Kontrolle der erfllung der Dokumente: Phasen und Ziele

Ein Wichtiger Aspekt jeder modernen Verwaltungsprozesse des Unternehmens – die Organisation der Kontrolle ber die erfllung die Dokumente. Selbst die Kontrolle beinhaltet eine komplexe strukturierte Abfolge von Aktionen so zu Steuern, die Tatsache der in der Dokumentation festgelegten Gesetze, Regeln, распорядками, den Anordnungen des Leiters der Zeit. Die Verantwortung für die Einhaltung der Fristen liegt bei der jeweiligen Mitarbeiter oder Abteilung. Alle Aufgaben müssen korrekt verordnen in die Verantwortung.

Warum und wie?

Das Ziel der Kontrolle der erfllung der Dokumente ü Qualitätssicherung, Aktualität der Dokumentation. Arbeitnehmer, die ausgewählten dafür verantwortlich, verantwortlich für die Qualität der Informationen, auf deren Grundlage beurteilt wird, in welchem Umfang effektiv Ihre Aufgaben durchgeführt haben verschiedene Abteilungen, die Abteilungen des Unternehmens, einzelne Beamte. Es hilft eine Analyse der Tätigkeit der Firma, formulieren, in welchem Umfang effektiv verwalten Ihre Chefs von Abteilungen, erkennen die Wirksamkeit der Arbeit der Künstler und eine gemeinsame Analyse durch das Unternehmen. Auf der Grundlage der eingegangenen bei der Durchführung einer solchen Studie Informationen ist es möglich, ein möglichst effektiver Kurs der Verbesserung der Qualität der Arbeit des Unternehmens.

Das System der Kontrolle der erfllung der Dokumente erfordert einen umfassenden Ansatz für die Analyse, wie verschiedene arbeiten verwendet Person in der Firma. In dieser Schätzung sind zahlreiche Faktoren, Indikatoren. Durch die Implementierung eines auf das Unternehmen ein ähnliches System, kann man verstehen, in welchem Umfang innerhalb des Unternehmens Mitarbeiter zu halten darstellerischen Disziplin, sowie Maßnahmen erarbeiten, um zu verbessern.

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Was tun?

Kontrolle der erfllung der Dokumente und der auftrge beginnt mit der Bildung eines solchen Systems, durch die man den überblick, an welchem Punkt markiert die Dokumentation innerhalb des Unternehmens. Sie müssen arbeiten, Ihr System so, dass durch Sie angezeigt werden wie eingehende Dokumente, so und an externe Adressaten, die gebildeten und die für eine innere Störung. Natürlich, Aufmerksamkeit muss man nicht alle ohne Ausnahme und in Erster Linie wichtige Dokumente, bei denen die Führungskräfte formulierten Ihre Hinweise zu weiteren Veranstaltungen, Operationen. Mitarbeiter, verantwortliche für die Ausführung eines solchen Systems müssen die Informationen zusammenfassen, die bei der Analyse der gesamten Dokumentation, bringen Sie in den Köpfen. Ihre Aufgabe ü Bereitstellung von Informationen in dieser Form, so kann es leicht verstehen, wahrnehmen, analysieren und die richtigen Schlüsse zu ziehen. Bei Bedarf Beamte verantwortlich für die Abgabe Klarstellungen in Bezug auf die gesammelten Statistiken.

Programm Kontrolle der erfllung der Dokumente kann nachvollzogen werden, welche Probleme gibt es innerhalb des Unternehmens, welche Mängel beobachtet werden, was bedeutet, formulieren Hypothesen bezüglich der Verbesserung des bestehenden Systems. Ideen, die Ihnen helfen beschleunigen die Ströme der Dokumentation, deren Bearbeitung und damit eine größere Disziplin der Darsteller, umgesetzt werden können – es bleibt im Ermessen der Führungskräfte des Unternehmens. In jedem Fall ist es zu kontrollierende System – die wichtigste Quelle für nützliche, Objektive Informationen. Ohne Ihnen angemessene Lösungen bezüglich der Verbesserung des Dokumentendurchlaufes nicht möglich.

Für das, was verfolgen?

