مراقبة تنفيذ وثائق: المراحل و الأهداف

جانبا هاما من جوانب عمليات إدارة أي شركة حديثة – تنظيم الرقابة على تنفيذ وثائق. التحكم معقدة منظم سلسلة من الإجراءات التي تسمح للسيطرة على الواقع من تنفيذ الوثائق المنصوص عليها في القوانين أو القواعد أو الأنظمة أو الأوامر من رئيس الشروط. مسؤولة عن الوفاء بالمواعيد النهائية تعيين موظف معين أو قسم. جميع المهام يجب تعيين بشكل صحيح في واجبات الوظيفة.

لماذا وكيف ؟

الغرض من مراقبة تنفيذ وثائق – ضمان الجودة والالتزام بالمواعيد من الوثائق. الموظفين المختارة هي المسؤولة عن ذلك ، المسؤولة عن نوعية المعلومات التي يعتمد عليها في تقييم مدى فعالية أداء المهام الموكلة إليهم مختلف الإدارات والأقسام والمؤسسات الفردية المسؤولين. فإنه يساعد على تحليل أنشطة الشركة ، من أجل صياغة مدى فعالية إدارة من الإدارات ورؤساء لتحديد فعالية المقاول العمل وإجراء تحليل شامل في المؤسسة. استنادا إلى الحصول عليها من خلال هذا البحث المعلومات لتطوير الأكثر فعالية دورة تحسين الجودة من الشركة.

نظام رصد تنفيذ الوثائق يتطلب اتباع نهج شامل لتحليل كيف مختلفة يعملون في شركة الوجه. مع هذا التقدير من العديد من العوامل والمؤشرات. إدخال الشركة من هذا النظام ، فمن الممكن أن نفهم إلى حد ما ضمن موظفي الشركة تلتزم الانضباط ووضع تدابير التحسين.

المزيد

الموظف شهادة الامتثال الوظيفة: الغرض, إجراء, نتيجة

أصحاب العمل يرون ترتيب الشهادات من الموظفين شكلية. لوائح تهدف المنظمات التجارية ، لم تصدر. شهادة مطلوب فقط للعاملين في المنظمات المعينة في القوانين من المجالات ، تشريع عملية التحقق من معارف ومهارات العاملين في مجال الميزانية (المعلمين والأطباء). وفي ...

حساب ودفع إجازة مرضية

من الإجازة المرضية المنصوص عليها في التشريع للاتحاد الروسي ، وبخاصة TC و FZ رقم 255. وبالإضافة إلى ذلك, هناك بعض القواعد يخضع لأحكام القانون المدني. أي موظف عند حدوث مرض معين يجب الاتصال المرافق الصحية ، الطبيب الذي يعطي له الحق في العجز المؤقت. هذه ...

تسجيل السيارة: إجراء التطبيق نموذج شهادة

كل شخص يشتري سيارة يحتاج إلى القيام التسجيل في شرطة المرور. فمن الضروري عند شراء السيارات الجديدة أو المستعملة ، وكذلك بغض النظر عن ما إذا كان البائع من الأشخاص الطبيعيين أو الكيانات القانونية. تحقق السيارة في المرور والشرطة بانتظام في قواعد العملية ...

ما العمل ؟

رصد تنفيذ وثائق وأوامر يبدأ مع تشكيل مثل هذا النظام ، والتي من خلالها يمكنك مراقبة في نقطة ما إعدام المستندات داخل الشركة. تحتاج إلى العمل خارج النظام بحيث طريق لها هو مبين الواردة الوثائق إرسال إلى المستلمين الخارجية ، شكلت المقصود من الاتصالات الداخلية. بالطبع ينبغي إيلاء الاهتمام إلى الجميع و خاصة من الوثائق الهامة التي القادة صياغة المبادئ التوجيهية للحصول على مزيد من الأنشطة والعمليات. الموظفين المسؤولين عن تنفيذ مثل هذا النظام ينبغي أن تلخص البيانات التي تم الحصول عليها في تحليل جميع الوثائق وتقديمهم إلى قادة. هدفهم – توفير المعلومات التي من السهل أن نفهم ، ينظرون إلى تحليل واستخلاص الاستنتاجات الصحيحة. إذا لزم الأمر ، المسؤولين عن إعطاء تفسيرات على جمع الإحصاءات.

