Кантроль выканання дакументаў: этапы і мэты

Дата:

2018-07-02 03:20:19

Прагляды:

201

Рэйтынг:

1Любіць 0Непрыязнасць

Доля:

Важны аспект кіраўніцкіх працэсаў любога сучаснага прадпрыемства – арганізацыя кантролю за выкананнем дакументаў. Сам кантроль прадугледжвае складаную структураванай паслядоўнасць дзеянняў, якія дазваляюць кантраляваць факт выканання дакументацыі у устаноўленыя законамі, правіламі, распорядками, загадамі кіраўніка тэрміны. Адказнасць за выкананне тэрмінаў ўскладзена на канкрэтнага супрацоўніка небудзь аддзел. Усе іх задачы неабходна карэктна прапісаць у службовых абавязках.

Навошта і як?

Мэта кантролю выканання дакументаў – забеспячэнне якасці, своечасовасці выканання дакументацыі. Работнікі, вылучаныя за гэта адказнымі, адказваюць за якасць інфармацыі, на падставе якой ацэньваецца, у якой ступені эфектыўна выконваюць ускладзеныя на іх задачы розныя аддзялення, падраздзялення прадпрыемства, асобныя службовыя асобы. Гэта дапамагае праводзіць аналіз дзейнасці фірмы, фармуляваць, у якой ступені вынікова кіруюць сваімі аддзеламі начальнікі, выяўляць эфектыўнасць працы выканаўцаў і праводзіць агульную аналітыку па прадпрыемству. На аснове атрыманых пры правядзенні такога даследавання звестак можна распрацаваць максімальна дзейсны курс павышэння якасці працы фірмы.

кіраванне кантролем выканання дакументаў

Сістэма кантролю выканання дакументаў прадугледжвае комплексны падыход да аналізу таго, як працуюць розныя працаўладкаваныя ў фірме асобы. Пры гэтым ацэньваюць шматлікія фактары, паказчыкі. Укараніўшы на прадпрыемстве падобную сістэму, можна зразумець, у якой ступені ўнутры кампаніі работнікі прытрымліваюцца выканальніцкай дысцыпліны, а таксама прапрацаваць меры для яе паляпшэння.

Больш:

Разлік і аплата бальнічнага ліста

Разлік і аплата бальнічнага ліста

Аплата бальнічнага ліста прадугледжана заканадаўствам РФ, у прыватнасці ГК і ФЗ № 255. Акрамя гэтага, некаторыя нормы рэгулююцца палажэннямі ГК РФ. Любы супрацоўнік пры ўзнікненні ў яго пэўнага хваробы павінен звярнуцца ў лячэбную ўстанову, лекар яко...

Атэстацыя работнікаў на адпаведнасць пасады: мэты, парадак правядзення, вынік

Атэстацыя работнікаў на адпаведнасць пасады: мэты, парадак правядзення, вынік

Працадаўцы ўспрымаюць парадак атэстацыі работнікаў як фармальнасць. Нарматыўных дакументаў, прызначаных для камерцыйных арганізацый, якія не выпускалася. Атэстацыя патрабуецца толькі для супрацоўнікаў арганізацый пазначаных у законах сфер дзейнасці, ...

Рэгістрацыя МС: парадак, узор заявы, пасведчанне

Рэгістрацыя МС: парадак, узор заявы, пасведчанне

Кожны чалавек, які набыў аўтамабіль, павінен заняцца яго пастаноўкай на ўлік у ДІБДР. Гэта неабходна пры набыцці новай або падтрыманай машыны, а таксама не мае значэння, ці з'яўляецца прадавец фізічнай асобай або юрыдычнай асобай. Рэгістрацыя МС ажыц...

Што рабіць?