Kontrolle der Erfüllung der Dokumente in der Schriftführung realisiert in Bezug auf einige Kategorien der Dokumentation – es gibt keine Notwendigkeit, den überblick über alle ohne Ausnahme von Papier, die in einem Unternehmen erzeugt oder innerhalb verwiesene externe Adressaten. Unbedingt zu kontrollieren in Erster Linie Hinweise, Dokumente, Empfehlungen, geleitete Unternehmen den übergeordneten Behörden, Strukturen, Organen. Nicht weniger wichtig sind die administrativen Dokumente, die innerhalb eines bestimmten Unternehmens, sondern auch eine spezifische Dokumentation, eingeführt auf der Grundlage des gewählten Ansatzes für die Unternehmensführung. Wenn der Kopf montiert Fristen, das heißt, Sie müssen bedingungslos eingehalten werden. Wenn es in Bezug auf irgendeine Art von Dokumenten angenommen, die Ordnung zur Regelung der Zeitabstände, solche auch eingehalten werden müssen, ohne die geringste Abweichung.

Nicht immer die Berücksichtigung und Kontrolle der Ausführung von Dokumenten – der Bereich der Verantwortung des Dienstes des Dokumentendurchlaufes. Die Führung kann die Entscheidung über die übergabe dieser Aufgaben an jeden Beschäftigten innerhalb des Unternehmens. Derzeit ist diese Praxis verbreitet sich zunehmend. Manchmal Manager nehmen die Kontrolle an sich, manchmal ü weisen dafür verantwortlich, zum Beispiel, die Vorgesetzten der Abteilungen, die Abteilungen. Sie legen die Kontrolle über die Vorbereitung des Dokuments auf irgendwelchen Mitarbeiter, der es so nah wie möglich aufgrund der Besonderheiten seiner Position. Abteilung, verantwortlich für Dokumentenmanagement, muss alle Prozesse zentralisieren, indem die Erfüllung der wichtigen Papiere. Nur dieser Ansatz hilft, die Papier-arbeiten, die innerhalb des Unternehmens eine effektive, effiziente, vermeiden „Pannen».

Schritt für Schritt

Die Allgemeingültigen Stufen der Kontrolle der erfllung der Dokumente vermutenkonsequente Inszenierung offiziellen Papier auf die Kontrolle, Tat der Tatsache, dass Sie kommuniziert werden, um den Interpreten, modernes Tracking gebildet aus der Durchführung von Dokumenten, Lösungen. Bei diesem Kopf kann die Geschwindigkeit der Ausführung des Auftrages. Nach den Ergebnissen der Arbeit in der Dokumentation nehmen mit der Kontrolle, Wonach alle Ergebnisse analysieren, berücksichtigen, zusammenfassen.

Der erste und wichtigste Schritt der Registrierung und Kontrolle der Erfüllung von Dokumenten – die Ermittlung, dass eine bestimmte offizielles Papier unterliegt einer solchen Behandlung innerhalb der Gesellschaft. Die Errichtung auf die Kontrolle wirklich in diesem Moment geschieht, wenn ein Dokument innerhalb des Unternehmens gebildet oder kommt hier von einer externen Empfänger. Bereits im Text enthalten sein kann streng festgelegten Datum, bis zu dem alle Aufträge erfüllt werden müssen. In einigen Fällen Fristen werden spezielle Liste für Standard-Dokumentation – dies gilt auch, wenn das offizielle Papier fällt unter einen der Punkte einer solchen Liste. Die Inszenierung der Kontrolle auf Dienst beschäftigt, realisierend Dokumentenfluss innerhalb des Unternehmens. Die Reihenfolge der einfache ü Registrierung, Spur – die Errichtung auf die Kontrolle. Die individuellen Fristen für die Führung des Unternehmens ernennen kann, nach Behandlung des eingabedokuments und die Formulierung einer resolution auf ihn. Dies wird auch der Grund für die Inszenierung auf die Kontrolle.

Technologie der Kontrolle der erfllung der Dokumente erfordert Besondere Aufmerksamkeit auf die Art der Dokumentation der behandelten Dienst, den Verantwortlichen Personen. Wenn überhaupt, gehört zur Zahl der Verwaltung, dann zu kontrollieren, muss jede der Lösungen, die im Text der offiziellen Papier. Ein klassisches Beispiel – der Auftrag der übergeordneten Behörde. Für jeden Artikel braucht einen klaren, uneingeschränkten Kontrolle. Wenn das Dokument des Auftrages, der Aufgabe, deren Durchführung auch zu überwachen.

Wann ist es fertig?