تنفيذ برنامج مراقبة الوثائق يسمح لنا أن نفهم ما هي المشاكل داخل الشركة ، ما هي أوجه القصور ، ومن ثم صياغة افتراضات حول تحسين النظام الحالي. الأفكار التي تساعد على تسريع تدفق الوثائق ومعالجتها ، وبالتالي تعزيز الانضباط في الأداء يمكن تنفيذها – هذا متروك لتقدير مديري الشركة. في أي حال ، هو السيطرة على نظام – المصدر الرئيسي مفيدة, معلومات موضوعية. دون لهم اتخاذ القرارات المناسبة المتعلقة بتحسين سير العمل غير ممكن.

ماذا تشاهد ؟

رصد تنفيذ وثائق في إجراءات تنفيذها فيما يتعلق ببعض فئات من الوثائق – لا تحتاج إلى تتبع جميع الأوراق المالية دون استثناء ، يأتي إلى الشركة ، إنشاؤها داخليا أو إلى المستلمين الخارجية. بالضرورة أن السيطرة على أول وثائق توجيه التوصيات إرسالها إلى الشركة أعلى السلطات والوكالات والهيئات. نفس القدر من الأهمية هي الأدوات التنظيمية المعتمدة في شركة معينة و محددة الوثائق المضمنة على أساس اختيار نهج إلى إدارة المؤسسة. إذا كان رئيس المواعيد النهائية ، لذلك لا بد من احترام دون قيد أو شرط. إذا فيما يتعلق ببعض نوع الوثيقة اعتماد أوامر تنظيم فترات زمنية ، فإنها تحتاج أيضا إلى متابعة دون أدنى انحراف.

ليس دائما المحاسبية و مراقبة تنفيذ وثائق – مسؤولية خدمة سير العمل. يمكن للمستخدم اتخاذ القرار على فرض مثل هذه الرسوم على أي من العاملين داخل الشركة. حاليا, هذه الممارسة ينتشر. في بعض الأحيان قادة السيطرة ، وأحيانا – تعيين المسؤول ، على سبيل المثال ، من رؤساء الأقسام والإدارات. يمكنك وضع السيطرة على إعداد الوثيقة على الموظف الذي هو في أقرب وقت ممكن نظرا لطبيعة منصبه. الإدارة المسؤولة عن إدارة الوثائق يجب دمج جميع العمليات تتبع أداء وثائق مهمة. إلا أن مثل هذا النهج يساعد على جعل الأوراق داخل الشركة منتجة وفعالة لتجنب "ثقب".

خطوة بخطوة

المقبولة عموما مراحل تنفيذ مراقبة الوثائق تشير إلىإنتاج المسلسل من الأوراق الرسمية بشأن التحكم في إثبات حقيقة أنها جلبت إلى المقاول قبل المسار شكلت في سياق تنفيذ الوثائق والقرارات. رئيس يمكن ضبط مسار تنفيذ الأمر. على نتائج وثائق يتم إزالتها من السيطرة ، وبعد كل النتائج وتحليل النظر في وتلخيص.

أول و أهم خطوة من تسجيل ومراقبة تنفيذ وثائق – تحديد معين وثيقة رسمية تخضع هذه المعاملة داخل الشركة. مراقبة الإنتاج يحدث في الواقع في لحظة عندما وثيقة معينة يتم إنشاؤها داخل المؤسسة أو القادمة من الخارج المرسل إليه. بالفعل في النص يمكن أن تحتوي بدقة الموعد المحدد من قبل جميع المهام التي يجب أن تكتمل. في بعض الحالات, المواعيد النهائية مع مجموعة خاصة قائمة على نموذج الوثائق – هذا يشير إلى الحالة التي يكون فيها ورقة رسمية يندرج تحت بند واحد من البنود المدرجة على هذه القائمة. مراقبة الإنتاج يتعامل مع الخدمة التي تنفذ سير العمل داخل الشركة. تسلسل بسيط – التسجيل ، تليها – وضع على السيطرة. فرد المواعيد قد تعين إدارة الشركة ، وقد نظرت في وثيقة واردة و صياغة القرار. هذا أيضا يصبح سببا في وضع التحكم.

