Службова записка: приклад. Оформлення службової записки

Про внутрішніх документах організації багато співробітники знають лише з чуток - доповідні записки плутають зі службовими і складають невірно. Це порушує виконання основної функції таких документів - офіційне спілкування всередині колективу, що призводить до неможливості злагодженої роботи. Ось чому стає актуальним питання складання службової записки, її відмінності і схожість з іншими паперами, специфікація написання.

Термінологія

Службова записка - засіб спілкування між посадовими особами, структурними підрозділами. Іноді визначається як документ про виконання якого-небудь завдання роботи, хоча вона може мати й інший характер. Зразки, які будуть розглянуті в цій статті, якраз і відображають можливий зміст службової записки.

Офіційно класифікатор управлінських документів не містить інформації про такий папері, як службова записка. Приклад, як її писати, не надається, але це не скасовує того, що подібний документ широко поширений в робітничо-трудовій сфері з ряду причин.

Причини необхідності використання

Службова записка відома як часто використовуваний допоміжний документ. На неї лягає відповідальність забезпечити зв'язок між елементами робочої системи, тобто співробітниками. Чому ж такий документ так популярний? Багато робочі моменти можна і потрібно вирішити без втручання керівних постів - це доводить самостійність і працездатність відділів автономно і як системи в цілому.

Особливості

Відміну від вищеназваної доповідної записки полягає в тому, що остання передбачає звернення до вищим чинам, а службова записка, приклад якої буде розглянуто нижче, утворює зв'язок на горизонтальному рівні. Це може бути звернення до адміністратора іншого відділу або керівника іншого підрозділу. У будь-якому з випадків, поки що згадуються особи мають рівнозначні посади, можна говорити про службовій записці. Коли виникає нерівність, повинна бути складена доповідна записка. Деякі з прикладів, представлених тут, можуть носити неоднозначний характер визначення, причини цього будуть розглянуті пізніше.

Більше:

Атестація працівників на відповідність посаді: цілі, порядок проведення, результат

Роботодавці сприймають порядок атестації працівників як формальність. Нормативних документів, призначених для комерційних організацій, не випускалося. Атестація потрібно тільки для співробітників організацій, визначених у законах сфер діяльності, зак...

Реєстрація ТЗ: порядок, зразок заяви, свідоцтво

Кожна людина, що купив автомобіль, повинен зайнятися його постановкою на облік в ГИБДД. Це необхідно при придбанні нової чи потриманої машини, а також не має значення, чи є продавець фізичним чи юридичною особою. Реєстрація ТЗ здійснюється в ГИБДД, п...

Як переоформити автомобіль: покрокова інструкція

Як переоформити автомобіль? Зробити це не становить праці. Особливо якщо правильно себе вести. Основна проблема полягає в тому, що переоформлення може здійснюватися по-різному. Наприклад, з урахуванням способу передачі майна іншому господареві. Це вк...

Тематика службових записок

Зазвичай службові записки пишуться з питань забезпечення: інформаційного, господарського, матеріально-технічного або організаційного. Нерідко записка може містити якусь прохання або пропозицію. У кожного з структурних елементів зазвичай якась з тематик пріоритетна і співвідноситься з областю, в якій працює сам елемент.

Оформлення

Оформлення службової записки виконується так само, як і оформлення доповідної. Отже, змінюється лише зміст. Оформлення службових записок регулюється ГОСТом. Це дозволяє підтримувати єдність оформлення всіх управлінських документів.

Приклад того, як писати службову записку:

Інформаційно-технічний відділ (вгорі сторінки, з лівої сторони)

Начальнику служби охорони (вгорі, з правої сторони) Любченко Р. Л.

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

14.09.2015 № 11

У п'ятницю 17. 09. 2015 буде проведена заміна матеріально-технічної бази. У зв'язку з цим прошу надати доступ наступних працівників організації ПП “АМІР” для виконання цих робіт:

1. Андеенко Сергій Геннадійович.
2. Мишков Лев Георгійович.