Überwachung der Fristen der erfllung der Dokumente setzt Voraus, dass die Verantwortlichen wissen, wie viel Zeit haben Sie für die Vorbereitung der Antwort oder Umsetzung von Maßnahmen, die eine offizielle Papier. Wenn es darum geht, regelmäßige Dokumentation, sowie solche, die innerhalb unserer Mächte bildeten oft genug, dann müssen Sie Folgen den typisierten Fristen. Dies gilt auch für die Tätigkeit der einzelnen Unternehmen, juristischen Personen. Erfahren Sie die aktuellen typisierten Begriffe können, wenn Sie sorgfältig prüfen, die Gesetzgebung, die Präsidentschafts-und Regierungs-Erlasse, Verordnungen, Verfügungen, sonstige relevante Vorschriften. Zum Beispiel, spezielle Vorschriften geregelt, in welchem Zeitrahmen zu betrachten, Beschwerden, Anfragen von Abgeordneten, die Dokumentation übertragen auf die Lagerung oder die Eingabe in Kraft, der bereits unterzeichnete Entscheidung. Die Bedeutung der Einhaltung dieser Regeln durch die Notwendigkeit, den Buchstaben des Gesetzes Folgen. Die Verletzung der Fristen wird ein Verstoß gegen das Gesetz.

Satzung – eine weitere wichtige Quelle für Informationen darüber, in welchem Zeitrahmen müssen die Antworten und Lösungen vorzubereiten. Die Verwaltung der Kontrolle der erfllung der Dokumente nimmt einen Wert fachkundige Dokumentation, regelt die Regeln für die Bildung des Berichtswesens nach den Statistiken, die die Arbeit der Buchhaltung. Spezielle Vorschriften festgelegt, innerhalb welcher Frist müssen Ansprüche hinsichtlich Qualität und wenn Sie betrachtet werden sollten, wie es richtig ist und wenn das führen des Berufungsgerichts, wie viel Zeit haben die Instanz auf die Antwort auf Anfrage ist.

Alles reglementiert!

Für die korrekte überwachung der Ausführung von offiziellen Dokumenten innerhalb eines bestimmten Unternehmens nehmen können spezielle Regeln, welche die typisierten Fristen für einige Arten von offiziellen Papieren, nicht in den Gesetzen genannten, sonstigen externen Rechtsakte. Wenn die entsprechende Verordnung, Befehl, Anweisung in Bezug auf Unternehmen zugelassen sind, sind alle Arbeitnehmer verpflichtet, den festgestellten Regel. In der Regel Vorschriften für die Kontrolle und die Fristen für die Anweisung verabreicht Sachbearbeiter förmiger oder ein Schulzeugnis. Berücksichtigt werden müssen alle und jeder.

Kontrolle der Erfüllung der Dokumente erfolgt entweder die Arbeiter делопроизводственной Dienst, entweder der Leiter oder Personen, die Ihnen in der resolution auf dem offiziellen Papier. Wenn ein bestimmtes Dokument fällt nicht unter die Liste der typisierten, der Leiter berechtigt, die Fristen setzen nach eigenem Ermessen. Eine Ausnahme – die Situation, wenn der Autor des Dokuments selbst setzt den Begriff im Text. Wenn der Kopf will, um eine gegenseitige Lösung bereit war, in einem anderen zeitlichen Rahmen, darüber wird auch in der resolution. Manchmal kann eine Situation, wenn zum Zeitpunkt der Registrierung, Prüfung der Verwaltungsausschuss gewissen offiziellen Papier nicht möglich zu verstehen, in welchem Zeitrahmen müssen die Bestimmungen zu erfüllen. Dies zwingt zu formulieren уловные Rahmen, mit der Zeit korrigierbar, wenn die Notwendigkeit entsteht.

Wichtige Momente

Die Personen, an denen obliegt die Kontrolle der Umsetzung der Dokumente, sollten daran denken, dass die Dokumentation, in der Organisation angekommen ist, erfolgt innerhalb eines Monats ab Datum des Eingangs, wenn der Text des Dokuments oder der resolution des Leiters gibt es keine speziellen Hinweise sowiedas offizielle Papier fällt nicht unter die Listen der typisierten Dokumente. Wenn im Text gibt es bestimmte Fristen, in denen zum Beispiel muss die Information an den Empfänger gesendet werden, dann Behandlung basiert auf Kontrolle, angesichts dieser zeitlichen Einschränkungen. Manchmal ist ein solcher Rahmen mehr Standard, manchmal ü deutlich kürzer.

