नियंत्रण के दस्तावेजों के निष्पादन: चरणों और लक्ष्यों

एक महत्वपूर्ण पहलू के प्रबंधन प्रक्रियाओं के किसी भी आधुनिक कंपनी – के संगठन पर नियंत्रण दस्तावेजों के निष्पादन. नियंत्रण शामिल है एक जटिल संरचित कार्यों के अनुक्रम की अनुमति देता है कि नियंत्रित करने के लिए इस तथ्य के दस्तावेजों के निष्पादन के द्वारा स्थापित कानूनों, नियमों, विनियमों, आदेशों के सिर के शब्दों. जिम्मेदार बैठक के लिए समय सीमा को सौंपा एक विशिष्ट कर्मचारी या विभाग । अपने सभी कार्यों में होना चाहिए, सही ढंग से सेट में नौकरी कर्तव्यों.

क्यों और कैसे?

नियंत्रण के उद्देश्य के दस्तावेजों के निष्पादन के – यह सुनिश्चित करने के गुणवत्ता, समयबद्धता के प्रलेखन । कर्मचारियों के चयन के लिए जिम्मेदार हैं, यह गुणवत्ता के लिए जिम्मेदार के बारे में जानकारी है जिस पर मूल्यांकन करने के लिए किस हद तक प्रभावी ढंग से कार्य करने के लिए सौंपा है, उन्हें विभिन्न विभागों, विभाजन, उद्यमों और अलग-अलग अधिकारियों ने. यह मदद करता है का विश्लेषण करने के लिए कंपनी की गतिविधियों को तैयार करने के लिए, जो करने के लिए सीमा के प्रभावी प्रबंधन में अपने विभागों के प्रमुखों की पहचान करने के लिए की प्रभावशीलता ठेकेदार के काम और आचरण करने के लिए समग्र विश्लेषण पर उद्यम है । के आधार पर प्राप्त के दौरान यह जानकारी अनुसंधान करने के लिए सबसे प्रभावी पाठ्यक्रम विकसित करने में सुधार करने के लिए कंपनी की गुणवत्ता.

मॉनिटरिंग सिस्टम के निष्पादन दस्तावेजों की एक व्यापक दृष्टिकोण की आवश्यकता का विश्लेषण करने के लिए कैसे अलग कर रहे हैं में कार्यरत फर्म चेहरा. इस अनुमान की कई कारक, संकेतकों. परिचय कंपनी की इस प्रणाली में, यह संभव है करने के लिए समझने के लिए किस हद तक कंपनी के भीतर कर्मचारियों का पालन करने के लिए अनुशासन और विस्तृत करने के लिए उपाय इसके सुधार के लिए.

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क्या करना है?

निगरानी दस्तावेजों के निष्पादन और आदेश शुरू होता है के गठन के साथ इस तरह की एक प्रणाली के माध्यम से, जो आप की निगरानी कर सकते हैं क्या बिंदु पर निष्पादित दस्तावेज कंपनी के भीतर. आप की जरूरत है बाहर काम करने के लिए एक प्रणाली इतनी है कि उसके माध्यम से दिखाया गया था के रूप में आने वाली दस्तावेजों, और भेजने के लिए बाहरी प्राप्तकर्ताओं का गठन, और के लिए इरादा आंतरिक संचार. बेशक, ध्यान दिए जाने की जरूरत हर किसी के लिए, और विशेष रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेज, के लिए जो के नेताओं ने तैयार की है के लिए अपने दिशा निर्देशों आगे की गतिविधियों, संचालन. कर्मचारियों के निष्पादन के लिए जिम्मेदार इस तरह के एक प्रणाली संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहिए प्राप्त आंकड़ों के विश्लेषण में सभी दस्तावेज और उन्हें लाने के लिए नेताओं. अपने लक्ष्य – जानकारी प्रदान करने के लिए एक के रूप में है कि आसान करने के लिए समझने, अनुभव करने के लिए, का विश्लेषण करने के लिए और सही निष्कर्ष आकर्षित. यदि आवश्यक हो, तो जिम्मेदार अधिकारियों पर स्पष्टीकरण देने के लिए एकत्र आंकड़ों.

