Адміністративний персонал - це необхідна ланка в діловій ланцюга

досі деякі підприємці вважають, що адміністративний персонал - це марна трата коштів і зайва бюрократія. Проте справедливим таке твердження може бути тільки для дуже маленьких фірм, де керівник всі обов'язки бере на себе. Насправді адміністративний персонал - це важлива ланка в діловій ланцюга. Саме він організовує роботу підприємства, відповідає за його зв'язок з зовнішнім світом, за своєчасне виконання договорів, замовлень, стежить за надходженням оплат.

Навіть відсутність протягом одного дня секретаря, офіс-менеджера, особистого помічника показує, наскільки необхідний у бізнесі адміністративний персонал. Посади, які ми назвали вище, - це основні робочі місця такого типу. Однак вони не вичерпуються тільки цими видами занять. Хто відноситься до адміністративного персоналу поряд з секретарем? Діловод, співробітник колл-центру, офіс-менеджер, персональний асистент, секретар-перекладач. Помилково вважати, що таку роботу може виконувати будь-яка людина після короткотермінових курсів. Для того щоб якісно організувати діяльність підприємства, необхідні не тільки особистісні якості, такі як дипломатичність, об'єктивність, пунктуальність. Адміністративний персонал - це особи, які мають доступ до важливої інформації, від якої часто залежить функціонування всієї фірми. Отже, грамотне діловодство, швидкий друк, точність, сумлінність і організаторські здібності просто необхідні. Крім того, потрібні і спеціальні знання. В ідеалі адміністративний персонал - це працівники з вищою освітою, необов'язково профільним. Основною вимогою буде вміння поводитися з важливою інформацією і документами.

Офіс-менеджер, крім презентабельного зовнішнього вигляду і манер, повинен також грамотно спілкуватися з відвідувачами підприємства, адже серед них будуть і партнери, і потенційні клієнти. Часом такого фахівця доручають також просування товарів або послуг компанії. У будь-якому випадку саме він координує роботу всіх служб і зв'язок з керівником. Він також відповідає за дотримання робочого графіка, за розклад зустрічей і переговорів. Персональний асистент надає керівникові допомогу в організації відряджень по країні і за кордон. Підприємці прагнуть обрати на цю посаду людини, що володіє знаннями іноземних мов, ділового етикету, грамотного і пунктуального. Як правило, секретарями та асистентами працюють жінки, проте, всупереч поширеній думці, не молоді, а утворені дами старше 25 років. А ось офіс-менеджером може бути і чоловік, все залежить від галузі. Додатковою перевагою буде не тільки досвід роботи, але і професійні знання з області документознавства. Як не дивно, але при всій великій кількості грамотних і освічених фахівців, молодих випускників вузів підібрати кваліфікований адміністративний персонал - це непросте завдання. Адже важливі не тільки профільні знання, а й особистісні якості: неконфліктність, об'єктивність, уміння підкорятися і керувати, організаторські здібності.