Авансовий звіт на відрядження. Форма авансового звіту

Для обліку засобів, що видаються працівникам організації на час поїздок або на інші потреби, використовується спеціальний бланк. Він називається "авансовий звіт на відрядження". Цей документ є підтвердженням використання грошей. Підставою для видачі коштів є наказ керівника. У цій статті ви знайдете зразок авансового звіту по відрядженню, дізнаєтеся регламент подання бланка.

Документообіг

Для направлення у відрядження необхідно оформити:

• наказ;
• службове завдання;
• посвідчення.

Після повернення необхідно представити звіт про виконання службового завдання.

Командировочное посвідчення працівник повинен завжди тримати при собі. У кожному пункті в ньому робляться позначки про час приїзду та від'їзду. Згідно ст. 168 ТК РФ, роботодавець повинен відшкодовувати працівникові такі витрати: на проїзд, наймання житла, добові, інші витрати, які були узгоджені з керівництвом.

Зазвичай гроші видаються працівникові перед від'їздом. У відповідності з Положенням про ведення касових операцій на території РФ, ця операція оформляється касовим ордером (ВКО) на підставі заяви працівника, в якому вказується сума і терміни. Кошти надаються: готівкою з каси, банківським чеком, корпоративною карткою, грошовим переказом.

Оформлення

З 2002 року юридичні особи всіх форм власності використовують спеціальну форму № АТ-1. Авансовий звіт на відрядження, бланк якої можна взяти в бухгалтерії підприємства, заповнюється в одному примірнику протягом трьох днів з моменту повернення. Він здається на перевірку у фінвідділ.

Більше:

Дивіденди та Особливості їх Виплат

Акціонери (учасники акціонерних товариств) мають можливість одержання доходів пропорційно до внесених ними в товариство інвестицій в залежності від зростання вартості цінних паперів, які знаходяться у їх власності, і як дивіденди по акціях, що знаход...

Товарообіг: це що таке?

Товарообіг - це один з основних і найважливіших показників в економіці торговельної діяльності. Як же трактується це поняття? Прийнято вважати, що товарообіг – це дія, в основу якого покладено обмін конкретного товару на валюту. Таким чином, ві...

Абонемент "Велика Москва": зона дії, карта і вартість проїзного

Багато людей, які проживають в найближчому Підмосков'ї, воліють шукати роботу в столиці. Їх не лякає необхідність проводити щодня в дорозі кілька годин, адже рівень зарплат у Москві істотно вище. Керівництво залізниці, піклуючись про своїх основних к...

На лицьовій стороні зазначаються такі дані:

• назва організації;
• номер і дата документа;
• найменування підрозділу;
• Ф. В. О. працівника, його посаду;
• призначення коштів: господарські потреби, відрядження, придбання матеріалів тощо;
• у таблиці декларуються дані про попередньому авансі, якщо такий був. Тут же зазначається видана сума, витрачена частина, залишок коштів або перевитрата (в крб. і коп.).

Форма авансового звіту заповнюється с двох сторін. На звороті вказується перелік документів, які підтверджують витрати (чеки, білети, квитанції тощо), їх номери і дати, суми витрат. Внизу під таблицею підзвітне особа має поставити свій підпис.

Помітки бухгалтерії

Після отримання бланка співробітник фінансового відділу повинен заповнити такі реквізити:

• «бухгалтерська запис» - проведення з номерами субрахунків, на яких відображені витрачені суми;
• склад додатків - кількість наданих документів;
• фіксується затверджена сума витрачених грошей і ставиться розпис головного бухгалтера;
• внесений залишок або виданий перевитрата;
• номер і дата ПКТ або РКО;
• під лінією відрізу розташована розписка про прийняття до перевірки документів. Тут бухгалтер фіксує ініціали співробітника, номер і дату звіту, витрачену суму (прописом), кількість наданих документів.

Заповнений авансовий звіт на відрядження подається на затвердження керівнику організації.

Після повернення з відрядження працівник повинен здати:

• посвідчення;
• службове завдання;
• авансовий звіт про відрядження з документами, які підтверджують витрати.

Якщо використовувалася карта, то необхідно докласти чеки з банкоматів. У разі закордонного відрядження працівник повинен надати копії закордонного паспорта та сторінки з позначкою про дату перетину кордону.