इस कार्यक्रम के निष्पादन के नियंत्रण में दस्तावेजों की अनुमति देता है हमें समझने के लिए क्या समस्याओं कर रहे हैं कंपनी के भीतर, क्या कमियों कर रहे हैं, और फिर तैयार मान्यताओं के बारे में सुधार की वर्तमान प्रणाली. विचार है कि मदद करने के लिए प्रवाह में तेजी लाने के दस्तावेजों, उन्हें प्रक्रिया, और इस प्रकार को सुदृढ़ अनुशासन के कलाकारों लागू किया जा सकता है – इस के लिए छोड़ दिया है के विवेक कंपनी के प्रबंधकों. किसी भी मामले में, यह प्रणाली को नियंत्रित करने के – का मुख्य स्रोत उपयोगी, उद्देश्य के बारे में जानकारी । के बिना करने के लिए उन्हें उपयुक्त बनाने के बारे में निर्णय सुधार कार्यप्रवाह के लिए संभव नहीं है ।

क्या देखने के लिए?

निगरानी दस्तावेजों के निष्पादन कार्यवाही में लागू कर रहे हैं के संबंध में कुछ श्रेणियों के प्रलेखन – कोई ज़रूरत नहीं है को ट्रैक करने के लिए सभी प्रतिभूतियों के बिना किसी अपवाद के, आने के लिए फर्म है, उत्पन्न आंतरिक या बाह्य प्राप्तकर्ताओं को. जरूरी है को नियंत्रित करने के लिए सबसे पहले है मार्गदर्शन दस्तावेजों, सिफारिशों के लिए भेजा कंपनी के उच्च अधिकारियों, एजेंसियों, निकायों. समान रूप से महत्वपूर्ण नियामक के साधन अपनाया एक विशेष कंपनी के भीतर और विशिष्ट दस्तावेज है कि एम्बेडेड है के आधार पर चुना दृष्टिकोण के प्रबंधन के लिए उद्यम. यदि सिर की समय सीमा है, तो वे बिना शर्त सम्मान किया जाना चाहिए. अगर सम्मान के साथ कुछ करने के लिए दस्तावेज़ के प्रकार को अपनाने के आदेश को विनियमित करने का समय अंतराल है, वे भी पालन करने की आवश्यकता के बिना थोड़ी सी भी विचलन है.

हमेशा नहीं लेखांकन और नियंत्रण के दस्तावेजों के निष्पादन के – की जिम्मेदारी सेवा कार्यप्रवाह. उपयोगकर्ता कर सकते हैं बनाने के निर्णय पर लगाने के इस तरह के कर्तव्यों पर भी कार्यरत कंपनी के भीतर. वर्तमान में, इस अभ्यास फैल रहा है. कभी कभी नेताओं के नियंत्रण रखना, कभी कभी – की नियुक्ति जिम्मेदार है, उदाहरण के लिए, सिर के प्रभागों, विभागों. आप रखना कर सकते हैं पर नियंत्रण दस्तावेज़ की तैयारी पर एक कर्मचारी है, जो करीब के रूप में संभव के रूप में की प्रकृति के कारण । जिम्मेदार विभाग के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन एकीकृत करना चाहिए सभी प्रक्रियाओं पर नज़र रखने के प्रदर्शन के महत्वपूर्ण कागजात. केवल इस तरह के एक दृष्टिकोण बनाने के लिए मदद करता कागजी कंपनी के भीतर उत्पादक, प्रभावी से बचने के लिए, "पंचर".

कदम से कदम

आम तौर पर स्वीकार किए जाते हैं चरणों का निष्पादन नियंत्रण दस्तावेजों का सुझावधारावाहिक उत्पादन के सरकारी कागजात पर नियंत्रण है, को साबित करने के लिए तथ्य यह है कि वह करने के लिए लाया ठेकेदार, पूर्व ट्रैक के पाठ्यक्रम में गठन दस्तावेजों के निष्पादन, निर्णय करता है । सिर को समायोजित कर सकते हैं पाठ्यक्रम के निष्पादन का आदेश है । के परिणामों पर प्रलेखन से हटा दिया जाता है पर नियंत्रण है, जिसके बाद सभी परिणामों का विश्लेषण, विचार, संक्षेप में प्रस्तुत करना.

