مذكرة: على سبيل المثال. التخليص المذكرات

وثائق داخلية المنظمة العديد من الموظفين تعرف إلا من خلال الإشاعات - مذكرات تخلط مع الخدمة و تكون خاطئة. أنه ينتهك الوظيفة الأساسية مثل هذه الوثائق والاتصالات الرسمية داخل الفريق ، تعوق العمل الجماعي. وهذا هو السبب في أن يصبح ذات الصلة مسألة صياغة المذكرات ، وأوجه الشبه والاختلاف مع أوراق أخرى, مواصفات الكتابة.

المصطلحات

Memo هي وسيلة من وسائل الاتصال بين مسؤولي الوحدات الهيكلية. في بعض الأحيان يشار إلى وثيقة حول أداء أي وظيفة/عمل, على الرغم من أنه قد يكون لها طابع مختلف. العينات التي سيتم مناقشتها في هذه المقالة فقط تعكس محتوى ممكن من المذكرات.

رسميا المصنف من إدارة الوثائق لا تحتوي على معلومات حول ورقة مذكرة. مثال على كيفية كتابة غير متوفرة ، لكن هذا لا ينفي حقيقة أن هذه الوثيقة على نطاق واسع إلى العمل و قضايا العمل لعدد من الأسباب.

أسباب استخدام

مذكرة المعروف في كثير من الأحيان استخدام الأداة المساعدة. عليه تقع مسؤولية ضمان الاتصال بين عناصر نظام الإنتاج ، أي موظف. لماذا هذه الوثيقة هو هكذا شعبية ؟ العديد من لحظات العمل يمكن ويجب حلها دون تدخل من المناصب القيادية - هذا يثبت استقلالية عمل مستقلة الإدارات وكيف النظام ككل.

المميزات

على عكس المذكرة المشار إليها أعلاه هو أن هذا الأخير يعني نداء إلى أعلى الرتب ، مذكرة ، على سبيل المثال الذي سيتم مناقشته أدناه ، أشكال اتصال على المستوى الأفقي. وهذا يمكن أن تكون موجهة إلى مدير قسم آخر أو رئيس الوحدة. في أي من الحالات بعد ذكر شخص أي ما يعادل المواقف ، فمن الممكن أن نتحدث عن المذكرة. عندما يكون هناك عدم المساواة التي تحتاج إلى إعداد المذكرة. بعض الأمثلة المعروضة هنا يمكن أن تكون غامضة تعريف, أسباب هذا سيتم مناقشتها في وقت لاحق.

المزيد

الموظف شهادة الامتثال الوظيفة: الغرض, إجراء, نتيجة

أصحاب العمل يرون ترتيب الشهادات من الموظفين شكلية. لوائح تهدف المنظمات التجارية ، لم تصدر. شهادة مطلوب فقط للعاملين في المنظمات المعينة في القوانين من المجالات ، تشريع عملية التحقق من معارف ومهارات العاملين في مجال الميزانية (المعلمين والأطباء). وفي ...

حساب ودفع إجازة مرضية

من الإجازة المرضية المنصوص عليها في التشريع للاتحاد الروسي ، وبخاصة TC و FZ رقم 255. وبالإضافة إلى ذلك, هناك بعض القواعد يخضع لأحكام القانون المدني. أي موظف عند حدوث مرض معين يجب الاتصال المرافق الصحية ، الطبيب الذي يعطي له الحق في العجز المؤقت. هذه ...

تسجيل السيارة: إجراء التطبيق نموذج شهادة

كل شخص يشتري سيارة يحتاج إلى القيام التسجيل في شرطة المرور. فمن الضروري عند شراء السيارات الجديدة أو المستعملة ، وكذلك بغض النظر عن ما إذا كان البائع من الأشخاص الطبيعيين أو الكيانات القانونية. تحقق السيارة في المرور والشرطة بانتظام في قواعد العملية ...