Звіт про відрядження, приклад якого буде представлений далі, передається керівнику на затвердження. Не витрачена частина коштів повертається в касу відразу або утримується з заробітної плати. Максимальна сума обмежена 20 % від рівня доходу, в рідкісних випадках — 50 %.

Введення даних у програму "1С Бухгалтерія"

На підставі заповненого і затвердженого авансового звіту в програмі формуються проводки по використанню коштів. Для цього передбачений однойменний документ, який відкривається через меню «Каса» на панелі інструментів.

В журналі потрібно створити новий бланк, натиснувши на кнопку «Додати». В ньому заповнюються такі реквізити:

• «Фіз. особа» - Ф. В. О. співробітника.
• «Призначення» - «витрати на відрядження».
• На вкладці «Аванси» табличній частині документа вказується номер ВКО, за яким були видані кошти.
• У нижній частині вікна в полі «Додаток» указується кількість наданих документів.
• На вкладці «Інші» розписуються витрати, що зазначені в документі «Звіт про відрядження».

Приклад

Квиток на проїзд № 8956 від 20.03.14 - 2500 руб. без ПДВ.

Квитанція за проживання № 1245 від 20.03.14 - 2400 руб. без ПДВ.

Довідка-розрахунок (добові) - 600 руб. без ПДВ.

Після проведення документа повинні сформуватися проведення: ДТ 26 КТ 71.01.

Добові

Це окрема частина видатків, яка не підтверджена документарно. Гроші видаються на власні потреби співробітника. Розмір добових однаковий для всіх населених пунктів. Зазаконом гранична величина добових, які не обкладаються ПДФО, становить 700 руб. На суми понад цієї цифри повинен нараховуватися податок за ставкою 13 %. Розмір добових для закордонних відряджень залежить від країни призначення. Розрахунок проводиться за календарним дням, включаючи вихідні та свята, час перебування в дорозі. Виплата може здійснюватися готівкою на основі заяви працівника або банківським переказом. Частіше використовується другий варіант. Але при перерахування таких сум на «зарплатні» карти можуть виникнути податкові ризики, які пов'язані з перекваліфікацією коштів. Щоб не виникали конфлікти, організація повинна відобразити в обліковій політиці можливість перерахування грошей на будь-які реквізити співробітників. Інакше держоргани можуть донарахувати на них ПДФО, страхові внески, а також пені і штрафи.

Кілька слів про зарубіжні відрядження. Організація може видавати працівникові гроші готівкою в рублях, іноземній валюті або перераховувати на карту. Розмір добових визначається колективним договором або локальними правовими актами. Період перебування у відрядженні розраховується за відмітками в паспорті. У разі вимушеної затримки в дорозі добові виплачуються за рішенням керівництва.

Приклад авансового звіту по відрядженню

Назву підприємства
Номер ЄДРПО

Авансовий звіт № 10 від 01.04.2015 року

Фізична особа: Іванов А. А. Відділ: Цех Посада: Електрик

Призначення: госппотреби

Звіт про використання коштів, наданих на відрядження № __-______
або під звіт № РКО -15 від 19.04.2015 сума 500 руб. 00 коп.

Звіт перевірено:
Всього отримано: 500 руб. 00 коп.

Всього повернуто до затвердження: 0 руб. 00 коп.

(заповнюється бухгалтером)

Всього отримано: 500 руб.

Витрачено 500 руб. 00 коп.

Залишок: 0,00 руб.

Звіт підтверджений у сумі: 500 руб. 00 коп.

Перевитрата: 0 рублів 00 копійок.

Додаток: 1 документів

1. чек № 1245 від 20.04.2015.

Внесений залишок у сумі ___________ оформлений ПКО №____ від _____ р.
Перевитрата видана: ВКО № ___ від ____.

Дата Підпис

Так заповнюється форма авансового звіту. Всі витрати фіксуються з урахуванням копійок.

Висновок

Авансовий звіт на відрядження підтверджує використання коштів співробітниками. У бланку вказується: ким, коли і скільки грошей було витрачено. До нього додаються всі чеки та квитанції, що підтверджують використання грошей. Бланк здається на перевірку в бухгалтерію, а потім – керівнику організації.