पहला और सबसे महत्वपूर्ण कदम के पंजीकरण और नियंत्रण के दस्तावेजों के निष्पादन के – की पहचान है कि एक विशेष सरकारी दस्तावेज़ के अधीन किया जाएगा इस तरह के उपचार के भीतर कंपनी. उत्पादन नियंत्रण वास्तव में होता है जब पल में, एक निश्चित दस्तावेज़ में उत्पन्न होता है, उद्यम के भीतर या बाहर से आ रहे addressee. पहले से ही पाठ में शामिल कर सकते हैं एक सख्ती से निर्दिष्ट तारीख है जिसके द्वारा सभी कार्य पूरा किया जाना चाहिए. कुछ मामलों में, समय सीमा सेट कर रहे हैं के साथ एक विशेष सूची के लिए मॉडल प्रलेखन – इस के लिए संदर्भित करता है, जहां एक की स्थिति सरकारी कागज गिर जाता है के तहत एक आइटम पर इस तरह के एक सूची. उत्पादन नियंत्रण के साथ सौदों सेवा को लागू करता है कि कार्यप्रवाह के भीतर कंपनी. अनुक्रम सरल है – पंजीकरण के द्वारा पीछा किया, – डालने पर नियंत्रण. अलग-अलग समय सीमा नियुक्त कर सकता है कंपनी के प्रबंधन माना जाता रहा है, आने वाले दस्तावेज़ और तैयार करने के लिए एक संकल्प पर. यह भी हो जाता है, एक डालने के लिए कारण पर नियंत्रण.

प्रौद्योगिकी के नियंत्रण के दस्तावेजों के निष्पादन के विशेष ध्यान देने की आवश्यकता के प्रकार के लिए दस्तावेजों द्वारा संसाधित सेवा, जिम्मेदार व्यक्तियों. यदि यह के अंतर्गत आता है कर्मचारी है, तो यह आवश्यक है को नियंत्रित करने के लिए प्रत्येक समाधान में प्रस्तुत पाठ के सरकारी कागज है । एक क्लासिक उदाहरण के – क्रम से एक बेहतर अधिकार है । प्रत्येक आइटम के लिए आप की जरूरत है एक स्पष्ट, स्पष्ट नियंत्रण है । यदि दस्तावेज़, कार्य, कार्यों, उनके प्रदर्शन भी किया है का ट्रैक रखने के लिए.

जब यह हो जाएगा के लिए तैयार हो?

नियंत्रण पर समय के दस्तावेजों के निष्पादन की आवश्यकता है कि जिम्मेदार पार्टियों को पता है कि कितना समय वे तैयार करने के लिए एक प्रतिक्रिया या उपायों के कार्यान्वयन की आवश्यकता द्वारा एक सरकारी कागज है । अगर हम बात कर रहे हैं के बारे में आवधिक प्रलेखन, के रूप में अच्छी तरह से एक के रूप में है कि हमारे सत्ता के भीतर उत्पन्न होता है अक्सर पर्याप्त है, तो आप का पालन करने के लिए मॉडल नियम है । इस विस्तार की गतिविधियों के लिए कुछ निजी कंपनियों, कानूनी संस्थाओं. वर्तमान को देखने के लिए आदर्श समय संभव है, अगर आप ध्यान से अध्ययन कानूनों, राष्ट्रपति और सरकारी फरमान, नियमों, आदेशों, और अन्य प्रासंगिक नियमों । उदाहरण के लिए, विशेष नियमों को विनियमित करने के मामले में क्या आप की जरूरत है पर विचार करने के लिए शिकायतों और प्रश्नों की deputies, प्रस्तुत दस्तावेज कब्जे में या लागू करने के लिए पहले से ही हस्ताक्षर किए गए निर्णय है । महत्व के इन नियमों के साथ पालन की जरूरत के कारण का पालन करने के लिए कानून के पत्र. शर्तों का उल्लंघन हो कानून के खिलाफ है.

नियमों और ndash; एक अन्य महत्वपूर्ण स्रोत के बारे में जानकारी आप क्या जरूरत है तैयार करने के लिए जवाब और समाधान. प्रबंध निष्पादन के नियंत्रण में दस्तावेजों के मूल्य में शामिल है विशेष प्रलेखन शासी नियमों की रिपोर्टिंग आँकड़े, काम के लेखा विभाग है । विशेष नियमों की स्थापना की है, समय का क्या अवधि में आप की जरूरत है प्रस्तुत करने के लिए दावा के रूप में और जब वे संबोधित करने की जरूरत है, कब और कैसे करने के लिए भेजने के लिए अपील की कोर्ट, कितना समय वहाँ है, उदाहरण के लिए क्वेरी करने के लिए जवाब है ।

सब कुछ नियंत्रित किया जाता है!