تكنولوجيا مراقبة تنفيذ وثائق تتطلب اهتماما خاصا إلى نوع من الوثائق التي تتم معالجتها بواسطة الخدمة الأشخاص المسؤولين. إذا كان ينتمي إلى السلطة التنفيذية ، فمن الضروري للسيطرة على كل الحلول المعروضة في نص الجريدة الرسمية. مثال كلاسيكي – أمر من السلطة العليا. لكل بند من بنود تحتاج واضح لا لبس فيه السيطرة. إذا كان المستند يحتوي الواجبات والمهام أدائها كما يجب أن تتبع.

عندما سيكون جاهزا ؟

السيطرة على توقيت تنفيذ الوثائق يتطلب أن الأطراف المسؤولة أعرف كم من الوقت لديهم لإعداد رد أو تنفيذ التدابير المطلوبة بموجب ورقة رسمية. إذا كنا نتحدث عن الدوري الوثائق ، وكذلك واحد هو أن في وسعنا يتم إنشاؤها في كثير من الأحيان بما فيه الكفاية ، ثم عليك أن تتبع نموذج الشروط. ويمتد هذا إلى أنشطة بعض الشركات الخاصة ، والكيانات القانونية. أن نرى النموذج الحالي وقت ممكن ، إذا كنت تدرس بعناية القوانين الرئاسية والحكومية والمراسيم واللوائح والأوامر واللوائح الأخرى ذات الصلة. على سبيل المثال قواعد خاصة تنظم في حيث ما كنت بحاجة إلى النظر في الشكاوى والاستفسارات من النواب تقديم وثائق في حوزة أو لفرض وقعت بالفعل القرار. أهمية الامتثال لهذه القواعد بسبب الحاجة إلى اتباع نص القانون. انتهاك شروط تصبح ضد القانون.

لوائح – مصدرا هاما آخر المعلومات حول ما تحتاج إلى إعداد الإجابات والحلول. إدارة التنفيذ مراقبة الوثائق يتضمن قيمة الوثائق المتخصصة التي تنظم قواعد إعداد التقارير والإحصاءات ، عمل قسم المحاسبة. القواعد الخاصة التي أنشئت في فترة من الزمن كنت بحاجة إلى تقديم المطالبات عندما تحتاج إلى معالجة ، كيف و متى ترسل إلى محكمة الاستئناف ، كم من الوقت هناك سبيل إلى الإجابة على الاستعلام.

كل شيء منظم!

التحكم بشكل صحيح أداء الوثائق الرسمية داخل شركة معينة يمكن أن تجعل المتخصصة القواعد التي تحكم الشروط القياسية لأنواع معينة من الوثائق الرسمية ، غير مذكورة في القوانين الأخرى الخارجية اللوائح. عندما المقابلة القواعد التنظيمية أو الأوامر أو التعليمات فيما يتعلق للشركة توافق على أن كل موظف يجب أن تتبع القواعد المعمول بها. كقاعدة عامة, أنظمة التحكم في توقيت الدخول في التعليمات من كاتب أو على شكل بطاقة. أن تأخذ في الاعتبار أن الجميع.

رصد تنفيذ الوثائق من قبل أي موظف السجلات الخدمات أو المدير أو الشخص المعين في القرار في الجريدة الرسمية. إذا كان مستند معين لا تندرج تحت قائمة نموذج الرأس لديه الحق في وضع المواعيد النهائية وفقا لتقديرها. الاستثناء – الحالة عند المؤلف نفسه يحدد النص. إذا كان المدير يريد أن يجعل الحل الثاني قد أعد في أطر زمنية مختلفة ، وهذا ما جاء أيضا في القرار. في بعض الأحيان قد يحدث ذلك في وقت التسجيل ، نظر الإدارة تكوين بعض ورقة رسمية أنه من غير الممكن أن نفهم ما هي شروط لا بد من الوفاء الموقف. وهذا يؤدي إلى صياغة الجنائية الإطار مع ضبط وقت إذا دعت الحاجة.

