Службовая запіска: прыклад. Афармленне службовай запіскі

Аб унутраных дакументах арганізацыі многія супрацоўнікі ведаюць толькі па чутках - дакладныя запіскі блытаюць са службовымі і складаюць няправільна. Гэта парушае выкананне асноўнай функцыі такіх дакументаў - афіцыйнае зносіны ўнутры калектыву, што прыводзіць да немагчымасці зладжанай працы. Вось чаму становіцца актуальным пытанне складання службовай запіскі, яе адрозненні і падабенства з астатнімі паперамі, спецыфікацыя напісання.

Тэрміналогія

Службовая запіска - сродак зносін паміж службовымі асобамі, структурнымі падраздзяленнямі. Часам вызначаецца як дакумент аб выкананні якога-небудзь задання/працы, хаця яна можа мець і іншы характар. Ўзоры, якія будуць разгледжаны ў гэтым артыкуле, як раз і адлюстроўваюць магчымае змест службовай запіскі.

Афіцыйна класіфікатар кіраўніцкіх дакументаў не ўтрымлівае інфармацыі аб такой паперы, як службовая запіска. Прыклад, як яе пісаць, не прадастаўляецца, але гэта не адмяняе таго, што падобны дакумент шырока распаўсюджаны ў рабоча-працоўнай сферы па шэрагу прычын.

Прычыны неабходнасці выкарыстання

Службовая запіска вядомая як часта выкарыстоўваецца дапаможны дакумент. На яе кладзецца адказнасць забяспечыць сувязь паміж элементамі рабочай сістэмы, то ёсць супрацоўнікамі. Чаму ж такі дакумент так папулярны? Многія рабочыя моманты можна і трэба вырашыць без умяшання кіруючых пастоў - гэта даказвае самастойнасць і працаздольнасць аддзелаў аўтаномна і як сістэмы ў цэлым.

Асаблівасці

Адрозненне ад вышэйназванай дакладной запіскі складаецца ў тым, што апошняя мае на ўвазе зварот да вышэйстаячым чынам, а службовая запіска, прыклад якой будзе разгледжаны ніжэй, ўтварае сувязь на гарызантальным узроўні. Гэта можа быць зварот да адміністратара іншага аддзела або кіраўніка іншага падраздзялення. У любым з выпадкаў, пакуль згадваюцца асобы маюць раўназначныя пасады, можна казаць аб службовай запісцы. Калі ўзнікае няроўнасць, павінна быць складзена дакладная запіска. Некаторыя з прыкладаў, прадстаўленых тут, могуць насіць неадназначны характар вызначэння, прычыны гэтага будуць разгледжаны пазней.

Больш:

Разлік і аплата бальнічнага ліста

Аплата бальнічнага ліста прадугледжана заканадаўствам РФ, у прыватнасці ГК і ФЗ № 255. Акрамя гэтага, некаторыя нормы рэгулююцца палажэннямі ГК РФ. Любы супрацоўнік пры ўзнікненні ў яго пэўнага хваробы павінен звярнуцца ў лячэбную ўстанову, лекар яко...

Атэстацыя работнікаў на адпаведнасць пасады: мэты, парадак правядзення, вынік

Працадаўцы ўспрымаюць парадак атэстацыі работнікаў як фармальнасць. Нарматыўных дакументаў, прызначаных для камерцыйных арганізацый, якія не выпускалася. Атэстацыя патрабуецца толькі для супрацоўнікаў арганізацый пазначаных у законах сфер дзейнасці, ...

Рэгістрацыя МС: парадак, узор заявы, пасведчанне

Кожны чалавек, які набыў аўтамабіль, павінен заняцца яго пастаноўкай на ўлік у ДІБДР. Гэта неабходна пры набыцці новай або падтрыманай машыны, а таксама не мае значэння, ці з'яўляецца прадавец фізічнай асобай або юрыдычнай асобай. Рэгістрацыя МС ажыц...

Тэматыка службовых запісак

Звычайна службовыя запіскі пішуцца па пытаннях забеспячэння: інфармацыйнага, гаспадарчага, матэрыяльна-тэхнічнай або арганізацыйнага. Нярэдка запіска можа ўтрымліваць якую-небудзь просьбу або прапанову. У кожнага з структурных элементаў звычайна якая-небудзь з тэматык прыярытэтная і суадносіцца з вобласцю, у якой працуе сам элемент.