المواضيع والمذكرات

عادة ، المذكرات مكتوبة على الأمن: المعلومات التجارية واللوجستية أو التنظيمية. في كثير من الأحيان ملاحظة يمكن أن تحتوي على بعض الطلب أو الاقتراح. كل من العناصر الهيكلية عادة بعض المواضيع حسب الأولوية و يتوافق مع المنطقة في العنصر نفسه.

تصميم المذكرة هو نفسه كما جعل التقرير. وبالتالي تغيير المحتوى فقط. مما يجعل المذكرات ينظمه GOST. هذا يسمح لك للحفاظ على وحدة معالجة جميع الوثائق الإدارية.

مثال على كيفية كتابة مذكرة

قسم تكنولوجيا المعلومات (<م>في الجزء العلوي من الصفحة ، الأيسر)

رئيس جهاز الأمن (<م>في أعلى الجانب الأيمن) Lubchenco ، R. L.

MEMO

14.09.2015 رقم 11

يوم الجمعة 17. 09. 2015 هو استبدال القاعدة المادية والتقنية. في هذا الصدد ، يرجى توفير الوصول إلى ما يلي العاملين في المنظمة من PE “أمير" لتنفيذ هذه العمليات:

1. Ageenko سيرغي Gennadiyevich.
2. Mishkov ليو ز..

رئيس قسم (الجانب الأيسر) الورود انتيبوف, R. D. (الجانب الأيمن)

تصميم مذكرة تشير إلى صفحة نموذجية شكل A4.

المزايا

أساسا, التناظرية رسالة صوتية ، مذكرة لديها عدد من المزايا على العمل المعتاد الاتصال:

• حفظ في الكتابة ؛
• الوثائق الرسمية ؛
• الراحة في حالة نقل المعلومات المعقدة ؛
• إمكانية إرسال رسالة واحدة إلى عدة أشخاص.

العواقب المنطقية التالية من هنا:

• قادرة على تأكيد/دحض نقطة ؛
• بيان واضح من تنفيذ واضحة ؛
• التنفيذ في الوقت المناسب ؛
• فعالية.

الطبيعة

كتابة المذكرات يمكن أن يكون الأحرف التالية:

• معلومات (رسالة إشعار ، والتعليم ، الخ) ؛
• مبادرة (الطلب) ؛
• تقديم التقارير.

المذكرة ، على سبيل المثال الذي كان المقدمة أعلاه هي لأغراض إعلامية فقط ، ورئيس قسم واحد بإخطار أخرى حول المقبلة تنفيذ العمل ، علاوة على ذلك ، يعطي تعليمات بسيطة حول ما يجب القيام به.

آخر نقطتين غالبا ما تتعايش: ملاحظة أخيرة هي استجابة استباقية (الاستعلام).

هيكل

دعونا النظر في كيفية كتابة المذكرة على أساس معين على سبيل المثال. لذلك ، فإن هذه الوثيقة يجب أن تحتوي على:

• الدعائم المرسل إليه (في هذه الحالة ، دور رئيس الأمن) ؛
• اسم المستند (المقابلة النقش مباشرة أمام النص) ؛
• تاريخ الوثيقة ؛
• النص
• الدعائم وتوقيع المرسل (رئيس قسم المعلومات).

نص في المقابل ، يمكن أيضا أن تكون موزعة على الهيكل. بيد أن أكثر تقليديا:

1. الجزء الأول يحدد أساس الدافع من كتابة. مذكرة عينة منهاوقد عرضت أعلاه ، ويوضح في الطلب في الجملة الأولى.
2. الجزء الثاني يعكس جوهر: في المثال فإنه يذهب بعد عبارة “...".
3. الجزء الثالث هو الأخير. أنها قد تحتوي على بيان حقيقة أو مقترح أو طلب.

المذكرة ، على سبيل المثال الذي يساعدنا على فهم قواعد التسجيل يربط بين الجزء الثاني والثالث في واحد. الفصل يصبح أكثر وضوحا في مجمع خدمة الملاحظات. الجزء الثالث هو المطلوب أن تظهر في استجابة الوثائق.

