwe, aby zrozumieć, w jakim terminie należy wypełnić postanowienia. To zmusza do formułowania уловные ramki, z czasem do naprawienia, jeśli to konieczne.

Ważne chwile

Osoby, którym powierzono sprawowanie kontroli nad wykonaniem dokumentów, należy pamiętać, że dokumentacja, przyjechała do organizacji, odbywa się w ciągu jednego miesiąca od otrzymania, jeśli w tekście dokumentu lub uchwały kierownika nie ma żadnych specjalnych zaleceń, a takżeoficjalna papier nie podlega wykaz typowych dokumentów. Jeśli w tekście są konkretne terminy, w których, na przykład, informacje powinny być kierowane do adresata, wtedy otrzymane stawiają na kontrolę, biorąc pod uwagę te ograniczenia czasowe. Czasami takie ramy standardowych, czasami ó znacznie krótszy.

Ważne jest, aby zapewnić prawidłową kontrolę wykonania dokumentów, pochodzących od nadrzędne, organizacji, zawierających pewne zlecenia. Zazwyczaj taka oficjalna papier zawiera terminy, w których wszystko musi być zrealizowane. Jeśli dokument pochodzi od organu kolegialnego, należy do liczby regulacji, jak zwykle, w tekście też są terminy w odniesieniu do każdego z punktów. Jeśli takiego nie jest napisane wyraźnie, należy skupić się na typowe zasady i decyzji kierownictwa przedsiębiorstwa. Całkiem możliwe, że dołączony dokument zawiera pytanie, już nie raz встречавшийся roboczej praktyce firmy. Optymalny podejście w tym przypadku ó sformułować ogólną grupę taka dokumentacji i odzwierciedlać zasady pracy z nią w wewnętrznej instrukcji. To pomoże zoptymalizować pracę i skrócić czas analizy dokumentów.

Aspekty Techniczne

Najbardziej wygodna opcja, dostępny praktycznie każdego nowoczesnego przedsiębiorstwa – to automatyczna kontrola wykonania dokumentów, poprzez zastosowanie specjalistycznego sprzętu (maszyn obliczeniowych) i programowych kompleksów. Dla dużej firmy można zamówić indywidualny rozwój, z uwzględnieniem wszystkich cech struktury przedsiębiorstwa, jej obszarze pracy. Jeśli firma jest mała, a budżet nie pozwala kupić dla siebie taki indywidualny produkt można kupić typowe rozwiązanie najbardziej odpowiednie pod wymagania i potrzeby, realia procesów biznesowych. Dla bardzo małych organizacji jest dość prowadzenia archiwum cyfrowego. Prosty zautomatyzowaną konta system można zrealizować nawet na miejscu, korzystając z możliwości programu Excel ze standardowego pakietu Microsoft.

Analiza organizacji kontroli wykonania dokumentów w firmie, która zrealizowała учетность właśnie przez zautomatyzowane narzędzia jest o wiele prostsze. Znacznie bardziej przejrzyste można uzyskać informacje na – większość programów są w stanie nie tylko samodzielnie robić tabeli, ale i wykresy. Można żądać statystyki dotyczące określonego rodzaju dokumentów, wykonawcy lub działu. Takie oprogramowanie kompleksy same przypominają o punktach, w których «świecą» terminy. Wszystko to pozwala zrobić pracę osoby prawnej skuteczniej, co jest szczególnie ważne, jeśli obieg dokumentów jest bardzo przestrzenny.

Cechy rejestracji

Kontrola wykonania dokumentów zobowiązuje poprawnie wykonać wszystkie etapy pracy z oficjalnej papierem. W momencie, gdy dokumentacja jest rejestrowana i kładzie się na kontrolę z góry na pustym polu odpowiedzialny pracownik sprawia, że odpowiednie oznaczenia (19-tej rekwizyty). Podobny znak należy wpisać w formularzu rejestracji. Jeśli zadanie trudne, jest możliwe, że termin realizacji będzie przypisany jest długotrwały ó miesiące, a nawet rok. To zmusza podzielić pracę na etapy i dla każdego z nich formułować indywidualne terminy, które trzeba śledzić w przyszłości. W każdym z wariantów sam moment załączenia kontrola ó sprawozdawcza punkt, po którym osoby odpowiedzialne powinny śledzić dokumentem. Plik urzędnik lub inny pracownik, do którego obowiązków wchodzi) kieruje papier wykonawcy, ustalając tym momencie do konta książce. Kontrolujący urzędnik lub organ odpowiedzialny za kontrolę, sprawdzą terminowość dostarczania dokumentacji bezpośrednio wykonawcy.