Кантроль выканання дакументаў і даручэнняў пачынаецца з фарміравання такой сістэмы, праз якую можна сачыць, у які момант спаўняецца дакументацыя ў межах кампаніі. Неабходна прапрацаваць сістэму такім чынам, каб праз яе адлюстроўваліся як уваходныя дакументы, так і адпраўляюцца знешніх адрасатам, сфармаваныя і прызначаныя для ўнутранага ўзаемадзеяння. Вядома, ўвагу неабходна надаваць не ўсім без выключэння, а ў першую чаргу важных дакументаў, адносна якіх кіраўнікі сфармулявалі свае ўказанні па далейшых дзеяннях, аперацыях. Супрацоўнікі, адказныя за выкананне такой сістэмы, павінны абагульняць звесткі, якія атрымліваюцца пры аналізе ўсяго аб'ёму дакументацыі, даводзіць іх да кіраўнікоў. Іх задача – прадастаўляць інфармацыю ў такой форме, каб яе можна было лёгка зразумець, успрыняць, прааналізаваць і зрабіць карэктныя высновы. Пры неабходнасці службовыя асобы адказныя за дачу тлумачэнняў адносна сабранай статыстыкі.

Праграма кантролю выканання дакументаў дазваляе зразумець, якія праблемы ёсць унутры кампаніі, якія недахопы назіраюцца, а значыць, сфармуляваць здагадкі адносна ўдасканалення дзеючай сістэмы. Ідэі, якія дапамагаюць паскорыць патокі дакументацыі, іх апрацоўку, а значыць, умацаваць дысцыпліну выканаўцаў, могуць быць рэалізаваны – гэта застаецца на меркаванне кіраўнікоў кампаніі. У любым выпадку менавіта кантралюе сістэма – асноўная крыніца карысных, аб'ектыўных звестак. Без іх прымаць адэкватныя рашэнні адносна ўдасканалення дакументазвароту не ўяўляецца магчымым.

За чым сочым?

Кантроль выканання дакументаў у справаводстве рэалізуецца ў дачыненні да некаторых катэгорый дакументацыі – няма неабходнасці адсочваць усе без выключэння паперы, якія паступаюць у фірму, фарміруюцца ўнутры або накіраваныя знешніх адрасатам. У абавязковым парадку прыйдзецца кантраляваць у першую чаргу ўказанні, дакументы, рэкамендацыі, якія накіроўваюцца прадпрыемству вышэйстаячымі інстанцыямі, структурамі, органамі. Не менш важныя распарадчыя дакументы, прынятыя ў межах канкрэтнай кампаніі, а таксама спецыфічная дакументацыя, ўкаранёная на аснове абранага падыходу да кіравання прадпрыемствам. Калі кіраўніком ўстаноўлены тэрміны выканання, значыць, яны павінны выконвацца безумоўна. Калі адносна некаторага тыпу дакументаў прыняты загад, які рэгламентуе часовыя прамежкі, такія таксама трэба выконваць без найменшых адхіленняў.

Не заўсёды ўлік і кантроль выканання дакументаў – вобласць адказнасці службы дакументаабароту. Кіраўніцтва можа прыняць рашэнне пра ўскладанне такіх абавязкаў на любога працаўладкаваных у межах кампаніі. У цяперашні час такая практыка распаўсюджваецца ўсё шырэй. Часам кіраўнікі бяруць кантроль на сябе, часам – прызначаюць адказных за гэта, да прыкладу, начальнікаў падраздзяленняў, аддзелаў. Можна ўскласці кантроль за падрыхтоўкай дакумента на якога-небудзь супрацоўніка, якому гэта максімальна блізка ў сілу спецыфікі яго пасады. Аддзел, які адказвае за дакументаабарот, павінен цэнтралізаваць усе працэсы, адсочваючы выкананне важных папер. Толькі такі падыход дапамагае зрабіць папяровую працу ў межах кампаніі дзейснай, эфектыўнай, пазбегнуць «праколаў».

кантроль выканання дакументаў ажыццяўляюць

Крок за крокам

Агульнапрынятыя этапы кантролю выканання дакументаў мяркуюцьпаслядоўную пастаноўку афіцыйнай паперы на кантроль, праверку таго факту, што яна даведзена да выканаўцы, папярэдняе адсочванне сфармаваных у ходзе яе выканання дакументаў, рашэнняў. Пры гэтым кіраўнік можа рэгуляваць ход выканання даручэння. Па выніках працы дакументацыю здымаюць з кантролю, пасля чаго ўсе вынікі аналізуюць, ўлічваюць, абагульняюць.