التصميم

على الرغم من أن هذه الورقة يسمح نموذج حر, فضلا عن سائر إدارة الأوراق إلى معرفة كيفية كتابة مذكرة ، يجب أن يكون حرا في التعبير عن أفكارهم في نمط الأعمال ، لأن في إعداد أي نوع من الوثائق سيتم استخدامها.

أنواع

المذكرات ليس لها تصنيف واضح ، ولكن في نفس الوقت ، ويمكن تقسيمها إلى أنواع.

على سبيل المثال ، مذكرة:

• تحسين ؛
• على الشراء ؛
• على شطب, etc.

كل نوع له مواصفات خاصة بها كتابة. من أجل فهم أفضل لكيفية كتابة مذكرة ، كما سيتم عرض الأمثلة.

حول رفع

مذكرة الزيادات في المرتبات قد تعطى للموظفين الذين يشعرون أنهم لا يحصلون على ما يكفي أجور عملهم. فمن المنطقي أن الأول من كل ما سوف نداء الى رئيسك في العمل - كتابة المذكرة.

مذكرة من هذا النوع ، يقول رئيس قسم موظف إلى رئيس الإدارة. في بعض الأحيان هذه الصفقات و شؤون الموظفين. بينما في البداية أشارت إلى قسم الاتصالات الموظف الذي يرغب في الحصول على المزيد من الراتب و إدارة الموارد البشرية. أسباب الزيادات في الأجور (التغييرات في حجم العمل ، وتأهيل الموظفين ، إلخ.) يجب أن تتضمن المذكرة.

النموذج أدناه.

قسم المحاسبة الموارد المادية

مدير عام PE “الزراعية دارينا" Annikova G. L.

MEMO

09.04.2013 رقم 45

سانت بطرسبرغ

عن زيادة الأجور ، Furmaric G. V.

Furmanis غالينا Viktorovna كان يعمل في PE “الزراعية دارينا&دنيبروبيتر ؛ 4 مارس 2011 في منصب كبير أخصائي إدارة الحساب من الوسائل المادية. هي المؤهلين على درجة الماجستير من حرفته ، مما يدل على كفاءة عالية من العمل في الوقت المحدد ، مطيع ، والدؤوب. أثناء العمل تتلق أي إجراءات تأديبية. في اتصال مع ما سبق أطلب منك أن زيادة الأجور من Furmaric غالينا Viktorovna من 23 000 25 000 روبل.

رئيس قسم المحاسبة من المواد creditpolicy S. A.

زيادة لا يعني فقط زيادة في الأجور ، كما يمكن أن تعني الانتقال إلى منصب أعلى. مذكرة حول تعزيز هو أيضا رئيس القسم.

هذا هو المهم: نفس المذكرة إلى مدير هذا هو ملاحظة من مرؤوس إلى رئيس ويعتبر التقرير.

رئيس قسم قد يوصي تابعة علاوة على أساس:

• التدريب ؛
• التعليم العالي (الأول/الثاني) ؛
• الأقدمية والخبرة ؛
• الخدمة المتميزة.

الأسباب يجب أن تكون محددة مباشرة في مذكرة داخلية. على سبيل المثال التالي.

إدارة الخدمات اللوجستية

المدير العام PP "نيتفليكس" Lyashenko إس. يو.

MEMO

19.02.2001 no 15

موسكو

تعزيز Belousova O. يو.

Belousova يوليا Olegovna يعمل في PP "نيتفليكس" من 7 كانون الثاني / يناير 1999 في منصب مدير إدارة الخدمات اللوجستية. فهي مؤهلة متخصصة في هذا المجال. الموظف التنفيذي المسؤول ، عالية الأداء والتحمل في المواقف العصيبة. 15 شباط / فبراير 2001 حصل على شهادة الماجستير في “المحاسبة والمراجعة". في اتصال مع ما سبق يوصي Belousova يوليا Olegovna للترقية إلى مسؤول.

رئيس قسم ماليا التقنية obespechitelnoj P. L.

