El control de la ejecución de los documentos: hitos y objetivos

Fecha:

2018-07-02 07:20:23

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Un aspecto Importante de la gestión de los procesos de cualquier empresa moderna – la organización del control de la ejecución de los documentos. El control implica la compleja estructurada de la secuencia de acciones que permiten controlar el hecho de la ejecución de la documentación en las leyes, reglamentos, распорядками, órdenes de jefe de plazos. La responsabilidad por el cumplimiento de los plazos recae en una persona o departamento. Todas sus tareas correctamente, debe hacerse en funciones.

¿por Qué? ¿cómo?

El Objetivo de control de la ejecución de los documentos – el aseguramiento de la calidad, la puntualidad de la ejecución de la documentación. Los trabajadores seleccionados por esto responsables, son responsables de la calidad de la información, en virtud de la cual se evalúa en qué medida eficaz para cumplir con los objetivos de los diferentes departamentos, unidades organizativas de la empresa, individuales de los funcionarios. Esto ayuda a realizar un análisis de la actividad de la firma, formular, en qué medida es eficaz la gestión de sus departamentos de los príncipes, determinar la eficacia de la labor de artistas y pasar el total de una analítica de la empresa. En base a los datos obtenidos al realizar un estudio de este tipo de información puede desarrollar el máximo exitoso curso de mejora de la calidad del trabajo de la firma.

la gestión de control de la realizacin de los documentos

El Sistema de control de la ejecución de los documentos implica un enfoque integral para analizar cómo funcionan los diferentes estén empleados en la firma de la persona. Cuando este evalúan varios factores, indicadores. La implementación en la empresa un sistema similar, se puede comprender en qué medida dentro de la empresa, los trabajadores se adhieren a la disciplina ejecutiva, así como diseñar medidas para su mejoramiento.

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¿Qué debo hacer?

El Control de la ejecución de los documentos y solicitudes comienza con la formación de este sistema, a través de la cual se puede controlar en qué momento se cumple la documentación dentro de la empresa. Es necesario resolver el sistema para a través de ella se mostraban como los documentos entrantes y enviados a destinos externos creados y diseñados para la interacción interna. Por supuesto, la necesidad de centrar la atención no en todas, sin excepción, y en primer lugar los documentos importantes, respecto de las cuales los líderes formuló sus instrucciones sobre el futuro actividades, operaciones. Los empleados responsables de la ejecución de este tipo de sistema debe resumir la información obtenidos en el análisis de todo el volumen de la documentación, comunicarlos a los líderes. Su tarea – proporcionar la información en forma tal que resulte fácil de entender, percibir, analizar y hacer correctas las conclusiones. Si es necesario, los funcionarios responsables de la casa de campo aclaración acerca de la recogida de estadísticas.

El Programa de control de la ejecución de los documentos permite entender qué problemas hay en el interior de la empresa, las deficiencias que se observan, entonces, formular hipótesis sobre la mejora del actual sistema. Ideas que ayudan a acelerar los flujos de documentación, de su tratamiento y, por tanto, fortalecer la disciplina de los intérpretes, pueden ser implementadas – esto se deja a la discreción de los directivos de la empresa. En cualquier caso, es controla el sistema de – la principal fuente de características objetivas de la información. Sin ellos, tomar decisiones sobre la mejora de la circulacin de documentos no es posible.

Por lo que vemos?

El Control de la ejecución de los documentos en el procedimiento se realiza en el caso de algunas categorías de documentación – no hay necesidad de realizar un seguimiento de todos, sin excepción, de papel, entran en la empresa, generados en el interior, o para terceros externos. Obligatoriamente tiene que ver, en primer lugar, instrucciones, documentos, recomendaciones, dirigidas a la empresa altas autoridades, entidades, órganos. No son menos importantes ejecutivos de documentos, adoptadas dentro de una empresa en particular, así como documentación específica, establecida en función de su selección de un enfoque de administración de la empresa. Si el jefe de los calendarios de ejecución, lo que significa que se deben respetar incondicionalmente. Si respecto de cierto tipo de documentos aprobado la orden que regula los intervalos temporales, aquellos que también deben respetar, sin la menor desviación.