Самы першы і самы важны крок рэгістрацыі і кантролю выканання дакументаў – выяўленне, што канкрэтная афіцыйная папера падлягае такой апрацоўцы ў межах кампаніі. Пастаноўка на кантроль фактычна адбываецца ў той момант, калі некаторы дакумент фарміруецца ў межах прадпрыемства альбо паступае сюды ад знешняга адрасата. Ужо ў тэксце можа ўтрымлівацца строга агавораная дата, да якой усе даручэнні павінны быць выкананы. У некаторых выпадках тэрміны ўстанаўліваюцца адмысловым пералікам для тыпавой дакументацыі – гэта тычыцца сітуацыі, калі афіцыйная папера падпадае пад адзін з пунктаў такога спісу. Пастаноўкай на кантроль займаецца служба, якая рэалізуе дакументаабарот у межах кампаніі. Паслядоўнасць простая – рэгістрацыя, следам – пастаноўка на кантроль. Індывідуальныя тэрміны можа прызначыць кіраўніцтва прадпрыемства, разгледзеўшы які ўваходзіць дакумент і сфармуляваўшы на яго рэзалюцыю. Гэта таксама становіцца падставай для пастаноўкі на кантроль.

Тэхналогія кантролю выканання дакументаў патрабуе асаблівую ўвагу звяртаць на тып дакументацыі, апрацоўванай службай, адказнымі асобамі. Калі такая належыць да ліку распарадчай, тады неабходна кантраляваць кожнае з рашэнняў, прадстаўленых у тэксце афіцыйнай паперы. Класічны прыклад – загад вышэйстаячага органа. Для кожнага пункта неабходны выразны, безумоўны кантроль. Калі ў дакуменце ёсць даручэнні, заданні, іх выкананне таксама прыйдзецца адсочваць.

Калі будзе гатова?

Кантроль за тэрмінамі выканання дакументаў мяркуе, што адказныя за гэта асобы ведаюць, як шмат часу ў іх ёсць для падрыхтоўкі адказу альбо рэалізацыі мер, якіх патрабуе афіцыйная папера. Калі гаворка ідзе аб перыядычнай дакументацыі, а таксама такі, якая ў межах нашай дзяржавы фармуецца досыць часта, тады прыйдзецца прытрымлівацца тыпавых тэрмінах. Гэта распаўсюджваецца і на дзейнасць некаторых асобных кампаній, юрыдычных асоб. Даведацца актуальныя тыпавыя тэрміны можна, калі ўважліва вывучыць заканадаўства, прэзідэнцкія і ўрадавыя ўказы, пастановы, распараджэнні, іншыя значныя нарматыўныя акты. Да прыкладу, адмысловымі правіламі рэгламентавана, у якія тэрміны трэба разглядаць скаргі, запыты дэпутатаў, перадаваць дакументацыю на захоўванне або ўводзіць у сілу ўжо падпісанае рашэнне. Важнасць захавання такіх правіл абумоўлена неабходнасцю прытрымлівацца літары закона. Парушэнне тэрмінаў становіцца парушэннем закона.

аўтаматызаваны кантроль выканання дакументаў

Падзаконныя акты – яшчэ адзін важны крыніца інфармацыі аб тым, у якія тэрміны неабходна падрыхтаваць адказы і рашэнні. Кіраванне кантролем выканання дакументаў прадугледжвае значэнне спецыялізаванай дакументацыі, якая рэгламентуе правілы фарміравання справаздачнасці па статыстыцы, працы бухгалтэрыі. Адмысловымі правіламі ўстаноўлена, у які тэрмін трэба прад'яўляць прэтэнзіі па якасці і калі яны павінны быць разгледжаны, як правільна і калі накіроўваць у суд апеляцыю, як шмат часу ёсць у інстанцыі на адказ па запыце.

Усё рэгламентавана!