Kontrola wykonania dokumentów zakłada przeprowadzenie kontroli, aby отслеживались wszystkie czynności wstępne prace nad przygotowaniem odpowiedzi. Wyniki etapów pośrednich należy przymocować w karcie rejestracyjnej oficjalnej papieru lub w kontroli systemu. Wykonawca – osoba odpowiedzialna za udzielanie informacji w odpowiednim czasie, dokładnie, zgodnie z rzeczywistym stanem rzeczy. Można organizować pisemne sprawdzenie, czasami wystarczy ustnych. Usługa kontroli może regularnie prowadzić odpowiedzialne osoby pisemne zawiadomienia, w których znajdują się wzmianki o wszystkich dokumentach na kontroli w tej chwili. Można regularnie wysyłać przypomnienia o tej dokumentacji, która jednocześnie jest w pracy kilku działów przedsiębiorstwa . To pomaga bardziej efektywnie koordynować działalność struktur.

Ważne aspekty

W normie terminy, które w ramach kontroli wykonania dokumentów dokonywane są kontrole wstępne, ustalona w dokumentacji, регламентирующей pracę przedsiębiorstwa. Jeśli rozporządzenie nie, to wskazanie na takie zasady powinny być w instrukcji lub służbowych obowiązków recepcjonistki.

Ma Prawo usunąć oficjalną papier z kontroli kierownik, zgodnie z decyzją którego kontroli został wprowadzony. Na podstawie zlecenia przełożonego to może zrobić делопроизводственная usługa. O fakcie wycofania się z kontroli umieszcza się odpowiednią adnotację w rejestracji systemie automatycznego konta. Dokument określony jako pełen, dladługotrwałego przechowywania kieruje się w sprawę. Informacją o tym staje się wypełnienie 28-go rekwizytów.

Zmiana statusu

Aby oficjalną papier zaliczyć do liczby wykonanych, należy w rzeczywistości wykonać wszystkie te zadania, które określone są w jej tekście. Wykonanie musi mieć potwierdzenia w dokumentalnej, oficjalnej formie. Wyznaczona przez wykonawcę na papierze urzędnik jest zobowiązany zgłosić się przed kierownictwem na podstawie wyników przeprowadzonej pracy. Ponadto, raporty należy podać nadrzędnym organizacji, dowodzenia, trzecim, jeśli są zainteresowani w uzyskaniu informacji. W niektórych przypadkach urzędnik otrzymuje projekt uzupełnienia lub boryka się z dodatkowymi poleceniami. W tej sytuacji mówić o wykonaniu dokumentacji wcześnie. Jeśli dokument został przekazany na wykonanie od jednego urzędnika do drugiego, znaczenie jego kontroli nie zmniejsza się, делопроизводственная usługi w każdym przypadku musi śledzić przestrzeganie terminów, a także kontrolować transfer takowych, jeśli jest taka potrzeba. Usługa odpowiedzialna za nadzór nad pracą nad dokumentami, może okaże się, że przygotowane przez urzędnika w formie, istoty, treści nie odpowiada posiadanemu kierownictwem zadania. W takiej sytuacji dokumentacja kierują wykonawcy na przetwarzanie, nie przesuwając ramy czasowe.

Wszystkie informacje (jak o procesie nadzoru nad dokumentacją i jej wynikach) muszą być ściśle konta w systemie. Od czasu do czasu informacje na doprowadzają razem, analizują, dostarczają do rozpatrzenia przez przełożonego. Najbardziej powszechna praktyka ó miesięczne raporty o pracy делопроизводственной usługi. Przywódcy celują dokument w formie podsumowania. Jego strukturę zazwyczaj ustalane w instrukcji do produkcji, z miesiąca na miesiąc papieru pochodzą, urządzone według prostego wzoru. To ułatwia porównywanie wyników przez różny czas. Wyniki przeprowadzonej analizy pozwalają zrozumieć, jakie należy podjąć działania w celu poprawy wydajności pracy i przyspieszenia przetwarzania dokumentacji. Konkretne urzędnicy odpowiedzialni za formułowanie propozycji w zakresie optymalizacji pracy, a szefowie podejmują decyzję, co z tego wynika i wcielać w jakie ramy czasowe należy wykonać pracę.