No siempre la contabilidad y el control de la ejecución de los documentos – el área de responsabilidad del servicio de gestión de documentos. La guía se puede tomar una decisión acerca de la imposición de tales obligaciones, así como en cualquiera de las personas empleadas en el seno de la empresa. En la actualidad esta práctica se extiende cada vez más. A veces, los líderes toman el control sobre sí mismo, a veces – se prescribe por ello a los responsables, por ejemplo, jefes de departamentos, departamentos. Puede asignar el control de la preparación de un documento en un funcionario, que es lo más cerca posible por la naturaleza de su cargo. Departamento encargado del flujo de trabajo, debe centralizar todos los procesos, el seguimiento de la ejecución de importantes valores. Sólo este enfoque ayuda a hacer el papel de trabajo dentro de una empresa eficiente, eficaz, evitar la  perforaciones».

el control de la ejecución de los documentos realizan

Paso a paso

Generalmente Aceptados etapas de control de la ejecución de los documentos sugierencoherente el planteamiento formal de papel en el control, la realidad, el hecho de que es llevado hasta el artista, previo seguimiento generadas en la ejecución de los documentos de decisiones. Cuando este jefe puede regular el curso de la ejecución de las instrucciones. La labor de documentación quitan de control, después de que todos los resultados se analizan, registran, resumen.

El primer y más importante paso en el registro y el control de la ejecución de los documentos – la identificación específica de los oficiales que el papel es el tratamiento en el seno de la empresa. El planteamiento en el control de hecho sucede en el momento, cuando un documento se genera dentro de la empresa, ya va aquí desde el exterior del destinatario. Ya en el texto puede contener estrictamente semejante a la fecha, a la que todas las tareas deben llevarse a cabo. En algunos casos, los plazos se establecen especial lista para el modelo de documentación – esto se refiere a la situación cuando el oficial de papel está sujeta a uno de los puntos de esta lista. La puesta en el control se ocupa de servicio que implementa la funcionalidad de flujo de trabajo dentro de la empresa. La secuencia de simple – el registro, seguido de – el planteamiento en el control. Individuales de los plazos puede designar a un guía de la empresa, habiendo examinado el documento de entrada y formalizado en él la resolución. Esto también se convierte en el motivo para inscribirse en el control.

La Tecnología de control de la ejecución de los documentos requiere prestar especial atención en el tipo de documentación que maneja el servicio, las personas responsables. Si pertenece a la ejecutiva, entonces debe controlar cada una de las soluciones presentadas en el texto oficial de papel. El ejemplo clásico de la – la orden del órgano superior. Para cada punto se necesita un claro, incondicional y de control. Si el documento contiene las asignaciones de trabajo, su rendimiento también tendrá que seguir la pista.

Cuando esté listo?

El Control de los plazos de la realizacin de los documentos implica que las personas responsables saben cuánto tiempo tienen para la preparación de la respuesta o la implementación de medidas, donde se requiere de un oficial de papel. Si se trata de un periódico de la documentación, así como a tal, que dentro de nuestra potencias se forma con la frecuencia suficiente, entonces tiene que seguir el modelo de ciclo de vida. Esto se extiende a las actividades de algunas de las empresas individuales, jurídicas. Aprender actuales modelos de plazo, si estudiar cuidadosamente la legislación, las elecciones presidenciales y los decretos, decretos, órdenes, otros importantes instrumentos normativos. Por ejemplo, las reglas especiales se regirá, en qué plazo de tiempo necesario para examinar las quejas, las peticiones de los diputados, transferir a almacenamiento, o entrar en vigor ya firmado por la decisión. La importancia del cumplimiento de esas reglas se basa en la necesidad de seguir la letra de la ley. La violación de los términos se convierte en una violación de la ley.

automatizado para el control de la ejecución de los documentos

- leyes – otra importante fuente de información sobre cómo y en qué plazos debe preparar las respuestas y soluciones. Gestión de control de la realizacin de los documentos supone un valor de habilidades de la documentación que se investigó la regla de generación de informes de estadísticas de trabajo de contabilidad. Reglas especiales establece el plazo en que debe presentar un reclamo sobre la calidad y cuando deben ser considerados, cómo y cuándo dirigirse al tribunal de apelación, el tiempo que tiene la instancia en la respuesta a la petición.

Todos los reglamentado!