Начальник відділу (з лівої сторони) _роспись_ Антипов Р. Д. (з правого боку)

Оформлення службової записки передбачає типовий формат аркуша - А4.

Переваги

По суті, аналог мовного повідомлення, службова записка має ряд переваг перед звичним робочим спілкуванням:

• збереження в письмовому вигляді;
• офіційне документування;
• зручність у випадку передачі складної інформації;
• можливість передачі одного повідомлення одразу кільком особам.

Логічно випливають звідси наслідки:

• можливість підтвердити/спростувати якесь твердження;
• чітка постановка завдання та чітке його виконання;
• своєчасність виконання;
• ефективність роботи.

Характер

Написання службової записки може мати наступний характер:

• інформаційний (повідомлення, сповіщання, інструктаж тощо);
• ініціативний (запит);
• звітний.

Службова записка, приклад якої був наданий вище, носить інформаційний характер, так як начальник одного відділу сповіщає іншого про майбутній виконання робіт, крім того, дає простий інструктаж про те, що той зобов'язаний зробити.

Останні два пункти нерідко сусідять: звітна записка є відповіддю на ініціативну (запит).

Структура

Розглянемо, як правильно написати службову записку на основі наведеного прикладу. Отже, цей документ зобов'язаний містити:

• реквізит адресата (у даному разі роль цього виконав начальник охорони);
• найменування документа (відповідна напис була безпосередньо перед текстом);
• дата документа;
• текст;
• реквізит та підпис адресанта (начальник інформаційного відділу).

Текст, у свою чергу, теж можна розподілити по структурі. Правда, набагато більш умовно:

1. Перша частина визначає основу і мотив написання. Службова записка, зразок якоїбув представлений вище, пояснює прохання в першому ж реченні.
2. Друга частина відображає суть: у прикладі вона йде після слів “у зв'язку...”.
3. Третя частина - заключна. Вона може містити констатацію факту, пропозицію чи прохання.

Службова записка, приклад якої допомагає нам розібратися у правилах оформлення, з'єднує другу і третю частину в одну. Поділ стає більш помітно у складних службових записках. Третя частина обов'язково відображається у відповідних документах.

Стилізація

Хоча для цього паперу дозволяється вільний формат, так само як і для всіх інших управлінських паперів, щоб знати, як правильно написати службову записку, необхідно вільно викладати свої думки у діловому стилі, адже при складанні будь-якого роду документації використовується саме він.

Види

Службові записки не мають чіткої класифікації, але в той же час їх можна умовно поділити на види.

Наприклад, буває службова записка:

• про підвищення;
• на придбання;
• про списання і т. д.

Кожен з видів має свою специфікацію написання. Для кращого розуміння того, як написати службову записку, будуть приведені також і приклади.

Про підвищення

Службова записка про збільшення заробітної плати може знадобитися працівникам, які вважають, що вони отримують недостатнє грошове винагороду за свою працю. Логічно, що насамперед вони звернуться до свого начальника - напишуть доповідну записку.

Службову записку такого типу пише начальник відділу працівника на ім'я голови управління. Іноді цим займається також і відділ кадрів. Тоді спочатку йде мова про спілкування відділу працівника, який бажає отримувати більший оклад, і відділу кадрів. Причини збільшення заробітної плати (зміна обсягів праці, кваліфікації співробітників та інше) обов'язково повинна містити службова записка.

Зразок подано нижче.

Відділ обліку матеріальних засобів

Генеральному директору ПП “Агро Дарина” Анинникову Р. Л.

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

09.04.2013 № 45

Санкт-Петербург

Про збільшення заробітної плати Фурманец Р. В.

Фурманец Галина Вікторівна працює в ПП “Агро Дарина” з 4 березня 2011 року на посаді провідного спеціаліста відділу обліку матеріальних засобів. Вона кваліфікований майстер своєї справи, показує високу результативність праці, пунктуальна, обов'язкова і исполнительна. За час роботи не отримала жодного дисциплінарного стягнення. У зв'язку з вищезазначеним прошу Вас збільшити заробітну плату Фурманец Галині Вікторівні з 23 000 рублів до 25 000 рублів.