करने के लिए ठीक से प्रदर्शन को नियंत्रित करने के सरकारी दस्तावेजों में एक विशेष कंपनी के भीतर कर सकते हैं विशेष नियमों गवर्निंग मानक शर्तों के कुछ प्रकार के लिए, सरकारी दस्तावेजों में निर्दिष्ट नहीं कानूनों, अन्य बाहरी विनियमों. जब इसी विनियमन, आदेश, निर्देश के लिए सम्मान के साथ कंपनी को मंजूरी दी, सभी कर्मचारियों का पालन करना चाहिए स्थापित नियम है । एक नियम के रूप में, नियमों के नियंत्रण के लिए और समय में प्रवेश के निर्देश क्लर्क या आकार का कार्ड है । के लिए खाते में उन्हें लेने के लिए है ।

निगरानी दस्तावेजों के निष्पादन के द्वारा या तो कर्मचारियों के रिकॉर्ड रखने सेवाओं, या निर्देशक, या एक नामित व्यक्ति में एक संकल्प पर सरकारी कागज है । अगर एक विशेष दस्तावेज़ गिर नहीं करता है के तहत, सूची, मॉडल, सिर सही है डाल करने के लिए समय सीमा अपने विवेकाधिकार में. अपवाद – एक स्थिति है जब लेखक खुद सेट पाठ का शब्द है । यदि प्रबंधक बनाना चाहता है, दूसरा समाधान में तैयार किया गया था अलग-अलग समय फ्रेम में, यह भी नोट में संकल्प. कभी कभी यह है कि हो सकता है, पंजीकरण के समय पर, द्वारा विचार के शासी संरचना के कुछ सरकारी कागज यह संभव नहीं है समझने के लिए क्या संदर्भ में यह आवश्यक है को पूरा करने के लिए स्थिति. इस सुराग तैयार करने के लिए एक आपराधिक रूपरेखा के साथ समय समायोजित करें, यदि जरूरत पड़ी.

महत्वपूर्ण अंक

व्यक्तियों के साथ सौंपा कार्यान्वयन पर नियंत्रण के दस्तावेजों के निष्पादन, कि याद रखना चाहिए प्रलेखन पहुंचे संगठन में होता है के एक माह के भीतर रसीद, यदि दस्तावेज़ या संकल्प के सिर कोई विशेष निर्देश हैं, के रूप में अच्छी तरह के रूप मेंसरकारी कागज के अधीन नहीं है करने के लिए सूची की विशिष्ट दस्तावेज है । यदि पाठ में वहाँ रहे हैं विशिष्ट समय फ्रेम में जो, उदाहरण के लिए, जानकारी भेजा जाना चाहिए पाने के लिए है, तो प्राप्त की डाल पर नियंत्रण, इन समय की कमी है । कभी-कभी इस तरह के फ्रेम की तुलना में एक बड़ा मानक है, कभी कभी – में काफी कम है ।

यह महत्वपूर्ण है सुनिश्चित करने के लिए उचित नियंत्रण के दस्तावेजों के निष्पादन से प्राप्त उच्च अधिकारियों, संगठनों, सहित कुछ आदेश. आमतौर पर, इस आधिकारिक पत्र के संदर्भ में जो यह करने के लिए किया जा सकता है । यदि दस्तावेज़ से आता है एक collegial शरीर, के अंतर्गत आता है कर्मचारी, एक नियम के रूप में, पाठ में भी एक समय प्रत्येक आइटम के लिए. यदि यह बाहर वर्तनी नहीं है स्पष्ट रूप से, यह करने के लिए आवश्यक है पर ध्यान केंद्रित मॉडल नियम और निर्णय प्रबंधन. यह संभव है कि आने वाले दस्तावेज़ में एक सवाल है, कई बार मुलाकात में काम कर रहे कंपनी के अभ्यास. सबसे अच्छा दृष्टिकोण इस मामले में – तैयार करने के लिए सामान्य समूह के इस तरह के प्रलेखन और प्रतिबिंबित करना चाहिए के नियमों के साथ काम में आंतरिक निर्देश. यह मदद मिलेगी के लिए प्रदर्शन का अनुकूलन और समय को कम करने के लिए दस्तावेजों का विश्लेषण.