Афармленне

Афармленне службовай запіскі выконваецца гэтак жа, як і афармленне дакладной. Такім чынам, змяняецца толькі змест. Афармленне службовых запісак рэгулюецца Дастам. Гэта дазваляе падтрымліваць адзінства афармлення ўсіх кіраўніцкіх дакументаў.

Прыклад таго, як напісаць службовую запіску:

Інфармацыйна-тэхнічны аддзел (уверсе старонкі, з левага боку)

Начальніку службы аховы (уверсе, з правага боку) Любчанка Р. Л.

СЛУЖБОВАЯ ЗАПІСКА

14.09.2015 № 11

У пятніцу 17. 09. 2015 будзе праведзена замена матэрыяльна-тэхнічнай базы. У сувязі з гэтым прашу даць доступ наступных работнікаў арганізацыі ПП “АМІР” для выканання гэтых работ:

1. Андеенко Сяргей Генадзевіч.
2. Мішкоў Леў Георгіевіч.

Начальнік аддзела (з левага боку) _роспись_ Р. Анціпаў. Д. (з правага боку)

Афармленне службовай запіскі прадугледжвае тыповы фармат ліста - А4.

Перавагі

Па сутнасці, аналаг маўленчага паведамлення, службовая запіска мае шэраг пераваг перад звыклым рабочым зносінамі:

• захаванне ў пісьмовым выглядзе;
• афіцыйнае дакументаванне;
• выгода ў выпадку перадачы складанай інфармацыі;
• магчымасць перадачы аднаго паведамлення адразу некалькім асобам.

Лагічна якія вынікаюць адсюль наступствы:

• магчымасць пацвердзіць/абвергнуць якое-небудзь зацвярджэнне;
• выразная пастаноўка задачы і дакладнае яе выкананне;
• своечасовасць выканання;
• эфектыўнасць працы.

Характар

Напісанне службовай запіскі можа мець наступны характар:

• інфармацыйны (паведамленне, паведамленне, інструктаж і г. д.);
• ініцыятыўны (запыт);
• справаздачны.

Службовая запіска, прыклад якой быў прадстаўлены вышэй, носіць інфармацыйны характар, так як начальнік аднаго аддзела паведамляе іншага аб маючым адбыцца выкананні работ, акрамя таго, дае просты інструктаж аб тым, што той абавязаны зрабіць.

Апошнія два пункта нярэдка суседнічаюць: справаздачная запіска з'яўляецца адказам на ініцыятыўную (запыт).

Структура

Разгледзім, як правільна напісаць службовую запіску на аснове прыведзенага прыкладу. Такім чынам, гэты дакумент абавязаны ўтрымліваць:

• рэквізіт адрасата (у дадзеным выпадку ролю гэтага выканаў начальнік аховы);
• найменне дакумента (адпаведная надпіс была непасрэдна перад тэкстам);
• дата дакумента;
• тэкст;
• рэквізіт і подпіс адрасанта (начальнік інфармацыйнага аддзела).

Тэкст, у сваю чаргу, таксама можна размеркаваць па структуры. Праўда, значна больш ўмоўна:

1. Першая частка вызначае падстава і матыў напісання. Службовая запіска, узор якойбыў прадстаўлены вышэй, тлумачыць просьбу ў першым жа сказе.
2. Другая частка адлюстроўвае сутнасць: у прыкладзе яна ідзе пасля слоў “у сувязі...”.
3. Трэцяя частка - заключная. Яна можа ўтрымліваць канстатацыю факту, прапанову ці просьбу.

Службовая запіска, прыклад якой дапамагае нам разабрацца ў правілах афармлення, злучае другую і трэцюю частку ў адну. Падзел становіцца больш прыкметна ў складаных службовых запісках. Трэцяя частка абавязкова з'яўляецца і ў адказ дакументах.

Стылізацыя

Хоць для гэтай паперы дазваляецца вольны фармат, роўна як і для ўсіх астатніх кіраўніцкіх папер, каб ведаць, як правільна напісаць службовую запіску, неабходна свабодна выкладаць свае думкі ў дзелавым стылі, бо пры складанні любога роду дакументацыі выкарыстоўваецца менавіта ён.