Для карэктнага кантролю выканання службовых дакументаў у межах канкрэтнага прадпрыемства можна прыняць спецыялізаваныя правілы, якія рэгламентуюць тыпавыя тэрміны для некаторых тыпаў афіцыйных папер, не названых у законах, іншых знешніх прававых актах. Калі адпаведны рэгламент, загад, інструкцыя ў дачыненні да кампаніі зацвярджаюцца, усе работнікі абавязаны прытрымлівацца устаноўленаму правілу. Як правіла, нарматывы па кантролі і тэрмінах ўводзяць у інструкцыю справавода небудзь форменны табель. Ўлічваць іх прыйдзецца ўсім і кожнаму.

кантроль выканання дакументаў

Кантроль выканання дакументаў ажыццяўляюць альбо работнікі делопроизводственной службы, альбо кіраўнік, альбо асобы, прызначаныя ім у рэзалюцыі на афіцыйнай паперы. Калі канкрэтны дакумент не падпадае пад спіс тыпавых, кіраўнік мае права паставіць тэрміны выканання на сваё меркаванне. Выключэнне – сітуацыя, калі аўтар дакумента сам ўсталёўвае ў тэксце тэрмін. Калі кіраўнік жадае, каб адказнае рашэнне было падрыхтавана ў іншыя часовыя рамкі, пра гэта таксама адзначаецца ў рэзалюцыі. Часам магчымая і такая сітуацыя, калі на момант рэгістрацыі, разгляду кіруючым складам некаторай афіцыйнай паперы не ўяўляецца магчымым зразумець, у якія тэрміны неабходна выканаць палажэнні. Гэта змушае фармуляваць уловные рамкі, з часам карэктуюцца, калі ў гэтым узнікае неабходнасць.

Важныя моманты

Асобы, на якіх ўскладзена ажыццяўленне кантролю за выкананнем дакументаў, павінны памятаць, што дакументацыя, якая прыбыла ў арганізацыю, выконваецца на працягу аднаго месяца з моманту паступлення, калі ў тэксце дакумента або ў рэзалюцыі кіраўніка няма ніякіх спецыяльных указанняў, а таксамаафіцыйная папера не падпадае пад пералікі тыпавых дакументаў. Калі ж у тэксце ёсць канкрэтныя тэрміны, у якіх, да прыкладу, інфармацыя павінна накіроўвацца адрасата, тады якая паступіла ставяць на кантроль, улічваючы гэтыя часовыя абмежаванні. Часам такія рамкі больш стандартных, часам – значна карацей.

Важна забяспечыць карэктны кантроль выканання дакументаў, якія паступаюць ад вышэйстаячых інстанцый, арганізацый, якія ўключаюць нейкія даручэнні. Звычайна такая афіцыйная папера ўтрымлівае тэрміны, у якія ўсё павінна быць выканана. Калі дакумент паступае ад калегіяльнага органа, належыць да ліку распарадчых, як правіла, у тэксце таксама ёсць тэрміны ў дачыненні да кожнага з пунктаў. Калі такога не прапісана дакладна, неабходна арыентавацца на тыпавыя правілы і рашэнне кіраўніцтва прадпрыемства. Цалкам магчыма, што які ўваходзіць дакумент змяшчае пытанне, ужо не раз сустракаўся ў рабочай практыцы кампаніі. Аптымальны падыход у гэтым выпадку – сфармуляваць агульную групу такой дакументацыі і адлюстраваць правілы працы з ёй ва ўнутранай інструкцыі. Гэта дапаможа аптымізаваць працу і скараціць тэрміны аналізу дакументаў.

ажыццяўленне кантролю за выкананнем дакументаў

Тэхнічныя аспекты

Найбольш зручны варыянт, даступны практычна любому сучаснаму прадпрыемству – гэта аўтаматызаваны кантроль выканання дакументаў, які прадугледжвае прымяненне спецыялізаванай тэхнікі (электронна-вылічальных машын) і праграмных комплексаў. Для буйной кампаніі можна замовіць індывідуальную распрацоўку з улікам усіх асаблівасцяў структуры прадпрыемства, яе вобласці працы. Калі фірма маленькая, а бюджэт не дазваляе купіць для сябе такі індывідуальны прадукт, можна набыць тыпавое рашэнне, найбольш падыходнае пад запыты і патрабаванні, рэаліі бізнес-працэсаў. Для зусім невялікіх арганізацый дастаткова вядзення лічбавага архіва. Простую аўтаматызаваную уліковы сістэму можна рэалізаваць нават на месцы, выкарыстоўваючы магчымасці праграмы Excel з стандартнага пакета Microsoft.