तकनीकी पहलुओं

सबसे सुविधाजनक विकल्प में उपलब्ध लगभग किसी भी आधुनिक उद्यम-एक स्वचालित निष्पादन के नियंत्रण में दस्तावेजों के उपयोग से जुड़े विशेष उपकरण (इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर) और सॉफ्टवेयर. एक बड़ी कंपनी के लिए आप आदेश कर सकते हैं कस्टम विकास, खाते में लेने के सभी peculiarities कंपनी की संरचना, अपने काम के क्षेत्रों में. अगर कंपनी छोटा है, और बजट की अनुमति नहीं है खरीदने के लिए एक व्यक्ति के उत्पाद, आप खरीद सकते हैं एक मानक समाधान है, सबसे उपयुक्त के तहत की जरूरत है और आवश्यकताओं, की वास्तविकताओं व्यापार प्रक्रियाओं. बहुत छोटे संगठनों के प्रबंधन डिजिटल फ़ाइलें. आसान स्वचालित लेखा प्रणाली लागू कर सकते हैं, यहां तक कि साइट पर का उपयोग कर, सुविधाओं के कार्यक्रम से Excel के लिए Microsoft मानक पैकेज ।

के विश्लेषण के संगठन के नियंत्रण में दस्तावेजों के निष्पादन में फर्म को लागू करने के लिए लेखांकन के माध्यम से स्वचालित उपकरण है, बहुत आसान है । बहुत स्पष्ट जानकारी प्राप्त कर सकते हैं – के अधिकांश कार्यक्रमों में सक्षम नहीं हैं बनाने के लिए अपने स्वयं के टेबल, लेकिन यह भी निर्माण करने के लिए ग्राफिक्स. आप अनुरोध कर सकते हैं के लिए आँकड़े का एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेजों, ठेकेदार या विभाग । ये सॉफ्टवेयर अपने आप को याद दिलाने पर आइटम के बारे में जो “जला” शर्तें. यह सब की अनुमति देता है बनाने के लिए काम और अधिक कुशल कानूनी इकाई है, जो विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि दस्तावेज़ बहुत मोटा है.

डिजाइन विशेषताएं:

नियंत्रण के दस्तावेजों के निष्पादन की आवश्यकता होती है करने के लिए ठीक से निष्पादित सभी चरणों के साथ काम करने की सरकारी कागज है । फिलहाल जब प्रलेखन दर्ज की गई है और रखा पर नियंत्रण के शीर्ष पर, एक खाली क्षेत्र में जिम्मेदार कर्मचारी बनाता है उचित निशान (19 रंगमंच की सामग्री). एक इसी तरह के निशान चाहिए संकेत मिलता है पंजीकरण फार्म में है । अगर काम जटिल है, यह संभव है कि समय सीमा आवंटित किया जाएगा एक लंबे महीने या एक साल भी है । यह करने के लिए बलों चरणों में काम को विभाजित और उनमें से प्रत्येक के लिए तैयार करने के लिए अलग-अलग समय सीमा है, जो ट्रैक करने के लिए भविष्य में. या तो मामले में, पल शाखा नियंत्रण – रिपोर्टिंग बिंदु के बाद, जो जिम्मेदार व्यक्ति का पालन करना होगा दस्तावेज़. क्लर्क (या अन्य अधिकारी को, जिसका कर्तव्य यह शामिल है) को भेजता है करने के लिए कागज के ठेकेदार फिक्सिंग, इस पल में खाते पुस्तक है । नियामक अधिकारी या शरीर के लिए जिम्मेदार नियंत्रण, जांच की समयबद्धता की प्राप्ति के लिए सीधे दस्तावेजों के ठेकेदार.

दस्तावेज़ निष्पादन पर नियंत्रण के संचालन शामिल है निरीक्षण करने के क्रम में, ट्रैक के सभी चरणों के प्रारंभिक काम की तैयारी पर जवाब. परिणाम के मध्यवर्ती चरणों की जरूरत में दर्ज होने के लिए पंजीकरण कार्ड के सरकारी कागज या नियंत्रण प्रणाली में. प्रबंधक के – एक सरकारी अधिकारी जिम्मेदार सूचना उपलब्ध कराने के लिए समय पर, सही, में वास्तविक स्थिति के अनुसार. आप को व्यवस्थित कर सकते हैं एक प्रश्न के लिखित परीक्षा, कभी कभी यह मौखिक है । नियंत्रण सेवा कर सकते हैं नियमित रूप से भेजने के लिए जिम्मेदार पार्टी के एक प्रश्न के लिखित नोटिस होता है कि करने के लिए संदर्भ दस्तावेजों के सभी पर नियंत्रण । आप कर सकते हैं नियमित रूप से बाहर भेजने के बारे में अनुस्मारक के प्रलेखन पर एक ही समय में आपरेशन में कई इकाइयों के तुरंत कंपनी है । इस में मदद करता है करने के लिए और अधिक प्रभावी ढंग से की गतिविधियों के समन्वय संरचनाओं.