Віды

Службовыя запіскі не маюць выразнай класіфікацыі, але ў той жа час іх можна ўмоўна падзяліць на віды.

Напрыклад, бывае службовая запіска:

• аб павышэнні;
• на набыццё;
• аб спісанні і г. д.

Кожны з відаў мае сваю спецыфікацыю напісання. Для лепшага разумення таго, як напісаць службовую запіску, будуць прыведзены таксама і прыклады.

Аб павышэнні

Службовая запіска аб павелічэнні заработнай платы можа спатрэбіцца работнікам, якія лічаць, што яны атрымліваюць недастатковае грашовае ўзнагароджанне за сваю працу. Лагічна, што перш за ўсё яны звернуцца да свайго начальніка - напішуць дакладную запіску.

Службовую запіску такога тыпу піша начальнік аддзела работніка на імя кіраўніка кіравання. Часам гэтым займаецца таксама і аддзел кадраў. Тады першапачаткова ідзе гаворка пра зносінах аддзела супрацоўніка, якая хоча атрымліваць большы аклад, і аддзела кадраў. Прычыны павелічэння заработнай платы (змяненне аб'ёмаў працы, кваліфікацыі супрацоўніка і іншае) абавязкова павінна ўтрымліваць службовая запіска.

Узор прадстаўлены ніжэй.

Аддзел уліку матэрыяльных сродкаў

Генеральнаму дырэктару ПП “Агра Дарына” Анинникову Г. Л.

СЛУЖБОВАЯ ЗАПІСКА

09.04.2013 № 45

Санкт-Пецярбург

Аб павелічэнні заработнай платы Фурманец Г. В.

Фурманец Галіна Віктараўна працуе ў ПП “Агра Дарына” з 4 сакавіка 2011 года на пасадзе вядучага спецыяліста аддзела ўліку матэрыяльных сродкаў. Яна кваліфікаваны майстар сваёй справы, які паказвае высокую выніковасць працы, пунктуальна, абавязковая і исполнительна. За час працы не атрымала ні аднаго дысцыплінарнага спагнання. У сувязі з вышэйпералічаным, прашу Вас павялічыць заработную плату Фурманец Галіну Віктараўну з 23 000 рублёў да 25 000 рублёў.

Начальнік аддзела ўліку матэрыяльных средств_подпись_Галкин С. А.

Павышэнне не азначае толькі павелічэнне аплаты працы, таксама можа разумецца пераход на больш высокую пасаду. Службовая запіска аб павышэнні ў пасады пішацца таксама начальнікам аддзела.

Гэта важнае заўвага: такая ж службовая запіска дырэктара, то ёсць запіска ад падначаленага начальніку лічыцца дакладной.

Начальнік аддзела можа рэкамендаваць падначаленага на павышэнне зыходзячы з:

• павышэння яго кваліфікацыі;
• атрымання вышэйшай адукацыі (першага/другога);
• стажу і вопыту работы;
• за выдатныя заслугі.

Прычыны павінны быць указаны непасрэдна ў службовай запісцы. Напрыклад, наступным.

Аддзел матэрыяльна-тэхнічнага забеспячэння

Генеральнаму дырэктару ПП “Нетфликс” Ляшэнка С. Ю.

СЛУЖБОВАЯ ЗАПІСКА

19.02.2001 № 15

Масква

Аб павышэнні ў пасады Белавусавай Ю. А.

Белавусава Юлія Алегаўна працуе ў ПП “Нетфликс” з 7 студзеня 1999 года на пасадзе адміністратара аддзела матэрыяльна-тэхнічнага забеспячэння. Яна кваліфікаваны спецыяліст сваёй справы. Супрацоўніца исполнительна і адказная, адрозніваецца высокай працаздольнасцю і вытрымкай у стрэсавых сітуацыях. 15 лютага 2001 г. атрымала дыплом магістра па спецыяльнасці “Ўлік і аўдыт”. У сувязі з паказаным рэкамендую Белавусаву Юлію Олеговну да павышэння да пасады старэйшага адміністратара.

Начальнік аддзела матэрыяльна-тэхнічнага обеспечения_подпись_Ельчанинов П. Л.

На набыццё

Пад набыццём маецца на ўвазе рамонт або замена якога-небудзь абсталявання. Службовая запіска на набыццё пішацца аддзелам, які мае патрэбу ў абнаўленні матэрыяльна-тэхнічнай базы.