Аналіз арганізацыі кантролю выканання дакументаў у фірме, рэалізаваць учетность менавіта праз аўтаматызаваныя сродкі, нашмат прасцей. Значна навочней можна атрымліваць інфармацыю – большасць праграм здольныя не толькі самастойна рабіць табліцы, але і будаваць графікі. Можна запытваць статыстыку па канкрэтнаму тыпу дакументаў, выканаўцу або аддзелу. Такія праграмныя комплексы самі нагадваюць аб пунктах, па якіх «гараць» тэрміны. Усё гэта дазваляе зрабіць працу юрыдычныя асобы больш эфектыўна, што асабліва актуальна, калі дакументаабарот вельмі аб'ёмны.

Асаблівасці афармлення

Кантроль выканання дакументаў абавязвае правільна афармляць усе этапы працы з афіцыйнай паперай. У момант, калі дакументацыя рэгіструецца і ставіцца на кантроль, зверху на пустым полі адказны работнік робіць адпаведныя адзнакі (19-й рэквізіт). Аналагічную адзнаку варта пазначыць у форме рэгістрацыі. Калі заданне складанае, цалкам магчыма, што тэрмін выканання будзе прызначаны працяглы – месяцы, а то і год. Гэта змушае дзяліць працу на этапы і для кожнага з іх фармуляваць індывідуальныя тэрміны, якія і прыйдзецца адсочваць у будучыні. У любым з варыянтаў сам момант пастаноўкі на кантроль – справаздачная кропка, пасля якой адказныя асобы павінны сачыць за дакументам. Справавод (ці іншы супрацоўнік, у чые абавязкі гэта ўваходзіць) накіроўвае паперу выканаўцу, фіксуючы гэты момант у ўліковага кнізе. Кантралюючае службовая асоба або орган, адказны за кантроль, правераць своечасовасць паступлення дакументацыі непасрэдна выканаўцу.

Кантроль выканання дакументаў прадугледжвае правядзенне праверак, каб адсочваліся ўсе крокі папярэдняй працы па падрыхтоўцы адказу. Вынікі прамежкавых этапаў неабходна фіксаваць у рэгістрацыйнай карце афіцыйнай паперы або ў кантрольнай сістэме. Выканаўца – службовая асоба, адказная за прадастаўленне інфармацыі своечасова, дакладна, у адпаведнасці з рэальным становішчам спраў. Можна арганізоўваць пісьмовыя праверкі, часам дастаткова вусных. Служба кантролю можа рэгулярна накіроўваць адказным асобам пісьмовыя паведамленні, у якіх утрымліваюцца згадкі аб усіх дакументах на кантролі ў сапраўдны момант. Можна рэгулярна рассылае напамінкі аб той дакументацыі, якая адначасова знаходзіцца ў працы ў некалькіх падраздзяленняў прадпрыемства адразу. Гэта дапамагае больш эфектыўна каардынаваць дзейнасць структур.

этапы кантролю выканання дакументаў

Важныя аспекты

У норме тэрміны, у якія ў рамках кантролю выканання дакументаў ажыццяўляюцца папярэднія праверкі, фіксуюцца ў дакументацыі, якая рэгламентуе працу прадпрыемства. Калі рэгламенту няма, тады указанне на такія правілы павінна быць у інструкцыі або службовых абавязках справавода.

мае Права зняць афіцыйную паперу з кантролю кіраўнік, у адпаведнасці з рашэннем якога кантроль быў уведзены. На падставе даручэння вышэйстаячага асобы гэта можа зрабіць делопроизводственная служба. Аб факце зняцця з кантролю ставіцца адпаведная пазнака ў рэгістрацыйнай сістэме, аўтаматызаванай ўліковага. Дакумент, названы як выкананы, дляпрацяглага захоўвання накіроўваецца ў справу. Паведамленнем аб гэтым становіцца запаўненне 28-га рэквізіту.

