Що таке картотека: визначення та види

У кожній організації ведеться контроль та облік документації. Вона повинна бути поміщена в певний відділ. Картотека необхідна в банку, бібліотеці та багатьох інших установах. Нею користуються для з'ясування будь-яких даних або за запитом клієнтів. Що таке картотека? Це відділ установи, в якій розташована важлива інформація.

Документи картотеки знаходяться в спеціальному приміщенні. Вони є в лікарнях, бібліотеках, банках та інших установах. Систематичне розміщення документів дозволяє утримувати їх в повному порядку і під контролем.

Поняття

Картотекою називається облік документів, розташованих за алфавітом. Також може бути розподіл за термінами, темами. Завдяки тому, що все знаходиться в одному відділі підприємства, знайти будь-яку інформацію не складе труднощів.

Що таке картотека в бібліотеці? Це каталоги, що дозволяють швидко знайти цікаві книги, адже всі читачі приходять за отриманням конкретної інформації. Без них було б важко зорієнтуватися в будь-якій бібліотеці.

Система каталогів, у тому числі бібліотечна картка, виконує такі функції:

• комплектування, облік, збереження документації, забезпечення інформаційної, методичної та дослідницької работы;
• учетно-регистрационную;
• информационно-поисковую;
• образовательную.

залежно від типу установи картотека виконує і інші функції. Вона є в діловодстві на кожному установі.

Банківська галузь

Що таке картотека в банку? Цей термін припускає облік платіжних документів, які банк не виконав. Їх установа тримає під контролем. Картотека може бути різних видів в залежності від причин неоплачених зобов'язань.

Більше:

Атестація працівників на відповідність посаді: цілі, порядок проведення, результат

Роботодавці сприймають порядок атестації працівників як формальність. Нормативних документів, призначених для комерційних організацій, не випускалося. Атестація потрібно тільки для співробітників організацій, визначених у законах сфер діяльності, зак...

Реєстрація ТЗ: порядок, зразок заяви, свідоцтво

Кожна людина, що купив автомобіль, повинен зайнятися його постановкою на облік в ГИБДД. Це необхідно при придбанні нової чи потриманої машини, а також не має значення, чи є продавець фізичним чи юридичною особою. Реєстрація ТЗ здійснюється в ГИБДД, п...

Як переоформити автомобіль: покрокова інструкція

Як переоформити автомобіль? Зробити це не становить праці. Особливо якщо правильно себе вести. Основна проблема полягає в тому, що переоформлення може здійснюватися по-різному. Наприклад, з урахуванням способу передачі майна іншому господареві. Це вк...

Це можуть бути розпорядження, що не виконані через брак коштів. Тоді співробітник виконує реєстрацію документа в електронному та паперовому вигляді. Такий платіж буде на позабалансовому рахунку. Власнику рахунку повідомляють, що документ поставлений в чергу. Після надходження засоби зараховуються на потрібний рахунок. У картотеці зберігаються документи, для яких потрібно згоду на виконання платіжної операції, а також ті, які очікують своєї черги.

Наявність картотеки свідчить про те, що компанія має нестабільне фінансове становище. Якщо її немає у власника рахунку, то банком пропонується кредитна лінія або дод. фінансування.

Черговістю називається порядок виконання платіжних доручень. Вона затверджується законодавством. Документи не проводяться раніше черги. Якщо рахунок має необхідну суму, то все проходить по даті. При відсутності необхідних засобів встановлюється наступна черга:

• виконання доручень по компенсації збитку;
• виплата зарплат, лікарняних, відпусток;
• податкові платежі;
• відправлення грошей в фонди;
• інші вимоги.

Ігрова сфера

Що таке картотека в ігровій галузі? Це навчальні матеріали з цікавими і розвиваючими заняттями для дітей. Картотека ігор включає необхідну інформацію щодо виконання заходів, а також список потрібного інвентарю. Там позначений вік дітей і необхідність допомоги дорослого.

Картотека ігор є в дитячих садках та інших освітніх установах. Завдяки її наявності вийде швидко знайти потрібну інформацію щодо проведення веселого заходи для дітей. Всі ігри розташовуються за алфавітом.

Бібліотека

Картотека літератури посідає важливе місце в освітньому закладі. Відомості про неї читачі отримують завдяки:

• наочної інформації;
• заходам, бесід, екскурсій;
• днях бібліографії;
• виданню посібників;
• використання форм і методів бібліотечної діяльності.

Управляється система каталогів та картотек у бібліотеці за допомогою планомірності, координації, контролю. Робота співробітників у цій області полягає в складанні планів, розробки документації, контроль за виконаними заходами. Кожна бібліотечна картка підлягає ведення і редагування, за що відповідають працівники з посадової інструкції.

Типи каталогів

Картотека включає безліч каталогів, які можуть відрізнятися призначенням, охопленням фонду, методом угруповання, технологією створення і використання.

Якщо розглядати призначення, то каталоги бувають читацькими і службовими. В них знаходиться, наприклад, цікава для читачів інформація. За охопленням фондів каталоги можуть містити корисні відомості про установи, а також про конкретних підрозділах бібліотеки.

За методом угруповання картки бувають:

• алфавітні;
• систематичні.

Перша представлена у вигляді каталогу, де дані прописані в алфавітному порядку. Щоб швидко знайти потрібну книгу, необхідно відшукати прізвище автора або назву твору. Користуватися таким каталогом дуже зручно.

Систематичним називається каталог, у якому відомості розташовані за галузями знань. Для цього використовуються принципи бібліотечно-бібліографічної класифікації, в якій прописані правила групування інформації. Якщо враховувати тип створення івикористання, картотеки бувають традиційними та електронними.

Правила зберігання документів

Архів веде спеціальний співробітник, що працює на основі посадової інструкції. Працівник забезпечує прийом, облік та зберігання документації. Він виконує інформаційно-довідкову діяльність, а також організаційно-методичну.

На кожному підприємстві архів розташований в окремому приміщенні. Тільки у вигляді виключення застосовуються стелажі, шафи, сейфи, виконують функцію збереження документації. Визначено термін їх зберігання – 3 роки, але він може бути зменшений.

Після закінчення цього періоду визначається, буде використовуватися документ, або він поміщається в архів назавжди. Також є варіант знищення. Що саме треба виконати, вирішується на основі експертної комісії.

Особливості картотеки в лікарнях

Картки для картотеки включають необхідну інформацію про пацієнтів. Там можна знайти відомості про стан здоров'я, історії хвороби, призначаються препарати. Документ дозволяє передавати дані від одного лікаря до іншого.

Картки зберігають на спеціальних стелажах, де всі розташовується в алфавітному порядку. Меблі для документації може бути замовлена під певні розміри. Стелажі мають глибину 18-25 см, а ширину – 1000 мм. Багато компаній займаються виготовленням меблів під замовлення на основі побажань замовника.

Для архівного відділу є мобільна рейкова меблі. Вона допоможе компактно розмістити необхідні матеріали на невеликих площах. У залі реєстратури можуть бути стаціонарні стелажі або комбінована меблі. Правильно розміщена документація дозволить швидко знайти потрібну картку.