Службовая запіска, узор якога прадстаўлены ніжэй, складалася для набыцця кампутара.

Аддзел кадраў

Начальніку аддзела IT ТАА “Епам” Пенькову Д. М.

СЛУЖБОВАЯ ЗАПІСКА

12.11.2009 № 4

Харкаў

Аб рамонце (замене) кампутара

Паведамляем, што пачынаючы з 6 лістапада 2009 года ў супрацоўніцы аддзела кадраў Машкиной Таццяны Яўгенаўны, старэйшага адміністратара, на персанальным кампутары адбываюцца рэгулярныя збоі.

У сувязі з вышэйпаказанай прычынай прашу правесці рамонт або замену дадзенага ПК як мага хутчэй.

Начальнік аддзела кадраў _подпись_ Чысценка В. Т.

Адпачынак

Службовая запіска адпачынак тут мае на ўвазе не ў сэнсе выхаду на заслужаны адпачынак, а выкліку супрацоўніка з адпачынку, пішацца начальнікам аддзела, у якім адпаведны работнік лічыцца. У ёй паказваецца прычына адклікання. Дакумент падаецца начальніку кампаніі/арганізацыі, ён, у сваю чаргу, павінен напісаць адказ - згоду або адмову.

Ніжэй прыводзіцца прыклад такой службовай запіскі разам з адказам.

Непярэчу

Аддзелу кадраў падрыхтаваць неабходныя дакументы__Сяргееў 21.03.2014

Генеральнаму дырэктару ПП “Аукро” В. П. Сяргееву

СЛУЖБОВАЯ ЗАПІСКА

21.03.2014 № 1

Улічваючы хвароба старэйшага бухгалтара аддзела ўліку і аўдыту Марозавай Таццяны Віктараўны, ўношу прапанову выклікаць бухгалтара Матвейчук Паўлу Сергеевну з адпачынку з 22.03.2014 г.

Начальнік аддзела ўліку і аўдыту _подпись_ Марыніна Р. А.

Варта ўлічыць, што акрамя напісання і атрымання рэзалюцыі на службовую запіску патрабуецца яшчэ атрымаць згоду самога супрацоўніка на водгук з адпачынку. Гэта неабходна таксама афіцыйна задакументаваць. Такім чынам, службовая запіска - толькі першы этап дадзенага працэсу.

Аб прэміраванні

Службовая запіска аб прэміраванні пішацца, калі начальнік жадае заахвоціць супрацоўніка за прадукцыйны праца. З пункту гледжання работніка, працэс прэміравання просты, для начальніка жа, асабліва калі арганізацыя не мае палажэнні аб прэміраванні і аддае перавагу абыходзіцца без яго, ён становіцца значна больш працаёмкім. Але адным з этапаў гэтага працэсу ў любым выпадку будзе напісанне службовай запіскі.

У першую чаргу трэба вывучыць спецыфікацыю прадпрыемства ў гэтым плане - кожная з кампаній мае свае ўмовы прэміравання. Гэта могуць быць абумоўленыя выпадкі, калі супрацоўнік не можа быць прэміраваны (дысцыплінарныя спагнанні, адміністрацыйныя парушэнні і г. д.), крыніцы прэмій і да таго падобнае. Пасля стараннага вывучэння можна прыступаць непасрэдна да напісання.

Службовая запіска аб прэміраванні павінна абавязкова змяшчаць прычыны, па якіх начальнік аддзела лічыць, што працаўнік павінен быць заахвочаны. Калі палажэнне аб прэміраванні мае выразныя пункты, у якіх пазначана, якое заахвочванне за што належыць, працэс значна спрашчаецца. Начальніку застаецца толькі апавясціць дырэктара аб выкананні такога-то і такога-то пунктаў. Тады гэта паведамленне. У іншым выпадку начальнік аддзела толькі прапануе заахвоціць супрацоўніка і сам вызначае памер прэміі - зноў жа, улічваючы сістэму матэрыяльнага заахвочвання арганізацыі.

Цікава, што службовыя запіскі аб прэміраванні нярэдка адносяць да докладным - так, як яны пішуцца на імя вышэйшага чыну. Такая ж дылема ўзнікае і з запіскамі пра адкліканне з водпуску, аб павышэнні і г. д.