Wichtig, um die korrekte Kontrolle der erfllung der Dokumente, die von den übergeordneten Instanzen, Organisationen, darunter einige Besorgungen. Typischerweise ist ein solches offizielles Papier enthält die Termine, zu denen alle erfüllt werden. Wenn das Dokument stammt vom Kollegialorgan, gehört zu den geschftigen, in der Regel im Text gibt es auch Fristen in Bezug auf jede der Elemente. Wenn eine solche nicht festgesetzt wird deutlich, ist es notwendig, sich auf die typisierten Regeln und die Entscheidung des Managements des Unternehmens. Es ist durchaus möglich, dass das eingehende Dokument enthält die Frage, wer hat sich nicht schon einmal in der Praxis des Unternehmens. Die optimale Vorgehensweise in diesem Fall ü formulieren eine gemeinsame Gruppe solcher Dokumentation und reflektieren die Regeln der Arbeit mit Ihr im internen Anweisungen. Es hilft zu optimieren und die Durchlaufzeiten zu verkürzen Analyse von Dokumenten.

Technische Aspekte

Die bequemste Variante, verfügbar fast jedem modernen Unternehmens – dies ist eine automatisierte Kontrolle der erfllung der Dokumente, d.h. die Anwendung von spezialisierten Maschinen (elektronisch-Rechenmaschinen (Computer) und Software-Systeme. Für eine große Firma bestellt die individuelle Entwicklung unter Berücksichtigung aller Besonderheiten der Struktur des Unternehmens, des Bereichs der Arbeit. Wenn die Firma klein ist, und das Budget nicht kaufen können für sich selbst ein individuelles Produkt, das Sie kaufen können typische Lösung, die am besten geeignete unter Anfragen und Anforderungen, die Realitäten von Geschäftsprozessen. Für die ganz kleinen genug Organisationen die Führung der digitalen Archivs. Ein einfaches automatisiertes Berechnungssystem implementiert werden kann sogar vor Ort die Möglichkeit, mit einem Excel-Programm aus dem Standard-Paket von Microsoft.

Analyse der Organisation der Kontrolle der erfllung der Dokumente in der Firma, реализовавшей учетность gerade durch automatisierte Mittel, viel einfacher. Deutlich anschaulicher Informationen erhalten Sie – die meisten Programme sind in der Lage, nicht nur Ihre eigene Tabelle, sondern auch grafisch. Fragen Sie die Statistik für einen bestimmten Typ von Dokumenten, Interpret oder Abteilung. Solche Software-Systeme selbst erinnert an Punkten, die „brennt“ Zeit. All dies führt zu der Arbeit der juristischen Person effizienter, was besonders wichtig ist, wenn Dokumentenfluss sehr umfangreich ist.

Besonderheiten der Erledigung

Kontrolle der erfllung der Dokumente verpflichtet richtig aufzumachen, die alle Phasen der Arbeit mit einem offiziellen Papier. In dem Moment, als Dokumentation aufgezeichnet und wird auf die Kontrolle, von oben auf das leere Feld Verantwortlicher Mitarbeiter Rotz (19. props). Eine ähnliche Markierung sollte im Anmeldeformular angeben. Wenn die Aufgabe schwierig, es ist möglich, dass ein Fälligkeitsdatum zugewiesen wird, langlebig – Monate oder sogar ein Jahr. Dies zwingt teilen die Arbeit auf Bühnen und für jeden von Ihnen formulieren individuelle Fristen, und die müssen in der Zukunft verfolgen. In allen Varianten der selbst scharf auf die Kontrolle ü berichtend Punkt, nach dem die Verantwortlichen müssen aufpassen, für das Dokument. Clerks (oder andere Mitarbeiter, deren Aufgaben es gehört) leitet das Papier Künstler, die Festsetzung dieser Stelle in Ihrem Buch. Die kontrollierende Amtsperson oder Behörde für die Kontrolle, ob die Rechtzeitigkeit des Eingangs der Unterlagen unmittelbar an den Auftragnehmer.