Начальник відділу обліку матеріальних средств_подпись_Галкин С. А.

Підвищення не означає тільки збільшення оплати праці, також може матися на увазі перехід на більш високу посаду. Службова записка про підвищення в посади пишеться також начальником відділу.

Це важливе зауваження: така ж службова записка директора, тобто записка від підлеглого начальнику вважається доповідної.

Начальник відділу може рекомендувати підлеглого на підвищення виходячи з:

• підвищення його кваліфікації;
• отримання вищої освіти (першого/другого);
• стажу та досвіду роботи;
• за видатні заслуги.

Причини повинні бути вказані безпосередньо у службовій записці. Наприклад, такою.

Відділ матеріально-технічного забезпечення

Генеральному директору ПП “Нетфликс” Ляшенко С. Ю.

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

19.02.2001 № 15

Москва

Про підвищення в посаді Білоусової Ю. О.

Білоусова Юлія Олегівна працює в ПП “Нетфликс” з 7 січня 1999 року на посаді адміністратора відділу матеріально-технічного забезпечення. Вона кваліфікований фахівець своєї справи. Співробітниця исполнительна і відповідальна, відрізняється високою працездатністю і витримкою в стресових ситуаціях. 15 лютого 2001 року отримала диплом магістра за спеціальністю “Облік і аудит”. У зв'язку з зазначеним рекомендую Білоусов Юлію Олегівну до підвищення до посади старшого адміністратора.

Начальник відділу матеріально-технічного обеспечения_подпись_Ельчанинов П. Л.

На придбання

Під придбанням розуміється ремонт або заміна якого-небудь устаткування. Службова записка на придбання пишеться відділом, який потребує оновлення матеріально-технічної бази.

Службова записка, зразок якої наведено нижче, складалася для придбання комп'ютера.

Відділ кадрів

Начальнику відділу IT ТОВ “Епам” Пенькову Д. М.

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

12.11.2009 № 4

Харків

Про ремонт (заміну) комп'ютера

Уведомляю, що починаючи з 6 листопада 2009 року у співробітниці відділу кадрів Машкиной Тетяни Євгенівни, старшого адміністратора, на персональному комп'ютері відбуваються регулярні збої.

У зв'язку з вищезазначеною причиною прошу провести ремонт або заміну даного ПК як можна швидше.

Начальник відділу кадрів _подпись_ Чістенко В. Т.

Відпустка

Службова записка відпустку тут має на увазі не в сенсі виходу на заслужений відпочинок, а виклику працівника з відпустки, пишеться начальником відділу, в якому відповідний працівник числиться. У ній вказується причина відкликання. Документ подається начальнику компанії/організації, він, у свою чергу, повинен написати відповідь - згоду або відмову.

Нижче наводиться приклад такої службової записки разом з відповіддю.

Незаперечую

Відділу кадрів підготувати необхідні документи__Сергєєв 21.03.2014

Генеральному директору ПП “Аукро” Сергєєву В. П.

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

21.03.2014 № 1

Враховуючи хворобу старшого бухгалтера відділу обліку і аудиту Морозової Тетяни Вікторівни, вношу пропозицію викликати бухгалтера Матвійчук Павлу Сергіївну з відпустки з 22.03.2014 р.

Начальник відділу обліку і аудиту _подпись_ Мариніна Р. А.

Слід врахувати, що крім написання та отримання резолюції на службову записку потрібно ще отримати згоду самого працівника на відкликання з відпустки. Це необхідно також офіційно задокументувати. Отже, службова записка - лише перший етап даного процесу.

Про преміювання

Службова записка про преміювання пишеться, коли начальник хоче заохотити співробітника за продуктивний працю. З точки зору працівника, процес преміювання простий, для начальника, особливо якщо організація не має положення про преміювання і воліє обходитися без нього, він стає набагато більш трудомістким. Але одним з етапів даного процесу в будь-якому випадку буде написання службової записки.