На спісанне

Службовыя запіскі на спісанне матэрыялаў неабходныя, калі маёмасць сапсавана або матэрыяльна-тэхнічная база састарэла. Гэты від дакументаў цесна звязаны з запіскамі аб набыцці і падобны па спецыфікацыі: так, напрыклад, аналагічна запіску піша начальнік аддзела з вышэйпаказанай праблемай аддзелу, які працуе з сапсаваным маёмасцю (як у прыкладзе пра кампутар: зварот ішло да інфармацыйнага аддзелу).

Ніжэй - узор такой службовай запіскі.

Інфармацыйна-тэхнічны аддзел

Начальніка кантрольна-рэвізійнага аддзела ТАА “Троянда” Сухарукаву д. Д.

СЛУЖБОВАЯ ЗАПІСКА

22.01.2006 № 42

Кіеў

Аб спісанні ЭВМ

Паведамляем, што на цяперашні час электронна-вылічальная машына, якой валодае інфармацыйна-тэхнічны аддзел, састарэла і не здольная вырабляць вылічэнні магутнасцяў, дастатковых для поўнай працаздольнасці дадзенага аддзела.

У сувязі з вышэйпаказанай прычынай прашу спісаць вышэйпаказанае маёмасць як састарэлае і паведаміць аддзел закупак пра патрэбы папаўнення матэрыяльна-тэхнічнай базы.

Начальнік інфармацыйна-тэхнічнага аддзела _подпись_ Чащенко В. Т.

Падзел службовых запісак па тыпу

Усе вышэйпералічаныя прыклады можна падзяліць на два тыпу:

• службовая запіска на работніка, дырэктару;
• службовая запіска якому-небудзь аддзелу.

Наконт таго, якую дылему выклікае першы пункт, ужо згадвалася ў гэтым артыкуле. Нягледзячы на тое, што інфармацыі, як напісаць службовую запіску дырэктару, дастаткова, роўна як і прыкладаў і узораў напісання, па сутнасці, гэта не зусім дакладна. Дзейнічаць такі прынцып можа толькі ў карпаратыўных арганізацыях, дзе ўсе аддзелы роўныя, а галоўнага начальніка няма. Тады напісанне запісак паміж аддзеламі аўтаматычна становіцца службовым, а не докладным. Ва ўсіх астатніх выпадках настойліва рэкамендуецца пры напісанні запісак аб адкліканні супрацоўніка з адпачынку, пра яго прэміраванні, звальненні, павышэнні ў пасады ўжываць назва дакумента “Дакладная запіска”. Іншыя патрабаванні да напісання застаюцца ранейшымі.

Да службовым цыдулках аддзелам адносяць усе астатнія ўзоры - аб спісанні, аб набыцці і г. д. Яны даюць больш правільнае ўяўленне аб сутнасці службовых запісак: зносіны паміж раўназначнымі аддзеламі, не патрабуе ўмяшання кіраўніцтва.

Захоўванне

Службовыя запіскі, якія адносяцца непасрэдна да асобных супрацоўнікам, захоўваюцца ў іх асабовых справах. Усе астатнія адпраўляюцца ў архівы фірмы.

Арыгіналы службовых запісак могуць спатрэбіцца пры праверцы арганізацыі вышэйстаячымі інстанцыямі: яны даюць падрабязную інфармацыю аб ўнутранай дзейнасці фірмы, узаемадзеянні структурных элементаў.

Таксама службовыя запіскі, як афіцыйныя дакументы, якія могуць быць доказам або аспрэчаннем пры разглядзе якога-небудзь справы.

Падобна іншым дапаможным дакументах, службовыя запіскі можна лічыць нейкім дадаткам да знешняй дакументацыі кампаніі.

Частае выкарыстанне службовых запісак служыць крытэрыемдля ацэнкі агульнага настрою фірмы і яе супрацоўнікаў для сацыёлагаў, маркетолагаў, псіхолагаў рабочай арганізацыі кадраў.

Напалову дзелавой, напалову вольны стыль складання службовых запісак выразна адлюстроўвае сітуацыйных ўзаемаадносіны ўнутры працоўнага калектыву. Асабліва цікавая дакументацыя не паміж аддзеламі, а паміж канкрэтнымі супрацоўнікамі аддзелаў - яна сустракаецца радзей і таму больш навочная.