Para el correcto control de la ejecución oficiales de los documentos dentro de una empresa puede adoptar especializados de las normas que rigen el modelo de plazos para algunos tipos de documentos que no especificados en las leyes y otros externos actos jurídicos. Cuando el reglamento correspondiente, el orden, la instrucción con respecto a la empresa, aprueba, todos los trabajadores están obligados a seguir establecido en la regla. Como regla general, las normas de control y los plazos que se introducen en la instrucción делопроизводителя o en forma de corazón boleta. Tener en cuenta se tiene que todos y cada uno.

el control de la ejecución de los documentos

El Control de la ejecución de los documentos realizan o los trabajadores делопроизводственной de los servicios, o director, o la persona, asignadas en la resolución oficial y de papel. Si el documento no está sujeta a la lista de modelos, el supervisor puede poner plazos a su entera discreción. Excepción – la situación, cuando el autor del documento mismo se establece en el texto de la vida. Si el administrador desea que la respuesta de la solución se preparó en otros marcos temporales, como se indica en la resolución. A veces es posible y esta situación, cuando en el momento del registro, el examen de directrices de la composición de cierta oficial de papel, no es posible comprender en qué plazos se deben cumplir las disposiciones. Esto obliga a formular уловные marco, con el tiempo, sensible, si es necesario.

Importantes

Las Personas encargadas de la supervisión de la ejecución de los documentos, debe recordar que la documentación ha llegado a la organización, se realiza en el plazo de un mes desde la fecha de ingreso, si en el texto del documento o de la resolución del supervisor no hay orientaciones especiales, así comooficial: el papel no está sujeta a las listas de plantillas de documentos. Si en el texto hay plazos concretos, en los que, por ejemplo, la información debe enviarse al destinatario, entonces remitida ponen en control, teniendo en cuenta estas limitaciones de tiempo. A veces, esos marcos más estándar, a veces – considerablemente más corto.

Es Importante asegurar el correcto control de la ejecución de los documentos procedentes de los niveles superiores de las organizaciones, incluyendo algunas de las instrucciones. Normalmente este tipo de oficial de papel contiene el plazo en el que todo debe ser cumplida. Si el documento proviene de un órgano colegiado, pertenece al número de los ejecutivos, como regla general, en el texto también hay plazos para cada uno de los apartados. Si no claramente definida, hay que centrarse en un modelo de reglamento y la decisión de la dirección de la empresa. Es posible que el documento de entrada contiene una pregunta, ya no más встречавшийся en el trabajo de las prácticas de la compañía. El enfoque óptimo en este caso, el – formular un grupo de documentación y que refleje las reglas de trabajar con ella en el interior de las instrucciones. Esto ayudará a optimizar el rendimiento y reducir los plazos de revisión de los documentos.

la supervisión de los documentos

Los aspectos Técnicos

La opción Más conveniente, accesible a prácticamente todo el mundo moderno de la empresa – es automatizado de control de la ejecución de los documentos, que supone la aplicación de la técnica especializada (informática) y de sistemas de software. Para una importante empresa puede solicitar individual de desarrollo con todas las características de la estructura de la empresa, sus áreas de trabajo. Si la empresa es pequeña, y el presupuesto no te permite comprar para sí mismo un producto individual, se puede adquirir un modelo de la solución más adecuada para las consultas y requerimientos, la realidad de los procesos de negocio. Para muy pequeñas organizaciones, basta con mandato de archivo digital. Simple y automatizado de la cuenta, el sistema puede realizar incluso en el lugar, aprovechando las posibilidades del programa Excel del paquete estándar de Microsoft.

El Análisis de la organización el control de la ejecución de los documentos en la empresa, ha realizado contabilidad es a través de herramientas automatizadas, es mucho más fácil. Mucho mejor, puede recibir alertas con información – la mayoría de los programas no sólo son capaces de hacer sus propias tablas y construir gráficos. Puede consultar las estadísticas de cada tipo de documentos, artista o departamento. Este tipo de software de los complejos de los mismos se recuerda a los puntos sobre los que «arden» los plazos. Todo esto le permite hacer el trabajo юрлица más eficaz, especialmente si el flujo de trabajo muy envolvente.