النقاط الهامة

الأشخاص المكلفين بتنفيذ الرقابة على تنفيذ الوثائق ، يجب أن نتذكر أن الوثائق وصلت في المنظمة يحدث في غضون شهر واحد من تلقي ذلك ، إذا كان المستند أو قرار من رئيس لا توجد تعليمات خاصة ، وكذلكورقة رسمية لا تخضع قوائم الوثائق النموذجية. إذا كان في النص هناك أطر زمنية محددة فيها ، على سبيل المثال ، ينبغي إرسال المعلومات إلى المرسل إليه ، ثم تلقى وضعت على السيطرة ، ونظرا لهذه القيود الزمنية. في بعض الأحيان مثل إطارات أكبر من معيار ، وأحيانا – أقصر بكثير.

من المهم لضمان مراقبة تنفيذ الوثائق الواردة من السلطات العليا ، المنظمات ، بما في ذلك بعض الأوامر. عادة, هذه ورقة رسمية يحتوي على الشروط التي لا بد من القيام به. إذا كان المستند يأتي من الهيئة الجماعية ينتمي إلى السلطة التنفيذية ، وكقاعدة عامة ، فإن النص أيضا توقيت لكل من البنود. إذا كان هذا غير المنصوص عليها بوضوح ، فمن الضروري التركيز على القواعد النموذجية و قرار الإدارة. فمن الممكن أن وثيقة واردة على السؤال مرات عديدة اجتمعت في ممارسة الشركة. النهج الأفضل في هذه الحالة – إلى صياغة مجموعة عامة من مثل هذه الوثائق يجب أن تعكس قواعد العمل معها في التعليمات الداخلية. هذا سوف يساعد على تحسين الأداء وتقليل الوقت من تحليل وثائق.

الجوانب التقنية

الخيار الأكثر ملاءمة ، متاح في أي تقريبا المؤسسة الحديثة-هو التنفيذ الآلي مراقبة الوثائق التي تنطوي على استخدام المعدات المتخصصة (حاسوب إلكتروني). شركة كبيرة يمكنك من أجل التنمية المخصصة ، مع الأخذ بعين الاعتبار كل الخصوصيات من هيكل الشركة مجالات عملها. إذا كانت الشركة صغيرة و الميزانية لا تسمح لشراء المنتجات الفردية, يمكنك شراء القياسية الحل الأنسب في ظل الاحتياجات والمتطلبات ، واقع العمليات التجارية. صغيرة جدا المنظمات إدارة الملفات الرقمية. من السهل نظام المحاسبة الآلي يمكن تنفيذها حتى في الموقع باستخدام ميزات برنامج إكسل من مايكروسوفت الحزمة القياسية.

تحليل منظمة مراقبة تنفيذ وثائق في الشركة لتنفيذ المحاسبية من خلال أدوات آلية أسهل بكثير. أكثر وضوحا يمكنك الحصول على المعلومات &ndash ؛ معظم البرامج ليست فقط قادرة على جعل الجداول الخاصة بهم ، ولكن أيضا لبناء الرسومات. يمكنك طلب إحصاءات عن نوع معين من وثائق المقاول أو الإدارة. هذه البرامج تذكير نفسك عن البنود التي “حرق” شروط. كل هذا يسمح لجعل العمل أكثر كفاءة كيان قانوني ، وهو أمر مهم خاصة إذا كان المستند هي ضخمة جدا.

ميزات التصميم

مراقبة تنفيذ وثائق يتطلب بشكل صحيح تنفيذ جميع مراحل العمل مع الجريدة الرسمية. في لحظة عندما الوثائق يتم تسجيلها ووضعها على السيطرة على رأس حقل فارغ الموظف المسؤول يجعل العلامة المناسبة (19 الدعائم). علامة مماثلة ينبغي أن يبين في استمارة التسجيل. إذا كانت المهمة معقدة ، فمن الممكن أن الموعد النهائي سيتم تعيينه منذ أشهر أو حتى سنة. هذه القوات إلى تقسيم العمل على مراحل لكل منها صياغة المواعيد التي يجب أن تتبع في المستقبل. في كلتا الحالتين, لحظة ذراع التحكم – الإبلاغ نقطة بعد الشخص المسؤول يجب أن تتبع الوثيقة. كاتب (أو الضابط الآخر الذي من واجبه مدرجة) يرسل ورقة المقاول تحديد هذه اللحظة في كتاب الاعتبار. التنظيمية الرسمية أو الهيئة المسؤولة عن التحكم ، حدد توقيت استلام الوثائق مباشرة إلى المقاول.