Змена статусу

Каб афіцыйную паперу аднесці да ліку выкананых, неабходна ў рэальнасці выканаць усе тыя даручэнні, якія прапісаны ў яе тэксце. Выкананне павінна мець пацверджання ў дакументальнай, афіцыйнай форме. Прызначаны выканаўцам па паперы службовая асоба абавязана даць справаздачу перад кіраўніцтвам па выніках праведзенай працы. Акрамя таго, справаздачы неабходна даць вышэйстаячым арганізацыям, інстанцыях, асобам, калі такія зацікаўлены ў атрыманні звестак. У некаторых выпадках службовая асоба атрымлівае праект на дапрацоўку альбо сутыкаецца з дадатковымі даручэннямі. У гэтай сітуацыі казаць аб выкананні дакументацыі рана. Калі дакумент быў перададзены на выкананне ад аднаго службовай асобы да іншага, важнасць яго кантролю не памяншаецца, делопроизводственная служба ў любым выпадку павінна адсочваць выкананне тэрмінаў, а таксама кантраляваць перанос такіх, калі ў гэтым ёсць неабходнасць. Служба, адказная за кантроль за працай над дакументамі, можа палічыць, што падрыхтаванае службовай асобай па форме, сутнасці, змесце не адпавядае выдадзенаму кіраўніцтвам задання. У такой сітуацыі дакументацыю накіроўваюць выканаўцу на апрацоўку, не зрушваючы часовыя рамкі.

мэта кантролю выканання дакументаў

Усе звесткі (як аб працэсе кантролю за дакументацыяй, так і яе вынікі) павінны строга фіксавацца ў ўліковага сістэме. Час ад часу інфармацыю зводзяць разам, аналізуюць, падаюць на разгляд кіраўніку. Найбольш распаўсюджаная практыка – штомесячныя справаздачы аб працы делопроизводственной службы. Кіраўніку дакумент накіроўваюць у выглядзе зводкі. Яго структуру звычайна ўсталёўваюць у інструкцыі па вытворчасці, з месяца ў месяц паперы паступаюць, аформленыя па аднолькавым шаблоне. Гэта спрашчае параўнанне вынікаў за розны час. Вынікі праведзенага аналізу дапамагаюць зразумець, якія варта прыняць меры для павышэння эфектыўнасці працоўнага працэсу і паскарэння апрацоўкі дакументацыі. Канкрэтныя службовыя асобы, адказныя за фармуляванне прапаноў па аптымізацыі працы, а кіраўнікі прымаюць рашэнне, што з гэтага варта ўвасабляць і ў якія часовыя рамкі неабходна выканаць працу.

Заўвага (0)

Гэтая артыкул не мае каментароў, будзьце першым!

Дадаць каментар

Навіны

Орган судовай улады: паняцце, структура і функцыі

Орган судовай улады: паняцце, структура і функцыі

Любое дзяржава з'яўляецца складаным механізмам, які функцыянуе за кошт сваёй унутранай структуры. Але далёка не заўсёды краіны былі ў тым выглядзе, у якім усе мы прывыклі іх бачыць. Вельмі даўно замест дзяржаўнага ладу на Зямлі іс...

Выплата разліку пры звальненні, тэрміны выплат, устаноўленыя законам

Выплата разліку пры звальненні, тэрміны выплат, устаноўленыя законам

Пакладзеная выплата разліку пры звальненні? Тэрміны, у якія неабходна ўкласціся працадаўцу пры вырашэнні пастаўленай задачы, маюцца? Дадзеныя пытанні цікавяць усіх, хто плануе пакінуць сваю рабочую пасаду. Бо грашовыя спрэчкі ўзні...

Што такое тэхнічны перапынак па працоўнаму кодэксу?

Што такое тэхнічны перапынак па працоўнаму кодэксу?

Большасць грамадзян маюць права на тэхнічны перапынак падчас працы. Аднак далёка не ўсе ведаюць, што кажа аб такіх перапынках заканадаўства. У гэтым артыкуле будзе расказана пра тое, што рэгламентуе ў тэхнічных паўзах Працоўны Код...