شراء

في ظل اكتساب يعني إصلاح أو استبدال أي معدات. مذكرة لشراء كتب من قبل الإدارة التي هي في حاجة إلى تطوير.

مذكرة عينة منها ويرد أدناه ، وضعت لشراء الكمبيوتر.

إدارة شؤون الموظفين

رئيس قسم, OOO &[لدقوو] ؛ &ردقوو] ؛ Penkova M. D.

MEMO

12.11.2009 رقم 4

خاركوف

عن إصلاح (استبدال) من جهاز الكمبيوتر

العلم أنه ابتداء من 6 نوفمبر ، 2009 موظف شؤون الموظفين Makinoi تاتيانا E. كبار مسؤول على جهاز الكمبيوتر وهناك العادية الفشل.

بسبب أعلاه سبب يرجى إصلاح أو استبدال جهاز الكمبيوتر في أقرب وقت ممكن.

رئيس الأركان podpis, Chislenko V. T.

العطلات

مذكرة عطلة يعني هنا ليس بمعنى التقاعد ، و استدعاء الموظف من الإجازة ، كتبت بواسطة رئيس الدائرة التي يعمل فيها الموظف غير المدرجة. وهي تحدد سبب الإلغاء. الوثيقة المقدمة إلى رئيس الشركة/المنظمة ، لكنه في المقابل يجب أن تكتب ردا الموافقة أو الرفض.

وفيما يلي مثال على مثل هذه المذكرة جنبا إلى جنب مع الرد.

لاالعقل

إدارة شؤون الموظفين إعداد الوثائق اللازمة__سيرجييف 21.03.2014

مدير عام PE &[لدقوو] ؛ &ردقوو] ؛ سيرجييف ، V. P.

MEMO

21.03.2014 no 1

ونظرا المرض محاسب في قسم المحاسبة والمراجعة Morozova تاتيانا ، جعل الحركة إلى استدعاء المحاسب أديل بول Sergeevna من عطلة مع 22.03.2014.

رئيس قسم المحاسبة والمراجعة podpis R. A. Marinina

ملاحظة أنه بالإضافة إلى الكتابة على قرار مذكرة مطلوب للحصول على موافقة الموظف في إجازة. بل هو أيضا موثقة رسميا. ولذلك المذكرة هي فقط المرحلة الأولى من هذه العملية.

منح

Memo على مكافآت الإملائي عند الرئيس يريد أن مكافأة الموظف عن العمل المنتج. من وجهة نظر العامل ، فإن عملية منح بسيطة, رئيس, خاصة إذا كانت المنظمة لديها أي موقف على مكافآت تفضل أن تفعل دون ذلك ، فإنه يصبح أكثر استهلاكا للوقت. ولكن واحدة من مراحل عملية في أي حال من كتابة مذكرة.

أولا وقبل كل شيء تحتاج إلى دراسة مواصفات المؤسسة في هذا الصدد - كل شركة لها المكافآت. فإنه يمكن تحديد الحالات عند الموظف لا يمكن منح (الجزاءات التأديبية والإدارية الانتهاكات ، الخ) ، مصادر الجوائز. بعد تحليل دقيق ، يمكنك الانتقال مباشرة إلى الكتابة.

Memo على المكافآت يجب أن تحتوي على الأسباب التي جعلت رئيس قسم يعتقد أن الموظف يحتاج إلى التشجيع. إذا كان الحكم على مكافآت واضحة الفقرات التي تميز ما هو ثواب بقية ، المبسطة. رئيس يبقى فقط أن أبلغ المدير على تنفيذ هذه النقاط. ثم هذا الإشعار. في حالة أخرى رئيس قسم يقدم سوى إلى تشجيع الموظف نفسه يحدد حجم الجائزة مرة أخرى ، نظرا نظام الحوافز المالية المنظمة.

ومن المثير للاهتمام ، مذكرة بشأن المكافآت هي غالبا ما يشار إلى okladnym - كما هي مكتوبة في اسم أعلى رتبة. معضلة مماثلة تنشأ مع ملاحظات حول الإجازة ، وزيادة ، وما إلى ذلك.