الوثيقة التحكم في التنفيذ ينطوي على إجراء عمليات تفتيش من أجل تتبع كل الخطوات الأولية العمل على إعداد الجواب. نتائج المراحل المتوسطة تحتاج إلى أن تسجل في بطاقة التسجيل من ورقة رسمية أو في نظام التحكم. المنفذ – العامة الرسمية المسؤولة عن توفير المعلومات في الوقت المناسب بدقة وفقا الوضع الحقيقي. يمكنك تنظيم اختبار كتابي في بعض الأحيان انها اللفظي. السيطرة على الخدمة يمكن أن ترسل بانتظام الطرف المسؤول إشعار خطي يحتوي على إشارات إلى جميع الوثائق على التحكم في هذه اللحظة. يمكنك بانتظام إرسال رسائل تذكير حول الوثائق في نفس الوقت في عدة وحدات من الشركة على الفور. وهذا يساعد على نحو أكثر فعالية تنسيق أنشطة الهياكل.

الجوانب الهامة

عادة ، في الوقت الذي ضمن إطار تنفيذ مراقبة الوثائق التي أجريت المراجعة الأولية ، يتم تسجيلها في الوثائق التي تنظم عمل المؤسسة. إن التنظيم ليس ثم دليل من هذه القواعد ينبغي أن تكون في دليل أو الواجبات الرسمية كاتب.

الحق في إزالة ورقة رسمية من رئيس الرقابة وفقا لقرار التي تتحكم في عرضه. على أساس أمر من أعلى هذا يمكن أن يجعل حفظ السجلات. حقيقة إزالة السيطرة هو علامة المقابلة في نظام التسجيل الآلي المحاسبة. الوثيقة المشار إليها كما أعدم ، تمديد التخزين يتم إرسالها إلى الأعمال التجارية. إعلام الحصول على الانتهاء من 28-من الدعائم.

تغيير الحالة

ورقة رسمية تشير إلى أن عدد الذين أعدموا ، يجب في الواقع أداء جميع المهام المنصوص عليها في النص. التنفيذ يجب أن يكون التأكيد في فيلم وثائقي شكل رسمي. تعيين المقاول على الورق الرسمي تقريرا إلى دليل العمل. بالإضافة إلى التقارير المطلوبة لتوفير الأم المنظمات والمؤسسات والأشخاص ، إن وجدت ، مهتمة في الحصول على المعلومات. في بعض الحالات ضابط يتلقى إنجاز المشروع أو مواجهة مع تعليمات إضافية. في هذه الحالة, أن نتحدث عن إعدام الوثائق من قبل. إذا كان المستند نقل التنفيذ من موظف واحد إلى آخر ، أهمية التحكم لا يتم تخفيض خدمات السكرتارية ، في أي حال ، يجب أن تتبع المواعيد النهائية للسيطرة على نقل منها ، إذا لزم الأمر. خدمة المسؤولة عن مراقبة عمل على الوثيقة ، قد تجد أنه أعد من قبل مسؤول في شكل جوهر المحتوى لا تفي الصادرة من قبل المستخدم المهمة. في هذه الحالة, الوثائق المرسلة إلى المقاول لمعالجة دون تحريك الإطار الزمني.

كل المعلومات (مثل عملية الرصد و التوثيق و نتائجه) يجب أن يكون بدقة المسجلة في النظام المحاسبي. من وقت لآخر المعلومات معا ، وتحليل منح مدير للمراجعة. الممارسة الأكثر شيوعا – تقارير شهرية عن أعمال خدمة حفظ السجلات. الرأس إلى الأمام الوثيقة إلى الملخص. هيكلها هو عادة مجموعة في الإنتاج اليدوي من شهر إلى ورقة التدفقات مصممة على نفس النمط. هذا يجعل من الاسهل مقارنة نتائج أوقات مختلفة. نتائج تحليل تساعد على فهم التدابير التي ينبغي اتخاذها من أجل تحسين كفاءة العمل وسرعة المعالجة. محددة المسؤولين عن صياغة مقترحات لتحسين العمل ، وقادة تقرر ما ينبغي أن تترجم في أي إطار زمني كنت ترغب في العمل.