Kontrolle der Erfüllung der Dokumente Zielen auf die Durchführung von überprüfungen, damit nachverfolgt haben alle Schritte vorläufigen arbeiten an der Vorbereitung der Antwort. Die Ergebnisse der Zwischenschritte müssen Fix auf der Registrierungskarte offiziellen Papier oder im Kontroll-System. Darsteller – ein Beamter, der verantwortliche für die Bereitstellung der Informationen rechtzeitig, genau im Einklang mit der realen Situation. Sie können schriftliche Prüfungen zu organisieren, manchmal reicht es mündlich. Control Service kann regelmäßig führen die Verantwortlichen Personen schriftliche Benachrichtigungen, in denen ausdrücklich Erwähnung zu allen Dokumenten auf der Kontrolle im Moment. Sie versenden regelmäßig Erinnerungen an dieser Dokumentation, die gleichzeitig in Betrieb haben mehrere Abteilungen des Unternehmens ein. Es hilft, effizienter zu koordinieren, die Tätigkeit der Strukturen.

Wichtige Aspekte

In der Norm Fristen, die im Rahmen der Kontrolle der erfllung der Dokumente überprüfung erfolgen, werden in der Dokumentation regelt die Arbeit des Unternehmens. Wenn die Vorschriften nicht, dann Hinweis auf solche Regeln sollte in der Anleitung oder Pflichten Sachbearbeiter.

Recht entfernen offizielles Papier mit der Kontrolle der Leiter, in übereinstimmung mit der Entscheidung der Kontrolle eingeführt wurde. Auf der Grundlage der Anweisungen der übergeordneten Person kann dies tun делопроизводственная Dienst. Über die Tatsache der Aufhebung der mit der Kontrolle wird ein entsprechender Vermerk im registration System, automatisierte Account. Das Dokument als eingewilligt, fürlängere Lagerung begibt sich in die Sache. Benachrichtigung darüber wird die Füllung 28 Requisiten.

Änderung des Status

Um die offizielle Papier gehören zu den ausgeführten, müssen in der Realität, alle jene Aufgaben, die im Text verschrieben. Die Vollstreckung muss eine Bestätigung in der Doku, die offizielle Form. Ernannten Testamentsvollstrecker nach dem Papier der Beamte ist verpflichtet, Rechenschaft von der Leitung nach den Ergebnissen der durchgeführten Arbeit. Außerdem Berichte vorzulegen übergeordneten Organisationen, Behörden, Personen, wenn überhaupt Interesse an Informationen. In einigen Fällen Beamter erhält das Projekt in der Revision oder kollidiert mit zusätzlichen Bestellungen. In dieser Situation sprechen über den Vollzug der Dokumentation früher. Wenn das Dokument übergeben wurde, auf die Erfüllung von einem Beamten zum anderen, die Bedeutung seiner Kontrolle nicht reduziert, делопроизводственная Dienst in jedem Fall die Einhaltung der Fristen überwacht werden sollen, und Steuern die Migration per se, wenn es notwendig ist. Werkdienst sind zuständig für die Kontrolle über die Arbeit an Dokumenten, kann feststellen, dass der vorbereitete Beamten nach der Form, dem Wesen, dem Inhalt nicht entspricht zugeteilte Aufgabe der Leitung. In einer solchen Situation die Dokumentation verweisen Auftragnehmer zur Verarbeitung, ohne verschieben der Zeitskala.

Alle Informationen (wie über den Prozess der überwachung der Dokumentation und Ihre Ergebnisse) sollten unbedingt in das System fixiert werden. Von Zeit zu Zeit Informationen zusammen bringen, zu analysieren, für die Prüfung des Vorgesetzten. Die am weitesten verbreitete Praxis – monatliche Berichte über die Arbeit делопроизводственной Dienst. Leiter leiten das Dokument als Zusammenfassung. Seine Struktur ist in der Regel in den Anweisungen für die Produktion, von Monat zu Monat Papier kommen, gestaltete nach einem einheitlichen Muster aufgebaut. Das macht den Vergleich der Ergebnisse für die verschiedenen Zeiten. Die Ergebnisse der Analyse helfen zu verstehen, welche Maßnahmen zur Steigerung der Workflow-Effizienz und der Beschleunigung der Verarbeitung von Dokumenten. Bestimmte Beamte sind verantwortlich für die Formulierung der Vorschläge zur Optimierung der Arbeit und Staats-und Regierungschefs entscheiden, was daraus folgt verkörpern und in welchen Zeitrahmen müssen Sie die Arbeit.