الخصم المباشر

مذكرة إلى شطب المواد اللازمة عند الممتلكات التالفة أو القاعدة المادية والتقنية عفا عليه الزمن. هذا النوع من الوثائق ارتباطا وثيقا الملاحظات على اقتناء مماثلة المواصفات: على سبيل المثال ، على غرار المذكرة يقول رئيس قسم مع المشكلة أعلاه ، شعبة أن يعمل مع الملوث الملكية (كما في المثال عن الكمبيوتر: النداء وذهب إلى مكتب المعلومات).

وفيما يلي عينة من هذه المذكرة.

إدارة تقنية المعلومات

رئيس قسم التدقيق JSC “وردة” Sukhorukov D. D.

MEMO

22.01.2006 رقم 42

كييف

على شطب الكمبيوتر

العلم أنه في الوقت الحالي ، أجهزة الكمبيوتر الإلكترونية المملوكة من قبل قسم تكنولوجيا المعلومات التي عفا عليها الزمن وغير قادرة على أداء العمليات الحسابية من القدرات ما يكفي الكامل كفاءة الإدارة.

في اتصال مع ما سبق سبب طرح لكتابة أعلاه الملكية كما عفا عليها الزمن وإخطار إدارة المشتريات عن الحاجة إلى التجديد من القاعدة المادية والتقنية.

رئيس شعبة تكنولوجيا المعلومات podpis, Chushenko V. T.

قسم المذكرات حسب نوع

جميع الأمثلة المذكورة أعلاه يمكن تقسيمها إلى نوعين:

• مذكرة إلى الموظف إلى المدير ؛
• مذكرة إلى أي قسم.

ما هي معضلة أسباب البند الأول المذكورة في هذه المادة. على الرغم من أن المعلومات كيفية كتابة مذكرة إلى مدير كثيرة, فضلا عن أمثلة وعينات من الكتابة أساسا ليس صحيحا تماما. لتشغيل هذا المبدأ لا يمكن إلا في الشركات والمؤسسات ، حيث جميع أقسام متساوية ، ولكن متفوقة لا. ثم كتابة الملاحظات بين الإدارات يصبح تلقائيا خدمة لا okladnym. في جميع الحالات الأخرى ، فمن المستحسن عند كتابة الملاحظات على إلغاء الموظف من الإجازة ، المكافآت ، الفصل ، وتعزيز استخدام اسم الوثيقة “مذكرة”. متطلبات أخرى للكتابة لا تزال هي نفسها.

إلى خدمة الملاحظات الإدارة تشمل جميع العينات الأخرى على شطب وحيازة الخ. أنها تعطي المزيد من الفهم الصحيح جوهر الخدمة ملاحظات: الاتصال بين أي ما يعادل الإدارات لا تتطلب تدخلا من الإدارة.

التخزين

المذكرات ذات الصلة مباشرة إلى الموظفين الفردية المخزنة في الشؤون الشخصية. كل يذهب آخرون إلى أرشيف الشركة.

النسخ الأصلية من المذكرات يمكن أن تكون مفيدة لفحص المنظمة من السلطات العليا: أنها تعطي معلومات مفصلة عن الأنشطة الداخلية من الشركات التفاعل بين العناصر الهيكلية.

أيضا المذكرات وثائق رسمية ، يمكن إثبات أو دحض في إجراءات أي عمل.

مثل غيرها من الوثائق الداعمة ، المذكرات يمكن أن تعتبر نوعا من التعلق الخارجية وثائق الشركة.

كثرة استخدام المذكرات باعتبارها معاييرلتقييم المزاج العام للشركة وموظفيها على علماء الاجتماع, المسوقين, علماء النفس العمل المنظمة من الموظفين.

نصف الأعمال ونصف أسلوب خال من تأليف المذكرات يعرض بوضوح الظرفية العلاقات داخل فريق العمل. مثيرة للاهتمام بشكل خاص هو الوثائق بين الإدارات الفردية بين موظفي الإدارات - هو أندر وبالتالي أكثر وضوحا.