Características de la formalización de

El Control de la ejecución de los documentos que se obliga a formalizar correctamente todas las etapas de trabajo con oficiales de papel. En el momento en que la documentación se registra y se someterá a control, arriba en el campo, responsable, trabajador haciendo la correspondiente marca (19 período de apoyos). Similar a la de la marca se debe especificar en el formulario de registro. Si una tarea compleja, es posible que el plazo de ejecución será nombrado larga – los meses y el año. Esto obliga a dividir el trabajo en etapas y para cada uno de ellos para formular individuales de los plazos que tendrá que realizar un seguimiento en el futuro. En cualquiera de sus variantes el momento mismo de la puesta en el control de la – informes de punto, después de que los responsables deben velar por el documento. Empleado (o un funcionario, en cuyas funciones se incluye) dirige el papel del artista, la fijación de este momento en la cuenta el libro. Controla el funcionario o la autoridad de control, verificar la puntualidad de los ingresos de la documentación directamente del artista.

El Control de la ejecución de los documentos implica la realización de auditorías, para un seguimiento de todos los pasos del trabajo previo de preparación de la respuesta. Los resultados intermedios se debe fijar en el registro, el mapa oficial de papel o en un sistema. Artista – el funcionario responsable de la provisión de información oportuna, precisa, de conformidad con el estado de cosas real. Se puede organizar por escrito de revisión, a veces bastante orales. El control puede proveer a las personas responsables de notificaciones por escrito que contenga la mención de todos los documentos de control en el momento presente. Se puede regular enviar recordatorios acerca de la documentación que al mismo tiempo se encuentra en el trabajo de varios departamentos de la empresa a la vez. Esto ayuda a coordinar mejor las actividades de las estructuras.

las etapas de control de la ejecución de los documentos

Aspectos Importantes de

En la norma el plazo en el que en el marco del control de la ejecución de los documentos se realizan las pruebas previas, se registran en la documentación que se investigó el trabajo de la empresa. Si en el reglamento no existe, entonces la indicación de tales reglas, debe ser en las instrucciones o funciones делопроизводителя.

El Derecho de retirar el papel oficial con el control de un supervisor, de conformidad con la decisión de que el control se introdujo. En base a las asignaciones de un funcionario superior puede hacer делопроизводственная el servicio. Sobre el hecho de la retirada de control se pone correspondiente a la marca en el registro, el sistema automatizado de la cuenta. El documento aparece como lleno, paraun almacenamiento prolongado, se dirige en el asunto. La notificación de este se convierte en el llenado de 28 de accesorios.

Un Cambio de estatus

Para papel oficial clasificarse como ejecutadas, se debe, en realidad, de realizar todas las asignaciones que le corresponde a su cuerpo. La ejecución debe tener confirmación en el documental, formal. Designada por el ejecutivo sobre el papel, el funcionario tiene la obligación de informar a la dirección sobre los resultados de la labor realizada. Además, el informe debe proporcionar superiores a las organizaciones, de las autoridades, a las personas, si es que alguno está interesado en recibir información. En algunos casos, el funcionario recibe un proyecto para la finalización o se enfrenta con un adicional de los mandados. En esta situación, hablar sobre el cumplimiento de la documentación de la tarde. Si el documento fue entregado a la realizacin de un funcionario a otro, la importancia de su control, no se reduce, делопроизводственная el servicio en cualquier caso, debe supervisar el cumplimiento de los plazos, así como controlar la transferencia de los mismos, si es necesario. El servicio responsable de la supervisión de la elaboración de los documentos, se puede considerar que el preparado por un funcionario de la forma, la esencia, el contenido no coincide con los resultados obtenidos la dirección de la tarea. En esta situación, la documentación dirigen ejecutivo en el tratamiento, no mueva el marco de tiempo.

el propósito de la supervisión de la ejecución de los documentos

Toda la información (como un proceso de control de documentos, así como de sus resultados) se deben registrarse en la cuenta del sistema. De tiempo en tiempo la información unen, analizan, ofrecen a la consideración de su jefe. La más común la práctica de – informes mensuales sobre el trabajo делопроизводственной servicio. Supervisor envían un documento en forma de resumen. Su estructura se suelen instalar en las instrucciones de producción, de mes en mes, de papel vienen decoradas con la misma plantilla. Esto facilita la comparación de los resultados en tiempos diferentes. Los resultados de los análisis pueden ayudar a entender cuáles deben adoptar medidas para aumentar la eficiencia del proceso de trabajo y agilizar el procesamiento de la documentación. Específicas de los funcionarios responsables de la formulación de propuestas para la optimización del trabajo, y los líderes toman la decisión de que debe encarnar y en qué plazos se debe realizar el trabajo.

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