В першу чергу потрібно вивчити специфікацію підприємства в цьому плані - кожна з компаній має свої умови преміювання. Це можуть бути обумовлені випадки, коли працівник не може бути премійовано (дисциплінарні стягнення, адміністративні порушення і т. д.), джерела премій тощо. Після ретельного вивчення можна приступати безпосередньо до написання.

Службова записка про преміювання повинна обов'язково містити причини, за якими начальник відділу вважає, що працівник повинен бути заохочений. Якщо положення про преміювання має чіткі пункти, в яких зазначено, яку заохочення за що покладається, процес значно спрощується. Начальнику залишається тільки повідомити директора про виконання такого-то і такого-то пунктів. Тоді це повідомлення. В іншому випадку начальник відділу тільки пропонує заохотити співробітника і сам визначає розмір премії - знову ж таки, враховуючи систему матеріального заохочення організації.

Цікаво, що службові записки про преміювання нерідко відносять до доповідних - так як вони пишуться на ім'я вищого чину. Подібна дилема виникає і з записками про відкликання з відпустки, про підвищення і т. д.

На списання

Службові записки на списання матеріалів необхідні, коли майно зіпсовано або матеріально-технічна база застаріла. Цей вид документів тісно пов'язаний з записками про придбання і схожий по специфікації: так, наприклад, аналогічно записку пише начальник відділу з вищезазначеною проблемою відділу, який працює з зіпсованим майном (як у прикладі про комп'ютер: звернення йшло до інформаційного відділу).

Нижче - зразок такої службової записки.

Інформаційно-технічний відділ

Начальнику контрольно-ревізійного відділу ТОВ “Троянда” Сухорукову Д. Д.

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

22.01.2006 № 42

Київ

Про списання ЕОМ

Уведомляю, що на даний час електронно-обчислювальна машина, якою володіє інформаційно-технічний відділ, застаріла і не здатна виробляти обчислення потужностей, достатніх для повної працездатності даного відділу.

У зв'язку з вищезазначеною причиною прошу списати вищевказане майно як застаріле і повідомити відділ закупівель про потребу поповнення матеріально-технічної бази.

Начальник інформаційно-технічного відділу _подпись_ Чащенко В. Т.

Поділ службових записок за типом

Всі перераховані вище приклади можна розділити на два типи:

• службова записка на працівника, директору;
• службова записка якогось відділу.

Щодо того, яку дилему викликає перший пункт, уже згадувалося в цій статті. Незважаючи на те, що інформації, як писати службову записку директору, предостатньо, так само як і прикладів і зразків написання, по суті, це не зовсім вірно. Діяти такий принцип може тільки в корпоративних організаціях, де всі відділи рівні, а головного начальника немає. Тоді написання записок між відділами автоматично стає службовим, а не доповідних. У всіх інших випадках настійно рекомендується при написанні записок про відкликання працівника з відпустки, про його преміювання, звільнення, підвищення в посаді вживати назву документа “Доповідна записка”. Інші вимоги до написання залишаються колишніми.

До службових записок відділам відносять всі інші зразки - про списання, про придбання і т. д. Вони дають більш правильне уявлення про суть службових записок: спілкування між рівнозначними відділами, не вимагає втручання керівництва.

Зберігання

Службові записки, що відносяться безпосередньо до окремим співробітникам, зберігаються в їх особових справах. Всі інші вирушають в архіви фірми.

Оригінали службових записок можуть знадобитися при перевірці організації вищестоящими інстанціями: вони дають детальну інформацію про внутрішній діяльності фірми, взаємодії структурних елементів.

Також службові записки, як офіційні документи, що можуть бути доказом або спростуванням при розгляді будь-якої справи.

Подібно іншим допоміжним документів, службові записки можна вважати таким собі додатком до зовнішньої документації компанії.

Часте використання службових записок служить критеріємдля оцінки загального настрою фірми і її співробітників для соціологів, маркетологів, психологів робочої організації кадрів.

Наполовину ділової, наполовину вільний стиль складання службових записок чітко відображає ситуативні взаємини всередині робочого колективу. Особливо цікава документація не між відділами, а між конкретними співробітниками відділів - вона зустрічається рідше і тому більш наочний.