महत्वपूर्ण पहलुओं

आम तौर पर, समय के भीतर जो के तहत निष्पादन दस्तावेजों के नियंत्रण से बाहर किया जाता है प्रारंभिक लेखा परीक्षा, कर रहे हैं दर्ज दस्तावेज में शासी उद्यम के संचालन. यदि विनियमन नहीं है, तो एक संकेत के इस तरह के नियमों में होना चाहिए मैनुअल या सरकारी कर्तव्यों के क्लर्क.

है सही दूर करने के लिए एक सरकारी कागज से नियंत्रण में, सिर के निर्णय के अनुसार जो नियंत्रण की शुरुआत की थी । के आधार पर एक आदेश के लिए बेहतर यह कर सकते हैं रिकॉर्ड रखने की सेवा. इस तथ्य को हटाने के के नियंत्रण में एक इसी निशान पंजीकरण प्रणाली, स्वचालित लेखांकन । दस्तावेज़ को संदर्भित करने के लिए के रूप में, मार डाला के लिएविस्तारित भंडारण के लिए भेजा है । अधिसूचना हो रही है, को पूरा 28-रंगमंच की सामग्री है ।

स्थिति बदलें

करने के लिए एक सरकारी कागज करने के लिए संदर्भित करने के लिए संख्या को मार डाला जाना चाहिए, वास्तविकता में प्रदर्शन सभी कार्यों को बाहर से लिखे गए पाठ में. निष्पादन होना चाहिए पुष्टि में दस्तावेजी, आधिकारिक रूप में. नियुक्त ठेकेदार, कागज पर सरकारी रिपोर्ट करेगा करने के लिए गाइड का काम है. इसके अलावा, रिपोर्ट के लिए आवश्यक हैं प्रदान करने के लिए माता पिता के संगठनों, संस्थाओं, व्यक्तियों, यदि कोई हो, प्राप्त करने में रुचि के बारे में जानकारी । कुछ मामलों में, अधिकारी एक परियोजना के पूरा होने या के साथ सामना करना पड़ा अतिरिक्त निर्देश. इस स्थिति में, के बारे में बात करने के निष्पादन से पहले प्रलेखन. यदि दस्तावेज़ स्थानांतरित किया गया था के निष्पादन के लिए एक अधिकारी से दूसरे करने के लिए, महत्व के अपने नियंत्रण कम नहीं है, सचिवीय सेवा, किसी भी मामले में, आवश्यकताओं को ट्रैक करने के लिए समय सीमा और नियंत्रण करने के लिए हस्तांतरण क्या है, यदि आवश्यक है. इस सेवा की निगरानी के लिए जिम्मेदार दस्तावेज़ पर काम करते हैं, आप मिल सकती है यह द्वारा तैयार एक अधिकारी के रूप में, सार, सामग्री को पूरा नहीं करता द्वारा जारी किए गए उपयोगकर्ता का काम है. इस स्थिति में, प्रलेखन के लिए भेजा ठेकेदार के प्रसंस्करण के लिए आगे बढ़ बिना समय सीमा.

के सभी जानकारी (के रूप में एक प्रक्रिया की निगरानी और प्रलेखन, और इसके परिणाम) सख्ती से किया जाना चाहिए में दर्ज लेखा प्रणाली है. समय-समय पर जानकारी डाल, एक साथ विश्लेषण, अनुदान प्रबंधक समीक्षा के लिए. सबसे आम अभ्यास – मासिक रिपोर्ट पर काम के सेवा रिकॉर्ड रखने. सिर को आगे करने के लिए दस्तावेज़ के सारांश । इसकी संरचना आम तौर पर सेट में मैनुअल उत्पादन, महीने के महीने से कागज बहती है, डिजाइन पर एक ही पैटर्न है । इस बनाता है यह आसान की तुलना करने के लिए परिणाम के लिए अलग अलग समय है. विश्लेषण के परिणामों को समझने में मदद जो उपाय लिया जाना चाहिए करने के लिए की दक्षता में सुधार कार्यप्रवाह और प्रसंस्करण में तेजी लाने के. विशिष्ट के लिए जिम्मेदार अधिकारियों के निर्माण प्रस्तावों का अनुकूलन करने के लिए काम करते हैं, और नेताओं ने तय किया जाना चाहिए क्या अनुवाद और क्या समय सीमा में काम करना चाहते हैं.